Firmy transportowe inwestują w webowe systemy TMS

Sektor rozwiązań TMS (Transport Management System) rośnie w oczach, a to między innymi za sprawą MŚP, które coraz śmielej inwestują w technologie do zarządzania transportem. Według prognoz rynek rozwiązań TMS w Polsce będzie rósł od 10 do 20 proc. rocznie, w szczególności w zakresie rozwiązań dedykowanych dla małych i średnich graczy. Przewoźnicy, którzy do tej pory nie zdecydowali się na taką inwestycję, najczęściej wskazują za powód małą liczbę przewożonych ładunków lub niewystarczający budżet.

Czy rzeczywiście rozwiązania do zarządzania transportem są zarezerwowane jedynie dla dużych graczy, realizujących większą liczbę zleceń i posiadających spory budżet na technologie? Jak zauważa Dawid Kochalski, ekspert Grupy Inelo, „Trzeba odczarować przekonanie, że technologie, w tym TMS przeznaczony jest wyłącznie dla dużych firm transportowych i spedycyjnych. Na polskim rynku są już dostępne rozwiązania lekkie, webowe, które znacznie szybciej możemy wdrożyć do przedsiębiorstwa, a które przyniosą realną oszczędność czasu i pieniędzy przy relatywnie niewielkim koszcie dla firmy – odpowiada Dawid Kochalski, Grupa Inelo.

 System TMS – do czego służy w transporcie?

System klasy TMS jest oprogramowaniem do zarządzania transportem dla przewoźników i spedycji. Najprościej ujmując – automatyzuje i przyspiesza ich pracę, jednocześnie zmniejszając ryzyko popełniania błędów i daje wgląd w cenne informacje dotyczące zlecenia na każdym jego etapie. Pozwala także monitorować płatności i przeprowadzać analizy rentowności poszczególnych zleceń, a także na bieżąco oceniać kondycję całego przedsiębiorstwa. TMS daje również możliwości dokładnego zaplanowania transportu czy płynnej komunikacji z kierowcami i klientami.

– W branży transportowej można się spotkać z przekonaniem, że tego typu technologie przede wszystkim przydają się dużym graczom, ponieważ realizują oni więcej zleceń i mają większy budżet. Nic bardziej mylnego. Na rynku dostępne są już rozwiązania dedykowane tej najliczniejszej grupie przedsiębiorców, która stanowi ponad 90 proc. wszystkich firm transportowych – czyli MŚP. To właśnie dla takich firm powstały narzędzia lekki i webowe, które nie tylko można szybko wdrożyć do firmy, a przy tym są intuicyjne w użyciu. Jeśli jakakolwiek firma zastanawia się nad tym, czy stać ją na rozwiązanie typu TMS, warto skonsultować się ze sprawdzonym dostawcą, u którego mamy na przykład wykupioną telematykę. Dlaczego? Może się okazać, że integracja obu narzędzi przyniesie firmie niewspółmiernie więcej zysku, a jednocześnie zaoszczędzi czas np. jednego pracownika, który w tym czasie może poszukiwać nowych kontrahentów i skupić się na rozwoju przedsiębiorstwa – komentuje Dawid Kochalski, Grupa Inelo.

TMS stacjonarny a TMS w modelu SaaS – jakie są różnice?

Według raportu Gartnera, globalny rynek TMS do 2024 roku osiągnie wartość ponad 2 mld USD, a udział rozwiązań w modelu SaaS wzrośnie z blisko 40 proc. do ponad 60 proc.[1] Podstawowa różnica pomiędzy standardową wersją TMS, a tą występującą w modelu SaaS jest taka, że „tradycyjne” TMSy występują w formie oprogramowania, które jest instalowane na serwerze w firmie, z kolei rozwiązanie chmurowe w modelu SaaS jest dostępne po wykupieniu usługi, bez potrzeby instalowania jakichkolwiek programów.

