Jak obniżyć koszty komunikacji w małej firmie?

Wobec trudnej sytuacji ekonomicznej, a tym większej konkurencji na rynku, poszukiwanie możliwości rozwoju – zwiększania sprawności i efektywności swojego biznesu oraz jego zyskowności – ma jeszcze większe znaczenie.

Dominują, ale nie inwestują

Małe i średnie firmy stanowią przeszło 99% wszystkich przedsiębiorstw w Polsce i generują blisko 50% PKB. Podmioty tego segmentu dają zatrudnienie 2/3 wszystkich pracujących Polaków. Jak wynika
z wieloletniej analizy sytuacji sektora MŚP i wniosków prezentowanych przez PARP do edycji 2011 raportu o stanie MŚP, mimo wyraźnej poprawy na przestrzeni lat, poziom inwestycji w tym segmencie firm jest nadal niska w stosunku do średniej dla Unii Europejskiej.

Powody takiej sytuacji mogą być różne. Niejednokrotnie wynika to z ograniczeń w dostępie do kapitału, ale równie często z braku dostępu do know-how, nowych technologii oraz innowacji. Tym bardziej, że jak pokazuje badanie na temat rozwiązań informatycznych w sektorze małych i średnich firm, przeprowadzone przez Millward Brown SMG/KRC na zlecenie Microsoft, firmy MŚP nadal postrzegają inwestycje w nowe technologie jako koszt. Przy podejmowaniu decyzji zakupowych sugerują się przede wszystkim ceną i kosztem w momencie zakupu, nie biorąc pod uwagę faktu, że taki zakup może być traktowany jako inwestycja, która pozwoli osiągnąć wymierne korzyści i oszczędności.

W dużych przedsiębiorstwach postrzeganie informatyki jest inne, co wymusza najczęściej skala operacji. Jednak w firmach MŚP w dalszym ciągu brakuje zrozumienia co do tego, jak bardzo nowe technologie mogą usprawnić ich działalność biznesową. Wspomniane wyżej badanie pokazało, że przeszło połowa małych i średnich firm w dalszym ciągu korzysta głównie z papierowej dokumentacji, podczas gdy elektroniczny obieg dokumentów – wykorzystanie poczty elektronicznej, współdzielonego kalendarza, elektronicznych formularzy, wniosków urlopowych i wielu innych dokumentów pozwoliłoby nie tylko ograniczyć koszty wynikające ze zużycia papieru i tonera, ale jednocześnie przyspieszyłoby i ułatwiło pracę.

„Część małych i średnich przedsiębiorstw odkłada inwestycje w nowe technologie na później w obawie, że pochłoną one zbyt wiele kosztów. Paradoksalnie jednak dobrze przemyślana strategia IT i zastosowanie rozwiązań oraz aplikacji odpowiednich do potrzeb firmy może znacznie przyczynić się do oszczędności i wzrostu konkurencyjności. Co więcej, nowoczesne rozwiązania sprawiają, że nawet małe firmy mogą mieć w zasięgu ręki te narzędzia, z których do tej pory miały szanse korzystać jedynie duże korporacje” – mówi Ilona Tomaszewska, dyrektor sprzedaży do segmentu MŚP w polskim oddziale Microsoft.

Technologia receptą na wysokie koszty?

Dzięki prostym i nowoczesnym narzędziom do komunikacji firma może zaoszczędzić nawet do 40%, ograniczając wydatki na podróże i dojazdy oraz rozmowy telefoniczne. Z kolei dzięki zastosowaniu prostych rozwiązań telefonii IP oraz wykorzystaniu audiokonferencji, firma może ograniczyć koszty połączeń telefonicznych o 20% do 40%. Jak wynika z przeprowadzonego badania i jego analizy, 50% wyjazdów służbowych do klienta jest bezproduktywne, z uwagi na brak dostępu do dokumentów czy zasobów firmowych. I tak – na przykład 32% badanych firm średniej wielkości deklaruje, że pracownicy muszą dojeżdżać do klienta i wracać do biura kilkukrotnie, z powodu braku dostępu do danych
z dowolnego miejsca. Gdyby jednak firma dysponowała odpowiednimi rozwiązaniami komunikacyjnymi z klientami i dostawcami, mogłaby wyeliminować koszty wynikające z takich dojazdów i jednocześnie zaoszczędzić czas pracy.

Firmy MŚP są bardzo zróżnicowane zarówno pod względem wielkości, jak i profilu swojej działalności, a co za tym idzie również potrzeb. Każda z nich prowadzi jednak biuro, komunikuje się ze swoimi dostawcami, partnerami i klientami. Każdej z nich dotyczy też wyzwanie naszych czasów, jakim jest rosnące tempo życia, a więc i realizacja procesu obsługi klienta. Sprawna komunikacja i współpraca są nieodzowne, a tu właśnie z pomocą przedsiębiorcom przychodzą nowe technologie, które mogą znacząco upraszczać i przyspieszać współpracę oraz komunikację w firmie i z jej klientami.

Zobacz jak to robią inni …

Jednym z klientów z segmentu małych firm, który już przekonał się o tym jak nowoczesne rozwiązania informatyczne mogą przyczynić się do poprawy efektywności działania, jest Grupa PM, która działa
w sektorze usług doradczo-szkoleniowych i zatrudnia 6 osób. Według Grzegorza Mędrka, kierownika projektu w Grupie PM „zestaw narzędzi biznesowych Microsoft Office 365 rozwiązał szereg problemów wynikających z zarządzania rozproszonym zespołem projektowym. Dzięki jego zastosowaniu jako narzędzia komunikacji i platformy planistycznej mam pełny wgląd w aktualny stan projektu, mogę efektywnie zlecać i monitorować prace oraz informować sponsorów o aktualnych postępach”.

Jednocześnie Paweł Schmidt, wiceprezes w Grupie PM dodaje: „Cena rozwiązania dla małego przedsiębiorstwa, do 50 licencji, to raptem 5,25 EUR za jedną licencję miesięcznie, czyli około 25 złotych za jednego użytkownika. Dla sześcioosobowego zespołu daje to roczny, sumaryczny koszt utrzymania systemu na poziomie 1800 zł, co w porównaniu z kosztami utrzymania serwera poczty, strony internetowej z udostępnianiem i edycją dokumentów online, forum dyskusyjnym, komunikatorem oraz integracją z Microsoft Office nie wydaje się być ceną wygórowaną”.

Zachęcamy do zapoznania się z informacjami o tym, jak rozwiązania informatyczne wspierają codzienny biznes i pracę urzędów na stronach kampanii Pakiet Office Całe Biuro: