Połowa marca za pasem – trudno nie poczuć na plecach oddechu fiskusa. Po trzech latach polscy księgowi znów muszą zmierzyć się z krótszymi terminami złożenia sprawozdań finansowych. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to na przełomie miesięcy kumulują się dwa obowiązki: do 31 marca trzeba sporządzić i e-podpisać elektroniczne sprawozdanie finansowe (e-SF), a do 2 kwietnia wysłać do Urzędu Skarbowego CIT-8 z kwalifikowanym e-podpisem. Jakie są nastroje w branży? Na co uważać przy e-SF? Gdzie szukać szybkiego wsparcia w razie wątpliwości?

Czy potrzeba więcej czasu na e-SF?

– Obecnie wchodzimy w najtrudniejszy moment, ponieważ nakłada się nam ostatni miesiąc sprawozdawczy z bieżącymi, comiesięcznymi rozliczeniami. Każda godzina jest na wagę złota – mówi Beata Boruszkowska, prezes Zarządu Krajowej Izby Biur Rachunkowych.

Czy w związku z nawałem pracy warto powrócić do wydłużonego okresu składania e-sprawozdań finansowych?

–  Pierwsze miesiące nowego roku zawsze rządzą się swoimi prawami. Kumulują się okresy sprawozdawcze, co szczególnie odczuwają biura rachunkowe. Wydłużony termin na pewno wprowadzał do naszej pracy więcej spokoju, ale trudno jednoznacznie powiedzieć, żeby 30 czerwca był lepszy. Niektórzy uważają, że przesunięcie terminu tylko odraczało w czasie nagromadzenie prac. Pamiętajmy, że ostatecznie dynamika i sprawność rozliczeń zależą od klientów oraz ich terminowości w dostarczaniu dokumentów. Nie ma więc idealnych, komfortowych deadline’ów – przyznaje Beata Boruszkowska.

Więcej niż rozliczenie z fiskusem

Na barkach księgowych spoczywa nie tylko wywiązanie się z urzędowych zobowiązań, ale – pośrednio – wizerunek obsługiwanej firmy. Sprawozdanie finansowe to bowiem dokument zawierający podstawowe informacje o działalności przedsiębiorstwa, który przydaje się wielu interesariuszom.

– Sprawozdanie finansowe jest jak zdjęcie stanu finansowego firmy zrobione w konkretnym dniu. Dzień, w którym uwiecznimy ten stan finansowy firmy, nazywa się dniem bilansowym. Obraz z dnia bilansowego często bywa wykorzystywany do oceny kondycji przedsiębiorstwa przez np. inwestorów, wierzycieli, banki – mówi Monika Piątkowska, doradca podatkowy w fillup.

Sprawozdanie finansowe może zaważyć na sukcesie firmy, dlatego tak ważne jest, aby skrupulatnie je sporządzić. A do skoordynowania mamy sporo dokumentów.

– Podstawowymi dokumentami, które składają się na sprawozdanie finansowe są oczywiście wprowadzenie do sprawozdania, bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa. W zależności od tego, kto sporządza sprawozdanie finansowe, w jego skład mogą wchodzić dodatkowe elementy, np. rachunek przepływów pieniężnych (cash flow) oraz zestawienie zmian w kapitale własnym. Trzeba również pamiętać, że do sprawozdania finansowego należy dołączyć szereg załączników, np.: uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie, uchwałę o podziale zysku lub pokryciu strat, opinię lub sprawozdanie biegłego rewidenta – wylicza Monika Piątkowska.

Newralgiczne punkty e-SF

Przygotowanie poprawnego, kompletnego e-sprawozdania finansowego wymaga ostrożności w 3 głównych aspektach.

Po pierwsze sprawozdanie finansowe składane do KRS musi być przygotowane w bardzo konkretnej postaci elektronicznej, czyli zapisane w określonej strukturze i w formacie pliku – XSD (XML Schema Definition). Inny format niż ustandardyzowany plik XML JPK_SF (np. wysyłka maila z treścią sprawozdania) nie będzie akceptowalna i oznaczać będzie niedopełnienie obowiązku.

Ministerstwo Finansów sugeruje, że aby sprawdzić, czy plik XML jest sporządzony prawidłowo, można skorzystać z internetowej aplikacji do walidacji plików XML. Jeśli jednak księgowi korzystają z programów do sporządzania e-sprawozdań nie muszą osobno sprawdzać poprawności pliku. Przykładowo program fillup na etapie przygotowania pliku XML JPK_SF do wysyłki sam weryfikuje poprawność wygenerowanego XML-a. Mamy więc 100-procentową pewność, że do e-KRS wpłynie bezbłędny plik. Dodatkowo podczas wypełniania korekt sprawozdań za stare okresy rozliczeniowe, informuje, na jakiej wersji struktury powinno być to sprawozdanie sporządzone i do takiej wersji pliku sprawozdania pokieruje użytkownika.

Po drugie dokumenty finansowe, składane do KRS wraz ze sprawozdaniem finansowym, muszą być plikami PDF. Nie można używać pliku tekstowego, graficznego czy mieszanego.

Po trzecie e-SF muszą podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym wszystkie wyznaczone osoby: kierownik jednostki (wszyscy członkowie zarządu), osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzający sprawozdanie (np. główny księgowy).

Nie ma czasu na wątpliwości?

– Weszliśmy w gorący okres sporządzania sprawozdań finansowych i chociaż w tym roku praca przebiega bez dodatkowych trudności czy niespodzianek, to jednak dla nas wszystkich bardzo wymagający czas. Nie będzie przesadą, jeśli powiem, że wykorzystujemy każdą wolną chwilę na finalizowanie spraw związanych z zamknięciem roku i uzupełnianiem sprawozdań w obowiązujących terminach – komentuje Beata Boruszkowska.

W okresach tak intensywnej pracy i nagromadzenia obowiązków merytoryczne wsparcie dostępne od ręki może okazać się zbawienne. Od niedawna księgowi mogą skorzystać z nowej bazy wiedzy Kanał Księgowy 24. Znajdą tam aktualne odpowiedzi na nawet szczegółowe pytania branżowe – związane oczywiście ze sprawozdawczością, ale nie tylko.