Rośnie popularność narzędzi do spotkań wirtualnych. Jak efektywnie z nich korzystać?

Jednak taki model współpracy nie zawsze wiąże się ze wzrostem efektywności spotkań. 40% respondentów badania przeprowadzonego przez InterCall przyznaje, że przerywało rozmowę, nie powiadamiając o tym współrozmówców, i udawało, że wciąż jest obecne.

Jak rozwiązać ten paradoks, tak aby efektywność spotkań wirtualnych szła w parze z rosnącą sprzedażą narzędzi, które umożliwiają takie spotkania?

Kultura „calla”

Conf call (od ang. conference call) lub po prostu call to słowa, które na stałe weszły do biznesowego słownika.  Obecnie trudno znaleźć pracownika dużej organizacji, który nie brałby codziennie udziału w kilku telekonferencjach. Międzynarodowe struktury tego typu firm często wymuszają taki model współpracy. Ponadto szacuje się, że ok. 4 miliony osób aktywnych zawodowo to pracownicy zdalni, dla których telekonferencja często jest jedyną możliwością kontaktu z zespołem czy kontrahentami. Malejące koszty i łatwość implementacji rozwiązań do współpracy sprawiają, że również mniejsze organizacje coraz chętniej sięgają po narzędzia telekonferencyjne.

Korzyści i przeszkody

Organizacja spotkań w przestrzeni wirtualnej ma wiele korzyści, w tym m.in. oszczędność czasu i pieniędzy, choćby dzięki ograniczeniu podróży służbowych.Jak wynika z danych Harvard Business Review Analytic Services, trzy główne czynniki wpływające na wzrost popularności tej formy współpracy to:

• Efektywna komunikacja bez względu na dystans dzielący rozmówców;
  • Włączenie w proces komunikacji przedstawicieli spoza organizacji;
  • Możliwość szybkiego kontaktu z ekspertami i znalezienia informacji.

Współczesne narzędzia do współpracy nie służą jedynie rozmowie na odległość czy wymianie dokumentów. Dzięki integracji z kalendarzem, funkcjom czatu, narzędziom umożliwiającym monitorowanie aktywności członków zespołu i planowanie przyszłych działań, stały się one kluczową platformą, na której biznes, niezależnie od wielkości, opiera swoje codzienne działania.

– Wśród najważniejszych zmian, które niesie ze sobą rozwój technologii ostatnich lat, łatwo możemy zaobserwować ewolucję sposobu i stylu pracy. Coraz częściej wyposażeni w urządzenia mobilne przedstawiciele stale rosnącej grupy zawodów są w stanie stworzyć mobilne biuro w każdym miejscu, gdzie się znajdują. Zmianom tym sprzyja także rosnąca popularność chmury, dzięki której najważniejsze aplikacje są zawsze dostępne w zasadzie na wyciągnięcie ręki – mówi Konrad Olszewski z firmy Cisco.

Mimo licznych korzyści wynikających z organizacji spotkań w przestrzeni wirtualnej, istnieje wiele powodów, dla których członkowie organizacji wciąż nie wykorzystują technologii do współpracy w sposób efektywny. Respondenci Harvard Business Review Analytic Services wśród najważniejszych z nich wskazują:

• Zbyt małą liczbę pracowników, którzy z nich korzystają;
• Brak zintegrowania narzędzi do współpracy z innymi procesami biznesowymi;
• Rozwiązania nie odpowiadają stylowi pracy członków organizacji.

Co zatem zrobić, aby zmaksymalizować korzyści i wyeliminować przeszkody?

Efektywna telekonferencja w trzech krokach

Eksperci z firmy Cisco wskazują trzy główne warunki, jakie muszą spełniać narzędzia do współpracy i korzystające z nich firmy, aby zwiększyć efektywność spotkań w przestrzeni wirtualnej:

Wideo przede wszystkim – zachęcenie pracowników do włączenia kamer w urządzeniach, z których korzystają podczas telekonferencji powinno być priorytetem każdej organizacji. Powód jest oczywisty, gdy jesteśmy widoczni dla innych uczestników spotkania zmniejsza się szansa, że będziemy zajmować się innymi sprawami.

Intuicyjne narzędzia – według przewidywań w 2020 roku 12% pracowników będą stanowiły osoby z pokolenia „Z”, czyli urodzone w XXI wieku, które dopiero wchodzą na rynek pracy. Wychowały się one w czasach, w których głównym kanałem komunikacji są media społecznościowe, a narzędziem konsumpcji treści platformy takie, jak Netflix czy Spotify korzystające ze sztucznej inteligencji do profilowania proponowanych materiałów. Tych samych funkcjonalności oczekują od aplikacji biznesowych. Zarządzanie za pomocą komend głosowych czy automatyczne wykrywanie najaktywniejszych uczestników to kilka przykładów znanych z rozwiązań Cisco, które sprawiają, że narzędzia do komunikacji są bardziej przyjazne w obsłudze i intuicyjne.

Elastyczne podejście do spotkań – uczestnicy badania InterCall poproszeni o wymienienie najbardziej nietypowych miejsc, w których prowadzili rozmowę konferencyjną wymienili m.in. las, plac zabaw, basen czy szpital. Oznacza to, że w „callach” uczestniczymy właściwie z każdego miejsca, wykorzystując możliwości dostępnych na rynku rozwiązań do współpracy. Nie stanowi to problemu, dopóki nie szkodzimy biznesowi. Należy jedynie przyzwyczaić się do takiego modelu pracy i nie zmuszać zespołu do obecności w biurze, jeżeli nie ma takiej potrzeby.

Jedną z najpopularniejszych na świecie aplikacji do współpracy biznesowej jest Cisco Webex. – Jest to elastyczna platforma komunikacyjna, która spełnia wszystkie wymienione wyżej warunki. Jest maksymalnie dopasowana do potrzeb użytkowników, którzy dzięki mobilnej wersji platformy mają możliwość dołączenia do spotkania wideo niezależnie od miejsca, w którym się znajdują, czy urządzenia na jakim pracują – wyjaśnia Konrad Olszewski.

Według badania „Telepresence worldwide infrastructure” Cisco posiada 55% udziałów na tym rynku. Cisco zostało właśnie wyróżnione w trzech raportach Gartner Magic Quadrant w ciągu ostatnich czterech miesięcy:

• Magic Quadrant for Unified Communication (pozycja lidera 11 rok z rzędu)
• Magic Quadrant for Contact Center Infrastructure, Worldwide (pozycja lidera 7 rok z rzędu)
• Magic Quadrant for Meetings Solutions (pozycja lidera od powstania publikacji).