Zarządzanie informacją po polsku

Decyzja została podjęta po przeanalizowaniu potencjału polskiego rynku oraz potrzeb polskich przedsiębiorstw, które – po wdrożeniu systemów finansowych i logistycznych – potrzebują teraz specjalistycznych i jednocześnie zintegrowanych ze stosowanymi już aplikacjami transakcyjnymi ERP czy CRM, rozwiązań do zarządzania treścią i zasobami informacyjnymi.

Cykl życia danych w firmie

Liczba pojawiających się w firmach informacji, na podstawie, których podejmowane są decyzje zarządcze, rośnie w zawrotnym tempie. Pracownicy odpowiedzialni za przepływ informacji tworzą i edytują mnóstwo dokumentów, zarówno dotyczących działania firmy, jak i współpracy z partnerami. Terminy podejmowania decyzji są krótkie, skrzynki e-mail przepełnione, a ustalenie czy odpowiednia wersja dokumentu we właściwym czasie trafiła do odpowiedniej osoby zajmuje czas i zmniejsza produktywność. W takim przypadku najlepszym wyjściem jest sięgnięcie po sprawdzone narzędzie do zarządzania cyklem życia informacji w firmie.

Koszty składowania informacji

Z kolei pracownicy działu IT alarmują o rosnących kosztach przechowywania danych, o braku efektywnych sposobów identyfikacji załączników e-maili i narzędzi do zarządzania dostępem do plików. Które informacje należy zachować i na jak długo? Jakie dane mogą być zapisane na nośnikach o niższych kosztach przechowywania? Usystematyzowanie, kontrola i zabezpieczenie danych to kluczowe czynniki ogólnej strategii zarządzania informacją w firmie.

Co daje OpenText?

OpenText ECM Suite CLM oferuje odpowiedni zestaw narzędzi zapewniających zarządzanie procesem przepływu informacji i dokumentów w firmie, a także koordynację zadań pracowników, działania procesów i przepływu treści w ciągu całego cyklu jej tworzenia. Te zintegrowane narzędzia pomagają zwiększyć produktywność, oferując intuicyjny, graficzny system obiegu dokumentów. Zmniejszają koszty i ryzyko związane z zarządzaniem zawartością, zapewniając porządkowanie danych zgodnie z rangą ich ważności i możliwościami archiwizacyjnymi. W konsekwencji przyczyniają się do sukcesu firmy. Rozwiązanie jest skalowalne i zapewnia bezpieczny mechanizm do systematyzowania i współdzielenia treści przedsiębiorstwa. System obiegu dokumentów automatyzuje takie procesy, jak zmiana żądań, sprawdzanie zgodności z korporacyjnymi standardami, akceptacja. Procesy mogą być projektowane za pomocą narzędzi graficznych zgodnie z korporacyjnymi standardami, dokumenty papierowe zamieniane są w zapisy cyfrowe. Skanowane informacje są indeksowane i klasyfikowane według określonych kryteriów, aby ułatwić ich wyszukiwanie. Zarządzanie dokumentami zapewnia pełną kontrolę nad ich przechowywaniem i skuteczne niszczenie w odpowiednim czasie.

Przykładowe korzyści ze stosowania Content Lifecycle Management

• Zapewnienie bezpieczeństwa i integralności informacji w pełnym cyklu ich życia
• Ujednolicenie i integracja danych w ramach całego łańcucha współdziałania
• Zwiększenie produktywności pracowników dzięki szybszemu dostępowi do informacji
• Ułatwienie i przyspieszenie podejmowania decyzji zarządczych
• Ograniczenie ryzyka dostępu do treści przez osoby niepowołane
• Zmniejszenie kosztów przechowywania danych.

„Rozpoczęliśmy lokalizację najnowszej wersji rozwiązania CLM, udostępnionej pod koniec zeszłego roku w ramach pakietu OpenText ECM Suite 2010. Jedną z kluczowych zmian w tej wersji jest właśnie lepsza obsługa wielojęzyczności. Polski będzie jednym z kilkunastu języków dostępnych w ramach standardu” – mówi Piotr Jankiewicz, szef sprzedaży OpenText w Europie Centralnej i Wschodniej.

OpenText ECM Suite CLM jest kolejnym, po ICC (Invoice Capture Center), produktem OpenText lokalizowanym na potrzeby polskiego rynku. Aplikacja ICC jest specjalizowanym narzędziem OCR (Optical Character Recognition) do automatycznego odczytywania danych z faktur przetwarzanych w ramach systemu OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions.