Inwestycja w serwer

Dzięki temu dostęp do niej jest możliwy nawet wtedy, gdy pracownik nie może skorzystać z firmowego komputera, na którym odbierane są wiadomości. Wystarczy, aby miał dostęp do zasobów internetowych i skorzystał z poczty elektronicznej dostępnej z poziomu strony WWW (np. program Active.office w serwisie nazwa.pl). Dzięki temu może nie tylko odebrać e-maile zgromadzone w skrzynce pocztowej, ale także w razie potrzeby wysłać niezwłocznie wiadomość do klienta lub kontrahenta.

Wielkość powierzchni przeznaczonej na przechowywanie poczty elektronicznej jest uzależniona od liczby pracowników i specyfiki przesyłanych wiadomości (ich liczby i wielkości). Można przyjąć, że firma powinna poświęcić ok. 100 MB na poszczególne konta e-mail pracowników. W przypadku zatrudniania 5 osób, będzie to w sumie 500 MB.

• Kolejnym rozwiązaniem, dzięki któremu hosting będzie wykorzystywany efektywniej jest użycie go jako archiwum ważnych dokumentów przedsiębiorstwa. Powierzchnia do tego przeznaczona zależy od tego, co ma się na niej znaleźć. W zależności czy będą to tylko pliki tekstowe, bazy danych lub projekty graficzne i ich liczby warto oddać na ich potrzeby nawet kilka gigabajtów. Umieszczając na powierzchni dyskowej to, na czym firmie zależy, odnosi ona podwójną korzyść. Po pierwsze wszystkie dokumenty dostępne są dla pracowników zawsze, gdy mają dostęp do Internetu.
  
• Po drugie dokumenty archiwizowane w ten sposób są chronione przed ich utratą. Jest to szczególnie ważne, gdy awarii ulegnie firmowy sprzęt. W takiej sytuacji z serwera można pobrać stracony plik. Należy jednak sprawdzić czy hostingodawca wykonuje tzw. backupy, czyli kopie zapasowe zawartości serwera. Dobrze wiedzieć, co jaki czas są one wykonywane (przynajmniej raz na dobę), jak długo kopie są przechowywane i czy ich wydanie pociąga za sobą dodatkowe koszty.

• Ostatnia kwestią jest możliwość łatwego zarządzania swoja stroną. Wykorzystanie oprogramowanie CMS (systemu zarządzania treścią) pozwala na szybkie i samodzielne aktualizowanie witryny. Takie rozwiązanie umożliwia także obniżenie kosztów związanych z prowadzeniem firmowego serwisu WWW oraz zapewnia, że informacje na nim zawarte zawsze będą aktualne. Samo oprogramowanie CMS nie jest obciążające dla serwera. Po instalacji zajmuje ono jedynie ok. 50 MB powierzchni hostingu.