Zmniejszyć obciążenia administracyjne firm

Wiele rutynowych obowiązków związanych z obsługą finansowo-księgową firm nie wnosi wartości biznesowej, natomiast zajmuje czas i uwagę dyrektorów finansowych i ich podwładnych. Pracownicy zajmują się korygowaniem błędnie wystawionych faktur i przygotowaniem dokumentacji na potrzeby organów państwa, instytucji kontrolnych i ubezpieczeniowych. Tymczasem pracownicy firm chcieliby bardziej skupić się na analizach biznesowych, planowaniu, optymalizacji podatkowej, a także na podnoszeniu kwalifikacji – to główne wnioski badania firmy doradczej Deloitte „Usprawnianie procesów finansowo-księgowych i zmniejszanie ich kosztów w firmach”. Badanie przygotowano wspólnie z Klubem Dyrektorów Finansowych „Dialog” i przeprowadzono wśród dyrektorów i pracowników działów finansowo-księgowych.

Obciążenia administracyjne państwa to istny koszmar

Jak wynika z badania, za najbardziej czasochłonne – a jednocześnie nie wnoszące wartości biznesowej – czynności respondenci uznali obsługę faktur z błędami (82% wskazań) i przygotowywanie dokumentacji dla organów zewnętrznych, np. organów państwa, instytucji kontrolnych, ubezpieczeniowych (55% wskazań)  Ze względu na zbyt duże obciążenie zadaniami o charakterze formalno-technicznym, działy finansowe w praktyce nie są w stanie poświęcić procesom strategicznym tak dużo czasu, jak wynikałoby to z ich ważności.

Za duża zmienność polskiego systemu podatkowego

Jest swoistym paradoksem, że w polskich warunkach systemy IT, które w zamierzeniu mają usprawnić i zautomatyzować działalność firmy, przysparzają księgowości sporo dodatkowej, uciążliwej pracy, koniecznej dla uniknięcia („systemowych” właśnie) ryzyk finansowych czy zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa podatkowego firmy. Istnieje kilka źródeł tego stanu rzeczy, ale głównym winowajcą wydaje się być specyfika polskiego systemu podatkowego: zbyt skomplikowane, nieprzemyślane, wręcz „nieżyciowe”, a przede wszystkim – zbyt często zmieniające się przepisy podatkowe. Uderzają one ze zdwojoną siłą w te firmy, które ze względu na skalę lub profil działalności, nie mogą się obejść bez zaawansowanych rozwiązań informatycznych.

„Mogliśmy to ostatnio obserwować przy okazji wprowadzania zmian dotyczących wysokości, zakresu i warunków stosowania nowych stawek VAT, które okazały się zmorą dla podatników korzystających z systemów ERP czy też z kas fiskalnych” – podkreśla Tomasz Stankiewicz, Menedżer w dziale Doradztwa Podatkowego Deloitte.

Inflacja prawa niszczy biznes

Niedoskonałe, często zmieniające się, niejednoznaczne prawo zmusza działy księgowe, a zwłaszcza dyrektorów finansowych – odpowiedzialnych za prawidłowość procedur i wyliczeń podatkowych – do czasochłonnych i kosztownych działań zmniejszających ryzyko związane z podatkami, a więc występowania o interpretacje do ministra, tworzenie rozwiązań asekuracyjnych, prowadzenie drobiazgowej dokumentacji, często podwójnej (elektronicznej i papierowej). Czynią to zamiast zająć się strategią rozwoju i płynnością finansową, budowaniem wartości firmy.

• Wśród najpopularniejszych sposobów usprawniania procesów i operacji w dziale finansowo- księgowym aż 70% respondentów wskazało potrzebę wdrożenia elektronicznego systemu obiegu faktur zakupowych oraz automatyzację naliczania podatków. Tylko mniej niż jedna trzecia pytanych takie rozwiązania  już stosuje.

• Odpowiedzi respondentów wskazują, że pierwszy etap rewolucji informatycznej w finansach w polskich firmach już się dokonał. Aby wejść w kolejny, konieczne jest usprawnienie obecnych systemów finansowych lub użycie dodatkowych rozwiązań wyspecjalizowanych, aby osiągnąć wyznaczone cele. Wśród nich są optymalizacja procesów obsługi faktur, naliczanie podatków i tworzenie deklaracji, tak aby możliwe było poświęcenie większej ilości czasu takim zagadnieniom jak podnoszenie kwalifikacji, analizy biznesowe oraz planowanie podatkowe.

Eksperci Deloitte przeanalizowali także postrzeganie ewentualnych zagrożeń związanych z wdrożeniem systemu IT do automatycznego wyliczania podatków. „Wśród potencjalnych negatywnych konsekwencji prawie połowa ankietowanych wymieniła błędne wyliczenia podatków, 32% koszt adaptacji nieuzasadniający pozyskanych korzyści a 25% brak możliwości dopilnowania prawidłowego wyliczenia podatków. Warto jednocześnie podkreślić, że aż 14% respondentów nie widzi negatywnych konsekwencji automatyzacji wyliczeń podatkowych. Pozwala to optymistycznie patrzeć na rozwój informatyczny działów finansowych w polskich firmach” – mówi Ernest Frankowski, Menedżer w dziale Doradztwa Podatkowego Deloitte.

Raport „Usprawnianie procesów finansowo-księgowych i zmniejszanie kosztów w firmach” został przygotowany na podstawie sondy internetowej przeprowadzonej w grudniu 2010 roku wśród 136 osób reprezentujących działy finansowo-księgowe. Raport jest dostępny na: www.deloitte.com/pl/usprawnianie