– W przypadku oprogramowania TMS działającego stacjonarnie, trzeba zainstalować go na serwerze przewoźnika, a dzięki rozbudowanemu systemowi i bogatej możliwości integracji, można go łączyć z innymi systemami wewnątrz przedsiębiorstwa, jak np. programem do zarządzania magazynem, księgowością. Jedną z zalet takiego systemu jest również to, że dane o firmie pozostają wewnątrz organizacji pod warunkiem zachowania polityki bezpieczeństwa. Trzeba jednak pamiętać o tym, że TMS działający w architekturze klient-serwer wymaga administracji. Często łączy się to również z koniecznością zatrudnienia dodatkowej osoby na etat, która będzie dbała o aktualizacje systemu, kopię bezpieczeństwa, a także zapewni prawidłową pracę systemu poprzez dostarczenie niezbędnego sprzętu np. zapasowych dysków czy zasilacza prądotwórczego UPS-a. Jeśli zdecydujemy się na rozwiązanie SaaS-owe, przewoźnik w żaden sposób nie musi przygotowywać się do wdrożenia narzędzia ani zatrudniać dodatkowej osoby do obsługi systemu, dlatego to polecane rozwiązanie dla mniejszych biznesów. Wystarczy jedynie dostęp do Internetu i dane do logowania się, aby TMS zaczął wspierać funkcjonowanie firmy. Warto zaznaczyć, że dostawca takiego rozwiązania dba również o politykę bezpieczeństwa danych konkretnych usługobiorców – w przypadku FireTMS informacje o firmie są podwójnie zabezpieczone – komentuje Dawid Kochalski.

Decydując się na konkretny model TMS, warto zacząć najpierw od przeanalizowania potrzeb i funkcji, jakie ma spełniać w danej firmie i do jakich procesów transportowych go potrzebujemy.

eTMS dla MŚP – czy warto?

W czasie niestabilnej sytuacji gospodarczej, wysokich kosztów, inflacji i osłabionej pozycji polskiej waluty liczy się przede wszystkim natychmiastowa reakcja przewoźników. Każde opóźnienie w realizacji zlecenia transportowego może słono kosztować firmę, nawet jeśli dysponuje się niewielką flotą. Dlatego też systemy klasy TMS pomagają w realizacji zlecenia na każdym etapie – od jego przyjęcia poprzez komunikację z kierowcą i dostawę aż po niezbędne rozliczenia, kontrolę płatności i raporty.

–  Przede wszystkim małe firmy transportowe powinny analizować wewnętrzne procesy, a nie kierować się wzorem działania dużych przewoźników. Trzeba pamiętać o tym, że to, co działa u innych, nie znaczy, że także sprawdzi się na własnym podwórku, bo będziemy mieć do dyspozycji inne zasoby m.in. różniące się od siebie kontrakty czy inną stawkę wynagrodzenia dla kierowców itd. Aby łatwiej i szybciej kontrolować wszystkie płatności i dokonywać analiz rentowności firmy na podstawie sprawdzonych danych np. z dnia na dzień warto wyposażyć się w profesjonalne narzędzia do zarządzania transportem. TMS w modelu SaaS jest nie tylko produktem mniej wymagającym do wdrożenia w firmie, ale również regularnie się rozwija. Jeśli pojawiają się nowe funkcjonalności na rynku, to my je wprowadzamy, a nasi klienci otrzymują udoskonalony produkt ze wszystkimi nowościami w ramach abonamentu, który płacą. Dodatkowo, trudno dzisiaj prowadzić firmę transportową bez niezbędnych narzędzi do pracy, jak np. mapy wyposażonej o atrybuty ciężarowe do optymalizacji tras czy GPS-a. Warto zaznaczyć, że duplikowanie wielu narzędzi od różnych dostawców mija się z celem, ponieważ jeśli zdecydujemy się wykupić abonament za TMSa otrzymujemy wielofunkcyjne narzędzie, zdolne do integracji z innymi systemami między innymi z telematyką, a konsolidacja zakupów u jednego dostawcy sprawi, że te finalne koszty będą niższe – podkreśla Dawid Kochalski,  Grupa Inelo.  

[1] Gartner, Magic Quadrant for Transportation Management Systems 2021