SaaS w nowoczesnej firmie. Odc. 3. Porównanie do rozwiązań tradycyjnych

Model SaaS, polegający na świadczeniu usług z poziomu przeglądarki internetowej coraz częściej wypiera tradycyjne rozwiązania w biznesie. Łatwy dostęp do kluczowych dla firm usług i funkcjonalności oraz niższe koszty wynikające z tego modelu (miesięczny abonament) sprawiają, że model SaaS zyskuje na popularności.

Księgowość w modelu SaaS

Korzystanie z usług profesjonalnego biura księgowego wiąże się z wydatkami rzędu kilkaset złotych miesięcznie, które niejednokrotnie przekraczają możliwości finansowe małej firmy, zwłaszcza na początku jej działalności. Idealnym rozwiązaniem jest, więc e-ksiegowość, czyli serwis księgowości internetowej. Ta innowacyjna platforma pozwala jej użytkownikom na samodzielne prowadzenie księgowości własnej firmy za pośrednictwem Internetu. Za serwis odpowiedzialni są specjaliści z dziedziny informatyki oraz księgowości, dzięki czemu aplikacje te są zaawansowane technologicznie oraz dostosowywane do zmieniających się przepisów prawnych i podatkowych. Zmiany w systemie e-księgowości są, więc na bieżąco aktualizowane, dzięki czemu użytkownik może skupić się wyłącznie na wprowadzaniu danych z faktur. Wszystkie dane finansowe wprowadzone do systemu znajdują się na serwerach, dlatego w razie nieprzewidzianych sytuacji, np. pożaru, nie dojdzie do ich zniszczenia. Warunki korzystania z internetowej księgowości uzależnione są od firmy oferującej daną funkcjonalność. Zazwyczaj w ramach korzystania z płatnej aplikacji, poza tworzeniem faktur, dostępne są opcje generowania raportów zestawień oraz analiz. Firma ma również dostęp, tuż po zalogowaniu, do wszystkich elektronicznych wersji poszczególnych dokumentów firmy.

Bezpieczne przechowywanie danych online

Rozwój technologiczny niesie za sobą wiele zagrożeń, m.in. utraty danych. Mało osób zdaje sobie sprawę, iż bardziej opłacalne jest zabezpieczenie wszelkich informacji oraz poufnych danych, aniżeli walka ze skutkami ich utraty. Przechowywanie danych w „chmurze” gwarantuje odzyskanie ich w całości bez jakiegokolwiek ryzyka i niezależnie od miejsca, w którym aktualnie się znajdujemy. Aplikacja dedykowana archiwizacji danych z komputera użytkownika na wirtualnych serwerach zapewnia możliwość natychmiastowego ich odzyskania w przypadku nieoczekiwanej awarii i utraty komputera lub cennych plików. Program  zapewnia pełną automatyzację działania, dzięki której backup wykonywany jest w tle, bez potrzeby ingerencji użytkownika. Aplikacja gwarantuje całodobowy dostęp do danych i statusu bezpieczeństwa za pośrednictwem konta online. Możesz decydować, jakie pliki i kiedy chcesz archiwizować, korzystając z przyjaznej w obsłudze konfiguracji plików do backupu. Archiwizacja on-line to przede wszystkim tańsza alternatywa dla tradycyjnego backupu wykonywanego na zewnętrznych nośnikach danych. Zadania tworzenia kopii zapasowych są w pełni zautomatyzowane, a dane przechowywane są na bezpiecznych serwerach dostawcy usługi. Z roku na rok rośnie liczba firm, które oferują klientom przetrzymywanie kopii zapasowych na zewnętrznych serwerach, dzięki czemu możliwe jest odzyskanie danych nie tylko po awarii dysku twardego, ataku wirusa lub kradzieży komputera, ale nawet w razie pożaru lub powodzi. Jest to o tyle ważne, iż często nośniki z kopiami zapasowymi przechowywane są w tych samych pomieszczeniach lub budynkach, gdzie dyski z danymi. Profesjonalne systemy do backupu on-line zapewniają poufność dzięki szyfrowaniu i przesyłaniu danych za pomocą bezpiecznego protokołu. Kopie wykonywane są automatycznie i na bieżąco (pod warunkiem, że komputer jest podłączony do internetu), dlatego użytkownik nie musi zaprzątać sobie głowy ich archiwizacją.

Tanie rozmowy telefoniczne, czyli VoIP

Zyskująca coraz większe grono entuzjastów telefonia VoIP to nic innego, jak komunikacja głosowa, która wykorzystuje do działania łącza internetowe. W ostatnich latach znajduje również zastosowanie w biznesie, gwarantując znacznie więcej możliwości, aniżeli telefonia tradycyjna. Poza rozmowami telefonicznymi oferuje również szereg innych rozwiązań telekomunikacyjnych, takich jak: Wirtualny Fax, Wirtualna Centralka, Telekonferencje i Wideokonferencje.

