KSeF: rewolucja w e-fakturowaniu obejmie też małe firmy

Nie zawsze liczba wystawianych dokumentów jest proporcjonalna do wielkości firmy. Także mniejsze podmioty mogą obsługiwać ogromną liczbę papierów i pism czy faktur. Od przyszłego roku takie przedsiębiorstwa mogą potrzebować profesjonalnych rozwiązań do e-fakturowania, aby spełniać wymogi KSeF.  Opracowywany przez resort finansów system informatyczny, według Macieja Wardaszko, prezesa Aplikacji Krytycznych ma być przystosowany do obsługi 20 mln dokumentów dziennie^[1]. Spora część z nich będzie dostarczana właśnie przez małe i średnie przedsiębiorstwa.

Nowe regulacje dotyczące wystawiania dokumentów finansowych, wprowadzone przez Krajowy System e-Fakturowania (KSeF), rewolucjonizują te procesy nie tylko w dużych firmach. Również przed małymi przedsiębiorstwami stawiają wyzwania związane z cyfryzacją obiegu dokumentów i dostosowania się do nowych przepisów.

Małe firmy, dużo dokumentów

Według Info Monitora, polskiego biura informacji gospodarczej, przedsiębiorcy prowadzący JDG wystawiają średnio od kliku do kilkunastu faktur miesięcznie. Jednak są sektory, takie jak transport, usługi czy branża budowlana, w których te wartości są znacznie wyższe, niezależnie od rozmiaru samego przedsiębiorstwa. Wprowadzenie KSeF może wymagać inwestycji, zwłaszcza dla firm generujących dużo faktur – wszystkie dokumenty będą musiały być wystawiane w formie cyfrowej. Ręczne wprowadzanie dokumentów do systemu byłoby czasochłonne i kosztowne (za czas pracy osoby, która się tym zajmuje, przedsiębiorca również musiałby zapłacić). Wystawianie papierowych faktur w większości przypadków będzie też nieopłacalne, ponieważ każdy dokument będzie musiał posiadać swoją elektroniczną wersję. Niedostosowane się do nowych wymogów może skutkować karami finansowymi. Jednak w perspektywie są też długofalowe korzyści z digitalizacji: oszczędności związane z ograniczeniem zużycia papieru na drukowanie dokumentów, minimalizowanie zatorów płatniczych czy miejsca potrzebnego na przechowywanie fizycznych dokumentów.

– Gdy dokumentów jest wiele, po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF ręczne wprowadzanie ich do systemu będzie wręcz niemożliwe. Duże przedsiębiorstwa, które już korzystają z cyfrowych dokumentów, łatwiej dostosują się do tych zmian. Mniejsze będą musiały poszukać takich rozwiązań, które pozwolą im wypełniać obowiązki związane z KSeF bez dodatkowych nakładów czasu i pracy. Przedsiębiorcy powinni już teraz rozważyć skorzystanie ze specjalnej platformy do wystawiania faktur, która będzie zintegrowana z systemem Ministerstwa Finansów. Może to wymagać modyfikacji w systemie zarządzania zasobami firmy (ERP) – komentuje Tomasz Spłuszka, Principal Value Engineer w firmie OpenText.

Ile tak naprawdę kosztują papierowe faktury? 

KSeF nie tylko przyspieszy cyfrową transformację polskich firm, ale też stworzy bardziej przyjazny model biznesowy – tzw. paperless. Będzie miał znaczący wpływ na środowisko, eliminując miliardy kartek papieru przeznaczanych na drukowanie dokumentów. System KSeF przewiduje wystawianie do 20 milionów faktur dziennie, co daje 100 milionów dokumentów w pięciodniowym tygodniu roboczym. Wydruk tak dużej liczby papierowych dokumentów wymaga ścięcia 119 750 drzew, zużywa energię potrzebną do ogrzania 1 396 domów przez rok. Wytwarza również tyle CO2 ile 8160 samochodów przez rok. Wodą potrzebną do wydruku tych faktur którą można napełnić 162 baseny olimpijskie.[2]

E-faktury jako motywacja do digitalizacji mniejszych firm

Wprowadzenie KSeF zmieni nie tylko proces fakturowania. To też dla firm motywacja do szybszej cyfryzacji i przebudowy wewnętrznych procesów. Zwłaszcza w przypadku mniejszych firm przejście na cyfrowy obieg dokumentów finansowych (i pozostałych) może znacząco wpłynąć na szybkość pracy i zwiększanie operacyjności, a co za tym idzie – również konkurencyjności.

–  Digitalizacja zmniejsza ryzyko błędów, umożliwia dokładniejszą komunikację w firmie i automatyzację procesów. Poprawia też przepływ informacji, zwłaszcza w kontekście pracy zdalnej i hybrydowej. Przedsiębiorcy, niezależnie od wielkości firmy, powinni już teraz zainwestować w odpowiednie rozwiązania do cyfryzacji danych i zarządzania nimi, aby bez zakłóceń dostosować się do nowej rzeczywistości e-fakturowania – wskazuje Tomasz Spłuszka.

[1] OpenText Summit Poland 2023, Warszawa, 19.10.2023

[2] https://www.opentext.com/climate-innovators