Ulubione miejsce

Dlaczego jednym z najbardziej lubianych miejsc w firmie jest kuchnia? Oczywiście w pierwszej kolejności dlatego, że można tam zażyć strawy dla ciała. Ale nie tylko. Kuchnia jest miejscem, w którym przecinają się drogi wszystkich pracowników. Oznacza to, że można tam dowiedzieć się wielu interesujących rzeczy o firmie i nie tylko. Ale, czy rzeczywiście jest to wymarzony sposób na przepływ informacji?

Jak to działa?

Wśród różnych narzędzi, które zawiera SBS znajduje się SharePoint Services – jest to gotowy, łatwy do przystosowania na potrzeby każdej firmy wewnętrzny portal www. Poruszanie się po nim nie różni się od „zwiedzania” innych stron internetowych – w czasach, kiedy przeglądanie tych ostatnich staje się powoli codziennością, takie rozwiązanie wydaje się najbardziej optymalne. W zależności od Twoich potrzeb, to „centrum informacyjne” może stać się miejscem przechowywania danych o wykorzystanych i planowanych urlopach pracowników, wygodną książką adresową w której umieścisz dane zewnętrznych kontrahentów, tablicą na której znajdą się wewnętrzne ogłoszenia lub procedury, czy wreszcie folderem roboczym zawierającym dokumentacje niezbędne do prawidłowej realizacji prowadzonych w Twojej firmie projektów.

Spotkanie: 12.00 – 14.00

Czy zdarzyło Ci się kiedyś wysłać pytanie do współpracownika, który pracuje w innym biurze Twojej firmy i nie doczekać się odpowiedzi? Lekkie zniecierpliwienie, w zależności od powagi sprawy jaką chciałeś z nim załatwić dość szybko przekształca się w złość, by już po chwili ustąpić miejsca wściekłości. Adresat Twojego listu jest tymczasem na spotkaniu z kontrahentem, zupełnie nieświadom zamieszania jakie wywołała jego nieobecność.

Tej sytuacji można by uniknąć, gdyby Twój wewnętrzny portal przechowywał kalendarze wszystkich pracowników. Dzięki nim wiedziałbyś, że Jan Kowalski czas pomiędzy 12.00 a 14.00 ma zarezerwowany na spotkanie. Z tego samego miejsca mógłbyś dowiedzieć się, że sprawę, którą chcesz z nim omówić warto byłoby uzgodnić w najbliższym terminie, bo od poniedziałku, przez najbliższe dwa tygodnie będzie przebywał na urlopie.

Wędrujące dokumenty

Cenniki, umowy, specyfikacje – dokumenty mają to do siebie, że nie lubią zbyt długo przebywać w jednym miejscu. Dopóki jest ich niewiele – kłopot również nie jest zbyt wielki. Jeśli zaczyna ich przybywać – zdarzają się małe problemy z ich lokalizacją. Jeśli jest ich dużo, często się zmieniają, a dostęp do nich musi mieć kilka osób – zaczynają znikać, niespodziewanie zmieniać miejsce pobytu, słowem: problem staje się poważny. Wszystkie firmy, które znalazły się w takiej sytuacji z różnym skutkiem próbują ją jakoś opanować. Wewnętrzny portal może ułatwić to zadanie. SharePoint pozwoli na przechowywanie dokumentów w jednym miejscu (wraz z ustaleniem praw do edycji, bądź przeglądania ich treści) jak również na tworzenie wersji. Ta ostatnia opcja jest szczególnie przydatna w przypadku dokumentów, które często ulegają zmianie, a ich użytkownicy muszą mieć dostęp do pełnej historii zmian..

Oprócz tego SharePoint jest zintegrowany z innymi programami biurowymi pakietu Office Oznacza to np., że z poziomu edytora Word bezpośrednio możesz zdecydować o opublikowaniu stworzonego właśnie dokumentu na wewnętrznym portalu. Z kolei z poziomu tego ostatniego będziesz mógł dostać się do plików Excela, lub zawartości programu pocztowego.

Projekt, czyli wszystko w porządku

Każdy, komu zdarzyło się uczestniczyć w jakimkolwiek większym projekcie, wie jak trudnym zadaniem jest zapanowanie nad dokumentacją. Poszczególne elementy projektu realizowane są przez różne osoby, które muszą mieć wgląd we wzajemną pracę niemal na wszystkich etapach. Te same dokumenty są często edytowane przez różnych użytkowników, którzy co rusz to nanoszą tam swoje zmiany. Teoretycznie o ich wprowadzeniu powinni informować innych członków zespołów projektowych, ale…często o tym zapominają. W efekcie nadchodzi taki moment, że mało kto wie, które wersje dokumentów są aktualnie obowiązujące i jaki zakres zmian został w nich uwzględniony od ostatniego spotkania.

SharePoint Services pozwala zapanować nad dokumentacją projektową. Dokumenty współdzielone mają swoje wersje, łatwo dostępną historię zmian, wraz z uwagami nanoszonymi przez osoby edytujące dokumenty na poszczególnych etapach. Dzięki tym rozwiązaniom praca nad projektem staje się wydajniejsza, a energia, która do tej pory potrzebna była do panowania nad porządkiem w dokumentacji, może zostać przeznaczona na merytoryczne zagadnienia związane w projektem.

Zapanować nad informacją

Jak widać wewnętrzny portal nie jest rozwiązaniem, które zarezerwowane jest tylko dla dużych przedsiębiorstw. Korzyści płynące z posiadania takiego „centrum informacyjnego” będą z pewnością odczuwalne również dla małych firm. Często decydują się one na rozwiązania z pozoru prostsze, które jednak w krótkim okresie czasu okazują się mało wydajne i nieskuteczne.

Warto zainteresować się wewnętrznym portalem, szczególnie jeśli jego stworzenie nie wymaga zbyt wiele pracy ani wyrafinowanych i trudnych w obsłudze narzędzi. Zysk jest wymierny – wreszcie można zapanować nad informacją. Powinno to wyraźnie odciążyć kuchnię. Może znów stanie się po prostu miejscem, gdzie robi się herbatę.