Podpis elektroniczny dla małych i średnich firm – czy warto?

W dobie cyfryzacji podpis elektroniczny staje się nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu. – To narzędzie, szczególnie przydatne małym i średnim przedsiębiorcom. Zdecydowanie usprawnia procesy administracyjne, ogranicza biurokrację i zwiększa bezpieczeństwo dokumentacji – ocenia Beata Tęgowska, ekspert ds. księgowości i płac w Systim.pl.

Jak wynika z raportu „Digital Business 2024” przygotowanego przez Komisję Europejską (KE), aż 72% firm w Europie deklaruje, że wdrożenie e-podpisu przyczyniło się do zwiększenia efektywności ich działalności.

E-podpis w kontekście wymogów prawnych

W Polsce podpis elektroniczny zyskuje na znaczeniu między innymi ze względu na wymogi prawne. – Od 2023 roku przedsiębiorcy mogą nim podpisywać e-faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), co usprawnia obieg dokumentów i redukuje koszty operacyjne. E-podpis pozwala firmom na znaczną automatyzację procesów księgowych i eliminuje konieczność ręcznego podpisywania oraz skanowania dokumentów. To oszczędność czasu i pieniędzy – podkreśla Beata Tęgowska.

Perspektywy na przyszłość

Co więcej, w 2025 roku podpis elektroniczny stanie się jeszcze bardziej powszechny, zwłaszcza w kontekście nowych regulacji dotyczących cyfrowej administracji i rozwoju e-usług. – Firmy, które zdecydują się na jego wdrożenie już teraz, zyskają przewagę konkurencyjną i uproszczą codzienne operacje – przekonuje ekspertka Systim. – Przyszłość biznesu to cyfryzacja. Firmy, które szybko dostosują się do nowych standardów, będą działać sprawniej i efektywniej – dodaje.

Bezpieczeństwo dokumentów

Jednym z kluczowych argumentów za wdrożeniem podpisu elektronicznego jest jego wysoki poziom zabezpieczeń. Raport „Cybersecurity in Business 2023”, przygotowany przez PwC, pokazuje, że 68% firm, które przeszły na e-podpis, zauważyło mniejszą liczbę przypadków nieautoryzowanego dostępu do dokumentów. – Dzięki kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu przedsiębiorcy mają pewność, że ich dokumenty są autentyczne i zabezpieczone przed manipulacją. To szczególnie pomocne w kontaktach z administracją publiczną i partnerami biznesowymi – zaznacza Beata Tęgowska z Systim.pl

Korzyści finansowe i środowiskowe

Wprowadzenie podpisu elektronicznego to także realne oszczędności finansowe i wpływ na ochronę środowiska zgodność z wymaganiami ESG. Według badania „E-Signature Market Trends 2023” przeprowadzonego przez Deloitte, firmy korzystające z e-podpisu redukują wydatki na papier i obsługę dokumentów o średnio 57% rocznie. – To rozwiązanie pośrednio sprzyja ochronie środowiska, ograniczając zużycie papieru i energii potrzebnej do jego przetwarzania – podkreśla ekspertka. – Wspiera rozwój MŚP, ponieważ zwiększa bezpieczeństwo i poprawia efektywność zarządzania dokumentacją, co z kolei może przełożyć się na wzrost konkurencyjności tych firm na rynku – podsumowuje.

E-podpis a Profil Zaufany

Ekspertka Systim.pl podkreśla jednak, że w kontekście cyfryzacji procesów biznesowych, przedsiębiorcy oprócz kwalifikowanego podpisu elektronicznego, mają do dyspozycji również Profil Zaufany. – Profil Zaufany to bezpłatne narzędzie umożliwiające potwierdzanie tożsamości w kontaktach online przede wszystkim z administracją publiczną, ale nie tylko. Jest on przypisany do numeru PESEL i pozwala na składanie deklaracji, wniosków, czy formularzy drogą elektroniczną – przypomina Beata Tęgowska. – Z kolei kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest produktem komercyjnym, ma szerokie zastosowanie i może być wykorzystywany również w obrocie prawnym i biznesowym. Jednak wybór odpowiedniego narzędzia zależy od potrzeb przedsiębiorcy oraz specyfiki prowadzonej przez niego działalności – dodaje.