eDokumenty liczą zwrot z inwestycji

Obliczenia kalkulatora ROI (Return On Investment) obrazującego zwrot z inwestycji w system DMS zostały przygotowane w odniesieniu do eDokumenty – webowego oprogramowania pozwalającego na sprawne administrowanie wszelkimi dokumentami w postaci elektronicznej w każdej firmie, dużym przedsiębiorstwie czy jednostce państwowej. Istotnym atutem eDokumenty jest interoperacyjność – system współdziała zarówno z  oprogramowaniem  Windows, jak i Linux. Jest też łatwy w obsłudze – wszelkie działania realizowane są w oknie przeglądarki internetowej.

Szacowanie rentowności  

Dla jak najwyższej wiarygodności wyliczeń, kalkulator zwrotu z inwestycji ROI eDokumenty oparto na bardzo wyważonych szacunkach. Do obliczenia wskaźnika rentowności inwestycji należy podać kilka danych: liczbę dokumentów przychodzących i wychodzących w miesiącu, liczbę faksów w miesiącu, liczbę pracowników, średnią pensję oraz miesięczne przychody. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych otrzymuje się wynik wskazujący miesięczne koszty wydruków, ksero, wydruków faksów, wyszukiwania informacji oraz utracone przychody z tytułu braku informacji i kontroli. Ponadto kalkulator wskazuje po ilu miesiącach zwróciłaby się inwestycja w system eDokumenty.

Sposób obliczania ROI

Koszt obsługi każdego pisma przychodzącego obliczono jako przybliżony koszt kserowania, uwzględniający papier, materiały eksploatacyjne, serwis urządzeń oraz koszt przenoszenia i przechowywania papieru. Natomiast w przypadku pisma wychodzącego koszt obliczono jako przybliżony wydatek związany z jego dodatkowym wydrukowaniem na potrzeby zatwierdzenia przed wydrukiem do wysyłki. Koszty dotyczące faksu ujęto jako przybliżony koszt papieru i tonera potrzebnego do urządzenia.

Koszty poszukiwania informacji

Z kolei koszty wyszukiwania obliczono zgodnie z najniższymi możliwymi szacunkami przyjmującymi, że 10 proc. czasu pracy zajmuje pracownikom biurowym odszukiwanie informacji. Na utracony czas zalicza się szukanie papierowych kopii w segregatorach, szukanie emaili w systemie pocztowym, zajmowanie czasu współpracownikom poprzez pytania o to czy są w posiadaniu określonego dokumentu, szukanie w notatnikach telefonów i innych danych kontaktowych, szukanie plików, przeszukiwanie papierowych rejestrów korespondencji oraz poszukiwania zagubionych dokumentów. Utracone przychody obliczono, jako minimalnie 3 proc. z kwoty przychodu, który mógłby być większy przy założeniu zwiększenia produktywności pracowników poprzez zastosowanie odpowiedniego narzędzia, jakim jest system typu DMS/CRM/Workflow.

Zwrot inwestycji w dwa miesiące

Kalkulator ROI dostępny na www.eDokumenty.eu zawiera też przykładową analizę sporządzoną dla niewielkiej firmy obrazującą, jakie oszczędności przyniesie wdrożenie systemu obiegu dokumentów. Dla wprowadzonych w kalkulatorze domyślnych danych wystarczy wybrać opcję „Oblicz”, by uzyskać wynik. Inwestycja w system DMS eDokumenty zwróci się w tym przypadku w niemal dwa miesiące.

Bezpośredni link do kalkulatora: http://www.edokumenty.eu/index.php/roicalc/.