Ważna zmiana w przepisach VAT

Przygotowanie przedsiębiorstw w zakresie nowych przepisów powinno obejmować m.in. dostosowanie oprogramowania oraz szkolenia pracowników. Program mKsiegowa.pl został w ciągu 2013 roku dostosowany do nowych przepisów. Czas poinformować pracowników o zmianach, które dotyczą ich pracy.

Moment powstania obowiązku podatkowego

Jedna z najważniejszych zmian, które zaczną obowiązywać od nowego roku dotyczy nowych zasad ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego.

Od 2014 roku data wystawienia faktury nie będzie już decydowała o tym, w jakim terminie ująć należy czynność opodatkowaną dla celów podatku VAT.

Dodatkowo, jeżeli przedsiębiorca otrzyma zapłatę lub jej część przed dniem wydania towaru lub wykonania usługi, wówczas data zapłaty będzie datą powstania obowiązku podatkowego.

W praktyce oznacza to konieczność poinstruowania pracowników i wydanie szczegółowych instrukcji. Moment faktycznej dostawy towaru lub wykonania usługi musi być, w związku z nowymi przepisami, udokumentowany właściwie. Trzeba zwrócić szczególną uwagę, że nie chodzi o termin dostawy towaru lub wykonania usługi zapisany w umowie. Kluczowe znaczenie mają dokumenty, którymi najczęściej są:

• Dokument WZ – w przypadku dostawy towarów
• Protokół odbioru – w przypadku wykonania usługi

 Przykład 1

Firma świadcząca usługę wynajmu oprogramowania w modelu SaaS podpisała umowę na świadczenie usługi za okres1 stycznia – 31 grudnia 2014 r. Faktura wystawiana jest w cyklu miesięcznym, w piątym dniu każdego, następnego miesiąca.

Zgodnie z nowymi przepisami obowiązek podatkowy powstaje w dacie wykonania usługi, a więc z końcem okresu w którym usługa była świadczona. Za usługę świadczoną w miesiącu styczniu obowiązek podatkowy powstaje w dniu 31 stycznia, a moment wystawienia faktury nie ma wpływu na datę jego powstania. Jeżeli firma rozlicza się z podatku VAT miesięcznie, wtedy VAT należny obliczany zostaje w deklaracji za styczeń.

Czynności, jakie należy podjąć:

W tym wypadku należy poinstruować pracownika wystawiającego faktury sprzedaży, aby w polu „Data rozliczenia VAT” wpisać datę, która wynika z nowych przepisów.

Przykład 2

Przedsiębiorstwo produkujące urządzenia elektroniczne podpisało umowę na dostawę urządzenia w dniu 15 lutego 2014 roku. Na skutek opóźnień w dostawie części elektronicznych urządzenie zostało dostarczone w dniu 3 marca 2014.

Czynności, jakie należy podjąć: pracownik obsługujący program księgowy powinien:

• Wystawić dokument WZ z datą 3 marca
• Na podstawie dokumentu WZ utworzyć fakturę sprzedaży z datą rozliczenia VAT równą 3 marca. Faktura musi zostać wystawiona nie później niż 15 kwietnia.

Termin wystawienia faktury sprzedaży

Zgodnie z Art. 1, pkt 50 ustawy nowelizującej na podatniku ciąży obowiązek wystawienia faktury za wykonane usługi lub dostawy. Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Od zasady tej jest kilka wyjątków. Najważniejszym wyjątkiem jest przypadek otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.

Czynności, jakie należy podjąć:

Pracownicy odpowiedzialni za wystawianie faktur sprzedaży mogą otrzymać następujące instrukcje (w zależności od przedmiotu działalności firmy):

• Sprawdzić, czy wszystkie dostawy towarów (dokumenty WZ) lub wykonane odbiory usług zostały zafakturowane; do tego celu służy ekran w programie „Faktura VAT do WZ”
• Wystawić faktury nie później, niż określone to zostało w ustawie

 Odliczenie podatku VAT

W przypadku transakcji krajowych oraz importu rozliczanego według ogólnych zasad przedsiębiorca musi uwzględnić 2 terminy. Odliczenie VAT od transakcji może nastąpić dopiero, gdy:

• Ubiegnie moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu transakcji u kontrahenta oraz

• Podatnik otrzyma fakturę lub dokumenty celne potwierdzające transakcję.

Podobnie jest w przypadku otrzymania faktury zaliczkowej. Odliczenie przysługuje w tej części, w której zapłacono zaliczkę. Ponadto VAT od faktury zaliczkowej można odliczyć jeżeli po stronie kontrahenta powstał obowiązek podatkowy.

Należy pamiętać, że w przypadku niektórych usług nie można odliczać VAT od faktury zaliczkowej.