Czy warto tworzyć wirtualne miejsca pracy?

Japanese businesswoman working at desk in office.

Pracownicy mogą więc współpracować bez względu na to gdzie aktualnie się znajdują. Podstawowe korzyści są więc oczywiste – ograniczenie kosztów podróży, wynajmu miejsca pracy, zwiększenie produktywności. Rozwiązanie naturalne dla telepracowników, zespołów organizowanych do realizacji konkretnych projektów, czy systemu tzw. „gorących biurek” gdzie miejsce pracy nie jest przypisane do konkretnego pracownika. Wirtualne miejsca pracy pozwalają firmie osiągnąć więcej dzięki możliwości tworzenia obszarów roboczych spotkań i szkoleń wirtualnych. Zagrożeniem jest spadek wydajności osób pracujących w domu, a często również brak umiejętności wykorzystania dostępnych technologii.

Jak wygląda rynek digital workplace w Polsce i na świecie oraz jak optymalizować skutecznie biznes dzięki rozwiązaniom opartym o cyfrowe środowisko pracy opowiada Grzegorz Rudno-Rudziński, Prezes Grupy Unity.

To wyjaśnijmy jakiego typu biznes jest klientem rozwiązań digital workplace?

O ile w przypadku rozwiązań dla sprzedaży wielokanałowej łatwo wskazać konkretne branże i procesy, na których się koncentrujemy, to dla narzędzi automatyzujących procesy trudno zawężać rynek, gdyż ich istotą jest łatwa automatyzacja dowolnego procesu. Naszą kompetencją analiza potrzeb, procesów i odpowiednia metodyka prowadzenia projektu. Można natomiast mówić o pewnych cechach organizacji, które powodują, że opłaca się jej automatyzować procesy. Chcąc sprawić, żeby bilans inwestycji w jakiś proces był korzystny, musi on mieć skalę obrotu liczoną np. w liczbie ludzi, zadaniach czy częstotliwości aktualizacji danych. Można też automatyzować proces, by uniezależnić się od czynnika błędu ludzkiego oraz gromadzić know how firmy w systemie, co zmniejsza skutki rotacji pracowników. Jak widać klientami na takie usługi są firmy posiadające raczej powyżej 100 pracowników.  

Oczywiście są też narzędzia digital workplace dostępne dla mniejszych firm – chociażby Office 365. To jednak rozwiązania pudełkowe, gotowe do wdrożenia i użytku w konkretnej formie. My stawiamy na technologie user-centric, czyli narzędzia dopasowane do potrzeb użytkowników, skrojone na ich potrzeby i automatyzujące działania w wymaganym zakresie. Mówiąc o koncentrowaniu się na potrzebach użytkownika warto podkreślić, że do cyfrowego środowiska pracy wchodzą dziś trendy, o których jeszcze kilka miesięcy temu niewiele się mówiło – np. projektowanie interfejsów opartych o „user experience”, tak by tworzyć systemy, na których pracuje się po prostu z przyjemnością czy wprowadzanie rozwiązań mobilnych, na których można pracować wszędzie. A w tym zakresie mamy olbrzymie doświadczenie z projektów e-commerce, gdzie od dawna jest to standard.

Porozmawiajmy szerzej o trendach. Jak zmieniały się narzędzia digital workplace w ciągu ostatniej dekady?

Wszystko zaczęło się 15 lat temu, od systemów zarządzania treścią, do których potem doszły tzw. workflow, czyli systemy przepływu pracy. Z kolei z działów komunikacji wyrastały w tym czasie pierwsze intranety, które
w początkowej wersji były zwykłymi stronami www z brakiem możliwości interakcji.
Ta opcja pojawiła się dopiero w momencie wprowadzenia forum, na którym pracownicy mogli zadawać pytania i liczyć na uzyskanie odpowiedzi zwrotnej, pojawiły się pierwsze elementy komunikacji dwukierunkowej.

Pierwotny problem polegał na tym, że w przypadku stron www, najpierw należało stworzyć treść w jednym narzędziu, a następnie poświęcić czas na jej publikację na co odpowiedzią były systemy zarządzania treścią (CMS), niezależnie czy był to dokument w formie pliku czy treści HTML. Kolejnym poziomem rozwoju systemów cyfrowego środowiska pracy było zatem zwrócenie uwagi na potrzebę gromadzenia wiedzy i dokumentów w miejscu i procesie ich tworzenia, nie jako przy okazji. Do tego doszła potrzeba wyszukiwarki, tak by w masie plików łatwo i szybko odnaleźć informacje.

Wraz z uelastycznieniem struktur organizacyjnych, w tendencjach outsourcingu i zdalnej pracy zatarł się podział na systemy zewnętrzne i wewnętrzne. Rozmyła się granica między tym, kto jest biznesowym partnerem, a kto pracownikiem. Na to nałożyły się jeszcze elementy społecznościowe, wymuszone przez powstanie portali typu Facebook, LinkedIn czy Nasza Klasa. Dynamika zmian zatem jeszcze bardziej komplikuje dziś sztywne podziały.

