Nie jeździć bez potrzeby

Telepraca, przy wszystkich swoich zaletach, ma też pewną wadę – wprowadza bałagan. Pracując w biurze masz wszystko pod ręką. Gdy biurem staje się dom, zaczynają się kłopoty. Nie każdy dokument możesz zabrać ze sobą. A nawet jeśli możesz, istnieje prawdopodobieństwo, że o tym zapomnisz. Jeśli nie z biura do domu, to z domu do biura. To oznacza dodatkowe, zbędne przejazdy, a więc większy koszt i stracony czas. Jak tego uniknąć?

Skanuj wszystko

Jedyny sposób na ujarzmienie tego nieporządku to digitalizacja wszystkich dokumentów, jakie mogą być ci potrzebne do pracy. Jeśli polityka twojej firmy na to pozwala, skanuj wszystko, co tylko trafi w twoje ręce i potencjalnie może być przydatne. Praktycznie każde współczesne biuro ma co najmniej jedno urządzenie wielofunkcyjne wyposażone w bardzo szybki skaner z podajnikiem – kilka sekund i skan ląduje w skrzynce pocztowej.

Podobny sprzęt (choć oczywiście mniejszy i tańszy) to obowiązkowe wyposażenie domowego biura. Ceny urządzeń wielofunkcyjnych z automatycznymi podajnikami zaczynają się od 300 zł. Za 500 zł można mieć już sprzęt z wbudowaną drukarką laserową. Sprzęt, który można podłączyć domowej sieci lokalnej (i korzystać z niego jednocześnie na wielu komputerach) to koszt ok. 800 zł.

Wybierając urządzenie zwróć uwagę na dołączone oprogramowanie – niektórzy producenci dodają w pakiecie oprogramowanie OCR rozpoznające tekst na skanach. To bardzo przydatne – dokumenty w postaci plików zawierających tekst (a nie tylko obraz) mogą być łatwo przeszukiwane. Odnalezienie właściwego pliku jest dzięki temu dużo szybsze.

Pliki z chmury – zawsze pod ręką

Zeskanowane dokumenty można oczywiście trzymać na dysku komputera. To najprostsze i zwykle wystarczające rozwiązanie. Jeśli jesteś telepracownikiem, zapewne korzystasz z laptopa, którego zabierasz ze sobą wszędzie (lub prawie wszędzie).

Czasem jednak może się zdarzyć, że będziesz potrzebować dostępu do plików mimo, że nie masz akurat pod ręką swojego komputera. Co wtedy? Nosić dokumenty na pendrive? Nie zawsze praktyczne, a na pewno niezbyt bezpieczne (chyba, że wybierzesz model z szyfrowaniem i czytnikiem odcisków palców).

Rozwiązaniem jest umieszczanie dokumentów w chmurze, czyli na serwerze internetowym. Konto (do którego masz dostęp tylko ty, chyba że skonfigurujesz je inaczej) możesz założyć np. w Box.net, Dropbox albo Microsoft SkyDrive. Wszystkie te usługi oferują wirtualne dyski twarde, na których możesz umieszczać własne pliki i mieć dostęp do nich z dowolnego komputera podłączonego do sieci.

Warto zwrócić też uwagę na Evernote. To aplikacja do robienia notatek i przechowywania dokumentów. Evernote działa w chumrze, ale jest bardziej wyspecjalizowany od wspomnianych usług. Ma m.in. wbudowany mechanizm rozpoznawania tekstu (można przeszukiwać zeskanowane dokumenty) i bogate możliwości organizacji danych (foldery, znaczniki, itd.). Dostęp do dokumentów Evernote możesz uzyskać zarówno przez stronę evernote.com, jak i przez jedną z aplikacji (na MS Windows, Mac OS X oraz najpopularniejsze systemy smartfonowe z wyjątkiem Symbiana). Informacje dodane do Evernote są automatycznie synchronizowane pomiędzy poszczególnymi urządzeniami. W praktyce, masz ciągły wgląd w swoje pliki, niezależnie od tego, czy pracujesz na własnym komputerze, smartfonie czy w kafejce internetowej.

Wszystkie wspomniane usługi występują w wersjach bezpłatnych (zwykle o ograniczonej pojemności i funkcjonalności) oraz premium (o większej pojemności i dodatkowych funkcjach, koszt to od kilku do kilkunastu dolarów miesięcznie).

Smartfon na ratunek

Dostęp do firmowego maila z poziomu smartfonu to już oczywistość. Jak jeszcze można wykorzystać inteligentny smartfon by oszczędzić sobie zbędnych wycieczek do biura? Synchronizuj telefon z MS Outlookiem zainstalowanym na twoim komputerze – potrafią to wszystkie smartfony. Dzięki temu, zyskasz stały wgląd w kalendarz i notatki.

Jeśli twoja firma korzysta z telekonferencji Cisco WebEx, możesz brać w nich udział również wtedy, gdy nie masz pod ręką komputera. Cisco oferuje (bezpłatnie) odpowiednie aplikacje dla systemów iOS, Android i BlackBerry OS. Na ekranie smartfonu zobaczysz wszystkie slajdy wyświetlane w ramach konferencji. Możesz przejrzeć listę uczestników i wysyłać do nich wiadomości tekstowe. Zupełnie jak na komputerze.

Większość wspomnianych wcześniej usług, takich jak Evernote czy Dropbox występuje pod postacią smartfonowych aplikacji. To oznacza stały dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, niezależnie od tego, gdzie jesteś.

Smartfon może również zastąpić… skaner (przynajmniej w sytuacji awaryjnej). Jeśli twój telefon ma przyzwoitej jakości aparat fotograficzny (koniecznie z autofokusem), zrób zdjęcie dokumentów, które chcesz zdigitalizować. Na wszystkie popularne platformy smartfonowe są dostępne specjalne aplikacje przeprowadzające wstępną obróbkę (odszumianie, prostowanie, wyostrzanie) takich „skanów”. Oczywiście, nie uzyskasz jakości takiej, jak w przypadku „prawdziwego” skanera, ale tekst będzie całkowicie czytelny.