4887 zł – tyle może zaoszczędzić mała firma stosując e-podpis

Jak na swojej stronie podaje Ministerstwo Gospodarki, z podpisu elektronicznego aktywnie korzysta już ponad 318 182 użytkowników (Statystyka aktywnych certyfikatów kwalifikowanych – luty 2015, Podpis elektroniczny, www.mg.gov.pl). Zestawienie pokazuje, że coraz więcej przedsiębiorców w Polsce jest świadomych korzyści, jakie przynosi im zastosowanie e-podpisu w biznesie.

Więcej czasu dla biznesu i lepsze zarządzanie pracownikami

Oszczędność czasu własnego i pracowników – to powód, dla którego 30% przedsiębiorców zdecydowało się na zastosowanie podpisu elektronicznego w swoich firmach (Wyniki najnowszych badań w sektorze SMB, Certum Asseco Data Systems, dawniej: Unizeto Technologies SA, 2015). Efektywnemu zarządzaniu biznesem sprzyja łatwość używania i rozległość zastosowań tego rozwiązania.

Jak pokazała analiza (Wyniki najnowszych badań w sektorze SMB…), 98% małych i średnich firm uważa, że codzienne posługiwanie się e-podpisem jest proste. Nic dziwnego – podpisywanie e-dokumentów elektronicznie polega na tym, że w dedykowanej aplikacji wybieramy pismo, które chcemy opatrzyć e-sygnaturą
i klikamy „podpisz”. Poza tym, e-dokument podpisuje się 1 raz, więc możemy zapomnieć o tym, czym są parafki.

Wraz z wprowadzeniem e-podpisu eliminujemy szereg czasochłonnych czynności, jak np. stanie w kolejkach w urzędzie. Podpisem elektronicznym można sygnować
e-pisma (umowy, faktury) online, 24/7/365. Elektroniczne podpisywanie wyklucza zawieruszenie e-dokumentów w księgowości czy zaginięcie podczas przesyłki, a więc niedoręczenie w terminie. W związku z tym znika problem wydłużania się procesu zapłaty za fakturę.

Generowanie oszczędności

Rozwiązanie, jakim jest e-podpis, pozwala przede wszystkim optymalizować koszty prowadzenia biznesu. Przykładowo, jeśli generowanie 1 papierowego pisma wynosi 9,25 zł/dziennie (przy wysyłce pocztą, nie kurierem), to mała firma, która wytwarza ich 50, miesięcznie zapłaci za to 460 zł. Gdy po zastosowaniu e-podpisu wyeliminuje koszty zakupu: papieru, tonera, koperty, znaczka i druku, trochę więcej (480 zł) wyda… przez cały rok.

Czego potrzebujemy, by zacząć używać e-podpisu w firmie?

– Do stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego potrzebny jest zestaw, który składa się z: czytnika kart o wielkości pendrive’a, karty kryptograficznej, na której wgrany jest certyfikat właściciela, wyglądającej jak karta SIM do telefonu oraz dedykowanego oprogramowania służącego m.in. do składania i weryfikacji
e-podpisu – mówi Mariusz Janczak z Certum Asseco Data Systems (dawniej: Unizeto Technologies SA) – Można go zakupić w sklepie internetowym, z dostawą do domu i – aby rozpocząć jego używanie – raz potwierdzić swoją tożsamość w jednym z punktów rejestracji centrum certyfikacji, punktów partnerskich lub u notariusza.

Poniżej miesięczne przykładowe koszty generowania e-dokumentów w małych, średnich i dużych firmach przed i po zastosowaniu e-podpisu oraz roczne oszczędności firm z zastosowania e-podpisu (dane na podstawie: Case study
z wprowadzenia podpisu elektronicznego w kancelarii, Certum Asseco Data Systems, dawniej: Unizeto Technologies SA, 2015).