Bezpieczeństwo firmowej poczty

Weryfikując aspekty związane z bezpieczeństwem gwarantowanym przez usługodawcę, należy zwrócić uwagę na dwie rzeczy: regularny backup i SSL.

Backup

Backup, to inaczej kopie bezpieczeństwa całej zawartości serwera – łącznie z utrzymywaną na nim pocztą. Ważne, by wykonywane były regularnie, w krótkich odstępach czasu, a dostęp do nich był bezpłatny. Dzięki temu, w momencie zajścia takiej potrzeby, firma będzie mogła odzyskać stosunkowo aktualną korespondencję.

SSL

SSL to natomiast protokół szyfrujący, który powinien być udostępniony do połączeń z serwerem, na którym znajduje się poczta. W przypadku kont e-mail, SSL odnosiło będzie się bezpośrednio do połączenia wykonywanego poprzez przeglądarkę. Warto zwrócić uwagę, czy adres internetowy strony logowania do poczty poprzedza skrót „https://”. Jeśli tak, oznacza to, że połączenie jest szyfrowane, a podsłuchanie lub podmienienie przesyłanych danych i haseł jest niemożliwe. Na czym powinna opierać się dbałość ze strony firmy? Przede wszystkim na solidnej i rzetelnej analizie usługodawcy pod ww. względami, a także regularności w działaniach podjętych już po jego wyborze.

Dyscyplina użytkowników

Istotne jest, aby użytkownicy firmowej poczty e-mail, bądź tej utrzymywanej na firmowym serwerze, regularnie dokonywali zmiany haseł. Jest to szczególnie ważne, jeśli w firmie funkcjonują grupowe konta pocztowe, do których dostęp ma wiele osób (np. [email protected]). Zmiana haseł powinna się odbywać na wszystkich kontach np. raz w miesiącu, a oprócz tego przy każdej okazji, która tego wymaga (np. zakończenie współpracy z pracownikiem).

Istotne, by hasła były trudne do złamania, co oznacza, że nie należy używać sformułowań łatwych do odgadnięcia, kojarzonych z daną firmą/osobą zmieniającą hasła (np.: ważnych dat, imion), a także kombinacji typu „qwerty1234” czy „abc123”. Jest to ważne nie tylko z uwagi na hackerów oraz zdalne próby przełamania zabezpieczeń, ale także fakt, iż im logiczniejsza fraza, tym łatwiej ją zapamiętać. Osoba mająca styczność z hasłem łatwiej przeczyta i szybciej zapamięta kod np. „Basia1984”, niż „d?3mIl+”. Ponadto, jeśli z firmowego konta e-mail korzysta wielu pracowników, warto na bieżąco monitorować listę takich osób oraz możliwie ją ograniczać.

Istnieje także aspekt techniczny, który może spowodować utratę firmowej korespondencji. Jest nim mianowicie awaria komputera, z którego korzysta użytkownik. Dlatego, warto w ustawieniach konta wybrać opcję zachowywania na serwerze kopii wiadomości. Dzięki temu nawet te, które zostały już pobrane dalej dostępne są na hostingu. Umożliwia to także wielokrotne pobieranie tych samych wiadomości, dzięki czemu użytkownik ma do nich dostęp z wielu miejsc.