Ekspert radzi: Jak przechowywać dokumentację księgową?

Przechowywanie dokumentacji księgowej to obowiązek każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. W dobie cyfryzacji coraz więcej przedsiębiorstw staje przed wyborem pomiędzy tradycyjnym a elektronicznym przechowywaniem dokumentów. Jak zrobić to prawidłowo i zgodnie z przepisami, radzi Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac w Systim.pl

– Przechowywanie dokumentacji księgowej jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, trzeba jednak pamiętać, że to także jeden z elementów budowania wiarygodności firmy – uważa Beata Tęgowska. Jej zdaniem, przedsiębiorcy powinni na bieżąco monitorować zmiany w przepisach dotyczących przechowywania dokumentacji, aby uniknąć problemów. – Inwestycja w odpowiednie systemy do zarządzania dokumentami to krok w stronę nowoczesności i bezpieczeństwa – ocenia eksperta Systim.

Wspomniane dokumenty, to nie tylko faktury i paragony, ale również umowy, deklaracje podatkowe i dokumenty kadrowe. – Przechowywanie dokumentacji księgowej to obowiązek, ale i narzędzie ochrony interesów firmy. W razie kontroli skarbowej czy sporów prawnych, prawidłowo przechowywane dokumenty są kluczowym dowodem na przestrzeganie przepisów – podkreśla ekspertka ds. księgowości i płac.

Przepisy te jasno określają również okres czasu, w jakim przedsiębiorcy muszą przechowywać dokumentację księgową. – Zasadniczo, dokumenty podatkowe należy archiwizować przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku – mówi Beata Tęgowska. – Dla dokumentacji kadrowej, takiej jak akta pracownicze, okres ten może wynosić nawet 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Warto pamiętać, że brak wymaganej dokumentacji może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi – zaznacza.

Cyfryzacja dokumentacji księgowej

Coraz więcej firm decyduje się na cyfrowe przechowywanie dokumentów. – Digitalizacja dokumentacji księgowej to trend, który w ostatnim czasie szybko zyskuje na popularności. Elektroniczne archiwizowanie pozwala na łatwiejsze zarządzanie dokumentami, szybsze wyszukiwanie potrzebnych informacji oraz oszczędność miejsca. Jednak kluczowe jest, aby proces ten był zgodny z obowiązującymi przepisami – zauważa eksperta w Systim.pl – Dlatego przedsiębiorcy powinny przestrzegać kilku podstawowych zasad – dodaje.

TOP 3 – zasady bezpiecznego przechowywania dokumentów elektronicznych

Eksperta wymienia, jakich podstawowych zasad powinni przestrzegać przedsiębiorcy przechowując dokumenty w formie cyfrowej:

1. Bezpieczeństwo danych – Dokumenty muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem. Warto stosować zaawansowane systemy zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych i autoryzacja dostępu – wyjaśnia Beata Tęgowska.
2. Regularne kopie zapasowe – Tworzenie regularnych kopii zapasowych to podstawa. Dzięki temu w razie awarii systemu czy ataku hakerskiego, firma nie straci ważnych danych, do których posiadania jest zobowiązana – podkreśla.

• Zgodność z przepisami – Dokumenty elektroniczne muszą być przechowywane w sposób umożliwiający ich odtworzenie w formie papierowej na żądanie organów kontrolnych – przypomina ekspertka z Systim i zaznacza, że przestrzeganie tych prostych zasad pozwoli firmom uniknąć problemów przy kontrolach oraz zapewni spokój i porządek w zarządzaniu dokumentacją.