Co oprócz tendencji społecznościowych wpływa dziś na narzędzia do pracy grupowej?

Z pewnością trend wielokanałowości i konwergencja kanałów komunikacji. Obserwujemy go chociażby projektując procesy obejmujące zarówno urządzenia funkcjonujące off- i online np. wymagające skanowania danych z dokumentów do systemów informatycznych czy odczytywania kodów kreskowych za pomocą telefonów komórkowych. Istnieje też coraz większa potrzeba, aby systemy dostępne były także poza miejscem pracy, stąd silny trend na tworzenie aplikacji webowych i mobilnych, które dają taką możliwość.

Jak wygląda obecnie rynek rozwiązań digital workplace w Polsce?

To rynek coraz bardziej dojrzały, który już przestał być rynkiem wyłącznie zakupów nowego systemu. Dziś jest on dość nasycony. Wiele firmy przestało poszukiwać nowych systemów, bo te już zakupili i nie są przekonani, że wymiana na inne coś zmieni. Chcą za to zacząć z nich korzystać efektywniej, gdyż widzą, że podejście wg idei „jak system nie podoba się użytkownikom, to wymieńmy go na nowy” często przynosi skutki odwrotne. Czasami lepiej uzupełnić system i poprawić sposób jego wdrożenia. Do tego nie można zapomnieć,
że systemy te przestały egzystować w pustce, są otoczone kolejnymi aplikacjami,
a te wymagają integracji. To przynosi zupełnie nowe wyzwania i technologiczne i biznesowe, na które jako wdrożeniowiec i doradca odpowiadamy.

Który obszar biznesu jesteśmy w stanie najszybciej i najefektywniej wesprzeć, dzięki rozwiązaniom digital workplace?

Najczęściej są to ciągle procesy wokół identyfikacji pracownika, komunikacji i HR, bo jest to poziom wyjściowy dla budowania środowiska pracy elektronicznej w dużej organizacji – musimy przecież wiedzieć, jaka jest hierarchia i uprawnienia przypisane do stanowisk. Ale to optymalizacja procesów, które są dla firmy charakterystyczne i core’owe przynoszą organizacji największą korzyść. Dla takich procesów tworzymy dedykowane rozwiązania, bo „gotowców” w tym obszarze z definicji nie ma. Korzystamy z naszej wiedzy i komponentów z innych wdrożeń, ale za każdym razem optymalne rozwiązanie jest w istotnym stopniu unikalne. Chodzi tu na przykład o systemy do zatwierdzania umów czy kalendarze wydawnicze, specyficzne nawet nie tyle dla konkretnej branży co dla konkretnej firmy. Ważne, aby stosowane elementy technologiczne i metodyka pracy pozwalały na optymalizację kosztów tworzenia takiego rozwiązania, dlatego dużą uwagę skupiamy na rozwoju naszego warsztatu  pracy. Główne elementy technologiczne to warstwy prezentacji pozwalające szybko budować ładne rozwiązania na wiele urządzeń, wydajne silniki workflow, a także nadal document management, szyny usług, wyszukiwarki czy systemy raportowania.

Jak mierzyć efektywność tych narzędzi?

Jedna z nich to mierzenie skutków projektu np. poprzez ilość dokumentów, które się nie przeterminowały, zmniejszenie nakładów pracy czy zwiększenie ilości zapytań, które jesteśmy w stanie obsłużyć tym samym zespołem. Inną metodą jest mierzenie czasu na przejście danego procesu, porównując ścieżki przed i po wdrożeniu systemu. Jeden z naszych Klientów mierzył efektywność zmniejszeniem się ilości wypadków przy pracy, jakie uzyskał dzięki workflow.

Jakie są największe problemy we wdrażaniu rozwiązań digital workplace?

Według mnie krytycznym elementem jest czynnik ludzki, a dokładnie małe zaangażowanie użytkowników, dla których tworzymy rozwiązania. Modelowanie systemu bez użytkowników jest działaniem na ślepo, a niestety często w takich projektach brakuje pogłębionej analizy ich potrzeb. Np. przy wyborze metodyki prowadzenia projektu kierujemy się bardzo mocno szansą na zaangażowanie użytkowników w proces wytwórczy. Agile i prototypowanie dają lepsze efekty jakościowe, ale tylko wówczas, gdy to zaangażowanie i współpraca jest faktyczna. Jeśli nie ma szans na takie podejście, to większą szansę sukcesu daje podeście kaskadowe, gdyż łatwiej zebrać wymagania na początkowych warsztatach, gdzie ludzie muszą przyjść. Brak zaangażowania ludzi nie wynika na ogół z faktu, że nie doceniają wagi ich aktywnego udziału, ale z kolizji z innymi pilnymi obowiązkami.