Czy warto inwestować w model BYOD?

BYOD (Bring Your Own Device) to trend polegający na używaniu prywatnych urządzeń mobilnych w środowisku pracy. Pierwsza z dwóch skrajnych opinii zakłada, że BYOD to krok naprzód dla całego przedsiębiorstwa, natomiast według drugiej ten nowy trend wcale nie jest tak korzystny, jak kiedyś uważano.

Różne wynik badań

Z przeprowadzonych badań przez Aberdeen Group wynika, że przedsiębiorstwo korzystające z 1000 urządzeń mobilnych wydaje rocznie średnio o 170 tys. dolarów więcej, jeżeli stosuje model BYOD.

• Z badań przeprowadzonych niedawno przez firmę Computacenter wynika jednak, że w rzeczywistości, reklamowana jhako zwolennik BYOD,  generacja Z podchodzi do tej koncepcji dużo mniejszym entuzjazmem niż dyrektorzy ds. informatycznych.
  
• Mniej niż połowa ankietowanych młodych ludzi uznała, że używanie prywatnych urządzeń w pracy zwiększyłoby ich produktywność, podczas gdy wśród dyrektorów pogląd ten wyraziło prawie 70%.
  
• Ponadto tylko 17% przedstawicieli generacji „Z” stwierdziło, że chce korzystać z mediów społecznościowych, aby kontaktować się z kolegami z pracy. Większość wolała używać w tym celu czatu lub poczty elektronicznej. Okazało się, że zwyczaje nowej generacji nie zmieniają się tak szybko, jak oczekiwano.

Narzędzia dopasowane do ról = większa produktywność

Polityka w zakresie BYOD powinna być dostosowana raczej do indywidualnych profili użytkowników niż charakterystyki całej generacji. Wówczas model ten może rzeczywiście zwiększyć produktywność. Dyrektorzy ds. informatycznych powinni sprawdzić, co każdy pracownik robi w firmie i czy potrzebuje własnych urządzeń, aby lepiej wykonywać swoją pracę. Jeśli rola pracownika nie wymaga kontaktów z klientem, często nie dostrzega on, że BYOD może zwiększyć produktywność. W firmie handlowej lub w szpitalu używanie tabletów może jednak przynieść wiele korzyści: ułatwia i przyspiesza odpowiadanie na pytania klientów oraz sprawdzanie stanu zdrowia pacjentów, co wpływa nie tylko na produktywność pracowników, ale również na zadowolenie klientów czy pacjentów.

Wzrost czy spadek kosztów zależy od firmy

Trzeba przyznać, że dla dyrektorów ds. informatycznych wdrożenie modelu BYOD może oznaczać znaczne korzyści. Tablety są trwałe, co szczególnie doceniają kierownicy działów informatycznych, a jeśli zostaną zamówione hurtowo, to ich koszt jednostkowy będzie stosunkowo niski w porównaniu z laptopami. O ile BYOD zapewnia wszystkim generacjom pracowników większy wybór, to często sprawia, że firma traci poczucie kontroli nad urządzeniami i całą organizacją. Pojawiają się obawy dotyczące np. fizycznego bezpieczeństwa urządzeń (tablety poza miejscem pracy są narażone na kradzież) lub ryzyka utraty danych, a praca kierowników działów informatycznych staje się trudniejsza i obciążona większym ryzykiem. BYOD komplikuje również przesunięcia pracowników na inne stanowiska lub zatrudnianie nowych, podnosi koszty operacyjne oraz zwiększa narażenie systemu na ataki wirusów i szkodliwego oprogramowania.

• W takich sektorach jak obronność czy finanse, gdzie bezpieczeństwo danych ma szczególne znaczenie, firmy raczej nie pozwalają pracownikom na korzystanie z własnego tabletu lub smartfonu, ale starają się zwiększyć ich produktywność poprzez zastosowanie odpowiednich aplikacji na wybranych urządzeniach. Ostatecznie to aplikacje stymulują wprowadzanie modelu BYOD oraz generują korzyści, jakie przynosi on pracownikom. Wielopoziomowe zabezpieczenia i mechanizmy zarządzania urządzeniami powinny być dostosowane do potrzeb firmy i użytkownika. Na przykład szkoła lub wyższa uczelnia ma stosunkowo niskie koszty zarządzania i nie musi przeprowadzać kontroli integralności danych. Za dane odpowiada użytkownik. Inaczej jest w przedsiębiorstwie finansowym, gdzie dla każdego użytkownika wymagana jest pełna kontrola integralności z uwierzytelnianiem przez Internet.

• Firma powinna również uwzględnić kwestie prawne związane z modelem BYOD. Czy pracodawca może legalnie monitorować urządzenia należące do pracowników, aby sprawdzić, czy nie doszło do naruszenia integralności danych lub reguł użytkowania, niewłaściwego wykorzystania czasu i zasobów, itp.? Model ten oparty jest na założeniu, że urządzenia należą do pracowników. Trzeba jednak dostosować reguły do wymogów nowego trendu, tak aby można było monitorować urządzenia przynajmniej w ograniczonym zakresie.

Rozważenie kosztów i kwestii prawnych jest niezbędne. Niezależnie od tego firmy wyspecjalizowane w infrastrukturze, takie jak Alcatel-Lucent, tworzą rozwiązania ułatwiające efektywne wdrożenie modelu BYOD. Istnieje już technologia, która umożliwia zarządzanie środowiskiem BYOD oraz zapewnienie jego użytkownikom bezpiecznego dostępu do danych w sposób efektywny ekonomicznie. W takiej infrastrukturze sieciowej aplikacje ułatwiające komunikację i współpracę mogą być bezpiecznie używane na urządzeniach wybranych przez pracowników. Możliwa jest również integracja platform przesyłania głosu i danych oraz materiałów wideo. Wprowadziliśmy właśnie na rynek rozwiązanie OpenTouch Conversation, które zapewnia bezproblemową komunikację między różnymi urządzeniami, takimi jak iPad.

Nasza odpowiedź na debatę w sprawie BYOD

Jako dostawcy powinniśmy dostosować się do strategii przyjmowanych przez dyrektorów ds. informatycznych. Naszym celem jest oferowanie aplikacji, które umożliwią bezpieczną komunikację za pomocą różnych urządzeń, a także efektywnych ekonomicznie infrastruktur wspierających te aplikacje niezależnie od tego, czy firma stosuje model BYOD. Dyrektorzy ds. informatycznych powinni zmienić podejście do modelu BYOD i nie postrzegać go wyłącznie z perspektywy kosztów, które nie zawsze są aż tak ważne, ale skupić się raczej na zwiększeniu produktywności i korzyściach odnoszonych przez poszczególnych pracowników.

Mogą wybrać pragmatyczną strategię opartą na analizie due diligence i ocenie 360 stopni, która pozwoli określić najlepsze tempo wdrażania modelu BYOD, dostosowane do wymagań firmy i ról użytkowników. Jeżeli zdecydują się wdrożyć BYOD, to powinni dopilnować, aby pracownicy byli świadomi swoich praw i ograniczeń. W tym celu warto wprowadzić kompleksowe procedury i reguły.