Wszyscy pracownicy musza mieć dostęp do tych samych dokumentów i baz danych

Środowisko do współpracy

Serwer to specjalne urządzenie i działające na nim dedykowane oprogramowanie. Jego rolą jest ułatwianie komunikacji oraz przechowywanie dokumentów i wszelkich innych informacji na wypadek nie przewidzianych zdarzeń, np. awarii bądź kradzieży komputera.

Serwer spełnia także rolę koordynującą i zarządczą. Porządkuje informację, nadaje uprawnienia do niej, chroni ją przed niepowołanymi osobami, zaś uprawnionym osobom udostępnia w takiej formie lub w taki sposób, jaki jest im aktualnie najwygodniejszy.

Serwer to środowisko składające się z wielu specjalistycznych programów. Dla podkreślenia faktu, że może z nich jednocześnie korzystać więcej niż jedna osoba, programy te zwane są usługami. Liczba dostępnych w serwerze usług i ich funkcjonalność w bezpośredni sposób przekłada się na jakość komunikacji w firmie.

Do usług podstawowych należy dziś współdzielenie plików w folderach sieciowych, gromadzenie i udostępnianie informacji w bazach danych, drukowanie w sieci, wysyłanie i odbieranie poczty elektronicznej, publikowanie informacji w portalu intranetowym i na publicznej witrynie WWW.

To jednak usługi najbardziej „widoczne”. Oprócz nich na serwerze dostępnych jest wiele usług pomocniczych, bez których funkcjonalność usług podstawowych byłaby ograniczona. To zarządzanie użytkownikami i zasobami takimi jak dyski, foldery, drukarki itp. To także konfiguracja ustawień poszczególnych usług, możliwość ich blokowanie w określonych okolicznościach, udostępnianie usług zdalnie i za pośrednictwem urządzeń kieszonkowych, możliwość definiowania dodatkowych programów.

Pożytki z dostępu do informacji

W biznesie nie ma nic cenniejszego niż aktualna i wyczerpująca informacja. Potrzeba skorzystania z informacji pojawia się często niespodziewanie – podczas negocjacji, w trakcie telefonicznej rozmowy z klientem i podczas wieczornej pracy w domu. W każdej z tych sytuacji może pojawić się potrzeba sprawdzenia danych w systemie finansowym, odnalezienie propozycji przesłanej kilka dni wcześniej pocztą elektroniczną lub znalezienie najnowszej wersji cennika. Jeśli dane te powstają w wyniku współpracy kilku osób w firmie lub w wyniku współpracy z osobami z zewnątrz, serwer jest idealnym miejscem do ich przechowywania.

Po pierwsze, mamy pewność, że na pewno tam są i cokolwiek stanie się z naszym komputerem, wartościowa dla firmy informacja nie zostanie zaprzepaszczona.

Po drugie, wiemy, że nic się jej nie stanie nawet wtedy, gdy serwer ulegnie awarii – z tego prostego powodu, że serwer regularnie i w pełni automatycznie może wykonywać kopie zapasowe danych.

Po trzecie, nie tylko my możemy korzystać z danych, ale wszystkie osoby, które zostały do tego uprawnione. Przykładowo, jeśli na serwerze udostępniony zostanie serwer grup dyskusyjnych, pracownicy zyskują możliwość wymieniania się wiedzą na temat problemów i sposobów ich rozwiązywania.

Ponieważ wszystkie wiadomości cały czas są przechowywane na serwerze, w firmie powstaje ogólnie dostępna baza wiedzy, którą można przeszukiwać pod kątem słów kluczowych. Proste i tanie, a bardzo efektywne narzędzie. Krąg tych osób nie musi ograniczać się do pracowników firmy – mogą być wśród nich kluczowi partnerzy handlowi, ważniejsi klienci albo dostawcy.