Zamrożone licencje, czyli miliardy w szufladzie

Znacie to uczucie, gdy otwieracie lodówkę i znajdujecie z tyłu jogurt przeterminowany o trzy miesiące? Kupiony w dobrej wierze, z planem na zdrowe śniadanie, a potem – zapomniany. Z oprogramowaniem w firmach jest podobnie. Tyle że zamiast jogurtu za cztery złote, mówimy o licencjach wartych miliardy.

Połowa budżetu idzie w piach

Różne raporty mówią różne rzeczy, ale kierunek jest jeden: od 40 do nawet 50 procent wydatków na oprogramowanie w firmach to pieniądze wyrzucone w błoto. Licencje kupione i nieużywane. Narzędzia, które robią to samo, ale kupione przez dwa różne działy. Zespół marketingu korzysta z jednego rozwiązania, zespół sprzedaży z drugiego – a oba służą do tego samego.

To nie jest problem technologiczny. To problem organizacyjny. I – co ciekawe – problem, na który istnieje całkiem prozaiczne rozwiązanie.

Licencja wieczysta żyje

Jakub Šulák, szef Forscope – największego brokera oprogramowania w Europie Środkowo-Wschodniej – tłumaczy rzecz, która brzmi banalnie, ale jakoś nie przebija się do świadomości zarządów: te nieużywane licencje można po prostu sprzedać.

Chodzi głównie o tak zwane licencje wieczyste. Firma kupiła je kiedyś jednorazowo, potem przeszła na chmurę albo subskrypcję, a stare licencje leżą. Jak ten jogurt. Tyle że jogurt traci wartość, a licencja na Microsoft Office 2021 czy 2024 – niekoniecznie.

Šulák szacuje, że u naszych południowych sąsiadów (Czechy, Słowacja) wartość takiego „zamrożonego” oprogramowania liczy się w miliardach koron. W Polsce pewnie nie jest lepiej, choć nikt tego dokładnie nie policzył. Może właśnie dlatego, że nikt nie szuka.

Trzy wymówki, które trzymają pieniądze w zamrażarce

Dlaczego firmy nie sprzedają tego, czego nie używają? Bo wierzą w trzy mity.

• „To chyba nielegalne.” Najpopularniejsza wymówka. I nieprawdziwa. Europejski Trybunał Sprawiedliwości rozstrzygnął to lata temu w sprawie UsedSoft przeciwko Oracle. Odsprzedaż licencji jest legalna. Klauzule w umowach, które tego zabraniają, są nieważne. Nawet Microsoft usunął je ze swoich nowych kontraktów. Mogą się jeszcze pojawiać w umowach sprzed dekady, ale prawnie – nie mają mocy.
• „Nie wiemy, co mamy.” I to jest chyba najsmutniejszy powód. W wielu firmach panuje taki bałagan licencyjny, że nikt nie jest w stanie powiedzieć, które licencje są używane, które leżą odłogiem, a które – uwaga – są nadmiernie eksploatowane (czyli firma korzysta z większej liczby stanowisk, niż kupiła). Ten chaos nie tylko blokuje możliwość sprzedaży, ale naraża firmę na kary przy audycie. Narzędzia do zarządzania zasobami oprogramowania istnieją. Tylko trzeba chcieć z nich skorzystać.
• „To pewnie strasznie skomplikowane.” Šulák porównuje to do handlu akcjami. Nikt nie idzie na giełdę osobiście – robi to przez brokera. Z licencjami jest tak samo. Broker mówi, jakie dokumenty są potrzebne, przeprowadza badanie prawne, pilnuje formalności. Firma dostarcza informacje o licencjach, resztą zajmuje się ktoś, kto robi to zawodowo.

Można sprzedać część, nie całość

Jest jeszcze jedna rzecz, o której mało kto wie: nie trzeba sprzedawać wszystkich licencji. Jeśli firma ma tysiąc licencji, a używa sześciuset – może sprzedać czterysta. TSUE potwierdził i taką możliwość.

A co z kupującymi? Ci z kolei boją się, że dostaną licencje „z różnych źródeł” i będzie bałagan. Šulák uspokaja: nawet jeśli dwa tysiące licencji pochodzi od trzech różnych sprzedawców, kupujący dostaje jeden portal, jeden plik instalacyjny i jeden klucz zbiorczy. Dokumentacja prawna jest osobna dla każdego źródła, ale w praktyce – to kilka dodatkowych plików PDF na wypadek audytu. Nic, co by spędzało sen z powiek działowi IT.

Recykling, ale cyfrowy

Trudno nie zauważyć, że cały ten mechanizm to w gruncie rzeczy recykling. Tyle że zamiast butelek – oprogramowanie. Jedna firma już nie potrzebuje, druga jeszcze potrzebuje. Zamiast produkować nowe licencje (i nowe koszty), wykorzystuje się te, które już istnieją.

Brzmi jak coś, co powinno być oczywiste? Pewnie tak. Ale w biznesie „oczywiste” i „powszechnie stosowane” to dwa zupełnie różne światy. Między nimi leżą miliardy – zamrożone w licencjach, o których nikt nie pamięta.

Może czas zajrzeć do tej firmowej lodówki.