„Szeroki wachlarz usług oferowanych przez VoIP wpływa na podniesienie efektywności pracowników, zwiększa satysfakcję klienta, co przy jednoczesnej redukcji kosztów połączeń, czyni telefonię internetową niezwykle atrakcyjną alternatywą do tradycyjnej telefonii dla firm z sektora MŚP. Co ważne, możliwość korzystania z nowoczesnej i niezawodnej centrali telefonicznej nie jest zarezerwowana tylko dla dużych firm, posiadających znaczące środki do zainwestowania” – przekonuje Jan Wyrwiński, prezes Aiton Caldwell.

W sytuacji, gdy firma decyduje się na korzystanie z telefonii VoIP– niezbędny sprzęt, technologię i oprogramowanie oferuje dostawca oprogramowania. To powoduje, iż przedsiębiorstwo nie jest zmuszone do ponoszenia znaczących kosztów, które są nieodzowne przy zakupie, montażu i wdrożeniu tradycyjnej sieci telefonicznej.

Praktyczne korzyści, wynikające z telefonii VoIP, są bardzo szerokie, poczynając od realnych oszczędności po wzrost jakości obsługi klienta. Oto przykłady niektórych z nich:

• Darmowe połączenia wewnątrz sieci VoIP danego operatora (także pomiędzy oddziałami firmy) oraz niskie koszty połączeń;
• Bieżąca kontrola nad rachunkami z poziomu panelu użytkownika;
• Użytkownik otrzymuje szereg narzędzi (centrala telefoniczna,  rejestr połączeń), dzięki którym zyskuje całkowitą kontrolę nad komunikacją w firmie i na zewnątrz przedsiębiorstwa;

• Wysoka mobilność rozwiązania – korzystanie ze stacjonarnego numeru telefonicznego jest dostępne w każdym miejscu na świecie;

Wirtualne zarządzanie klientem

CRM – system do obsługi klientów to nieodłączny element funkcjonowania tych przedsiębiorstw, które potrzebują dobrego systemu wspomagającego zarządzanie relacjami z klientami oraz rejestrowania, planowania i raportowania prowadzonych działań. Narzędzia CRM zbierają wszystkie informacje płynące od klientów oraz pomagają nimi zarządzać, aby finalnie doprowadzić do podniesienia jakości kontaktu z klientem, co przekłada się na poprawę sprzedaży i wzrost wartości firmy. Obszary wspierane przez CRM to przede wszystkim sprzedaż, obsługa klienta oraz działania marketingowe. Korzyści oraz możliwości systemów CRM pozwalają m.in. na gromadzenie wszelkich informacji dotyczących klientów w jednym miejscu, wspieranie procesu sprzedaży, organizowanie pracy poprzez listę zadań oraz współdzielone kalendarze firmowe. Dostęp do tego typu rozwiązań w modelu SaaS sprawia, iż korzystanie z wszystkich funkcjonalności systemu możliwe jest z każdego miejsca na świecie. Kosztów oprogramowania online nie trzeba ponosić "z góry", aklient płaci jedynie za te stanowiska i funkcjonalności, których używa. Nie bez znaczenia są również bezpłatne i automatyczne aktualizacje bez ingerencji administratora oraz wyższe bezpieczeństwo inwestycji, gdyż ponoszone koszty są rozłożone w czasie.

• Podsumowując, warto zaznaczyć, iż liczba rozwiązań dostępnych w modelu SaaS jest nieograniczona. Praktycznie każdą z aplikacji, którą jesteśmy w stanie zainstalować na własnym komputerze, możemy otrzymać w modelu SaaS. Dla przykładu, rozwiązanie Smarto udostępnia telefonię VoIP, wraz z profesjonalnymi usługami hostingowymi (hosting www, konta FTP, poczta elektroniczna) oraz rozwiązaniami zapewniającymi bezpieczeństwo informatyczne (backup, ochrona antywirusowa). – W przyszłości, zgodnie z oczekiwaniami i potrzebami Klientów, planowane jest poszerzenie oferty o kolejne rozwiązania wspomagające zarządzanie firmą (CRM, e-księgowość, e-prawnik, wideokonferencje itd.) – zdradza Michał Mysiak, Product Manager SMARTO.

Bogate zróżnicowanie oferty oraz udostępnianie kolejnych funkcjonalności do zarządzania firmą w modelu SaaS sprawia, iż rynek ten stale się rozwija i zyskuje przewagę nad tradycyjnymi rozwiązaniami. Istotny jest fakt, że dzięki temu modelowi dostarczania usług, coraz więcej funkcjonalności dostępnych jest dla małych firm, które mogą prowadzić profesjonalny biznes, bez ponoszenia dużych kosztów na infrastrukturę, i skupić się na jego rozwijaniu.