Home Chmura Firma z VoIP jak wielka korporacja

Firma z VoIP jak wielka korporacja

0
0
109

Centralka telefoniczna – bez inwestycji i zobowiązań

Automatyczne powitanie dzwoniącego, możliwość wybrania tonowo numeru wewnętrznego, pod którym uzyskamy więcej informacji na interesujący nas temat, informacja o nagrywaniu rozmowy – to scena pewnie dobrze znana każdemu, kto dzwonił chociaż raz na infolinię swojego banku bądź ubezpieczyciela. Te i inne zaawansowane usługi telekomunikacyjne w małej i średniej wielkości firmie też by się przydały, gdyby nie koszty. Kilkanaście tysięcy złotych za tradycyjną centralkę PBX z podobną funkcjonalnością to z reguły stanowczo za dużo. Ale gdyby tak cena wynosiła kilka lub kilkanaście złotych opłaty miesięcznej i można było wybrać tylko te usługi, które są nam naprawdę potrzebne? Bez żadnych inwestycji i długoterminowych zobowiązań? Właśnie w taki sposób udostępniają swoje usługi dodane operatorzy VoIP. Oferują oni funkcje bardzo rozbudowanej centrali PBX, która jednak nie jest zainstalowana w biurze, tylko na serwerach usługodawcy VoIP.

Aby uruchomić poszczególne usługi, wystarczy tylko zalogować się do dostępnego przez internet panelu klienta i zaznaczyć kliknięciem interesujące nas opcje. Przykładowo na platformie FreecoNet, która oferuje najbardziej rozbudowany pakiet usług dodanych pośród wszystkich operatorów VoIP w Polsce, stworzenie podobnego do opisanego wcześniej systemu powitań i przekierowań połączeń wymaga uruchomienia jedynie kilku narzędzi. Wspólnie tworzą one zaawansowany system IVR, z  wbudowanym syntezatorem mowy. Dzięki temu możemy z łatwością kreować powitania i komunikaty – po prostu wpisując je w odpowiednie pole. Z kolei przy pomocy usługi „Menu” i „Wybierz wewnętrzny” możemy od razu skierować rozmowę do odpowiedniej osoby w firmie. Opcja „Warunek” pozwala nam zaś ustawić automatyczny system przełączania osoby dzwoniącej do różnych użytkowników – np. w zależności od dnia tygodnia i od tego, kto dzwoni (np. obcokrajowiec będzie kierowany do konsultanta mówiącego po angielsku).

Znajdź mnie!

Użyteczną usługą jest także „Znajdź mnie”. Inteligentny system umożliwia wskazanie nie jednego, ale wielu miejsc, w których możemy przebywać i do których należy po kolei próbować przełączyć połączenia. Zawsze możemy też skorzystać z usługi „Poczty głosowej”, która może dodatkowo przekierowywać nagrane wiadomości na wskazany przez nas adres e-mail. – Dzięki tym usługom dosłownie w 15 minut jesteśmy w stanie samodzielnie wdrożyć w firmie interaktywną obsługę osoby dzwoniącej. Potem nie trzeba już codziennie tracić czasu na odbieranie telefonów skierowanych do kogoś innego i biegać między firmowymi pokojami w poszukiwaniu adresata połączenia – wyjaśnia Jan Wyrwiński, Prezes Zarządu FreecoNet Tlenofon SA.

Wirtualne urządzenia

Centralka PBX to nie jedyne wirtualne urządzenie, jakie możemy uruchomić w naszym biurze. Kolejnym jest np. fax. Aby skorzystać z tej usługi, musimy ją jedynie uruchomić w panelu klienta. Faksy w postaci elektronicznej możemy wysyłać na kilka różnych sposobów – za pośrednictwem wirtualnej konsoli faksów, wybierając odpowiednią opcję podczas drukowania dokumentu, bądź też wysyłając e-maila z dokumentem na specjalny adres, z numerami telefonów wpisanymi w temacie. Z kolei wszystkie przesłane do nas faksy możemy odbierać przez skrzynkę e-mail lub przez wirtualną konsolę faksów, dostępną przez internet. Korzystanie z wirtualnego faksu, oprócz wygody jego użytkowania, oznacza także spore oszczędności. Nie trzeba utrzymywać linii telefonicznej, inwestować w zakup drogich i zajmujących dużo miejsca urządzeń,  ponosić kosztów eksploatacyjnych związanych z zakupem papieru czy tonerów. Łatwiej jest też archiwizować dokumenty. W każdej firmie może się również przydać opcja masowej wysyłki faksów, z możliwością ich personalizacji.

Rejestrator rozmów

Kolejnym użytecznym rozwiązaniem jest Rejestrator rozmów, który także ma już swój wirtualny odpowiednik w postaci usługi VoIP. Pozwala ona na nagrywanie przychodzących i wychodzących połączeń telefonicznych, które następnie mogą być przechowywane na serwerze użytkownika lub też usługodawcy VoIP. Wirtualne rejestratory posiadają z reguły zaawansowane możliwości konfiguracji. Pozwalają np. określić, w jakich godzinach połączenia mają być nagrywane, z jakich numerów lub stref numeracyjnych. Nagrywanie rozmów przydaje się zwłaszcza w działach obsługi klienta, ale nie tylko. Może też okazać się użyteczne w kontaktach z trudnymi klientami, którym zdarza się „nie pamiętać” wprowadzonych przez telefon ustaleń, co prowadzi do sytuacji konfliktowych. Dzięki nagraniom można je łatwo rozwiązać bądź – w sytuacjach kryzysowych – wykorzystać jako materiał dowodowy. Istotną korzyścią związaną z nagrywaniem rozmów telefonicznych jest również możliwość wychwytywania najgorszych i najlepszych praktyk w obsłudze klienta, a następnie wykorzystywania nagrań w celach szkoleniowych.

Tańszym, wirtualnym odpowiednikiem możemy także zastąpić urządzenia, które umożliwiają zorganizowanie w firmie call center. Stosowną usługę wystarczy jedynie aktywować w internetowym panelu klienta, by  następnie zacząć tworzyć profesjonalny system obsługi klienta, realizowany przez grupę konsultantów. Osoby dzwoniące, w przypadku gdy wszyscy konsultanci prowadzą rozmowy, nie otrzymują sygnału zajętości, ale odgrywana jest im informacja o pozycji w kolejce albo też dowolny inny wcześniej określony komunikat. Z chwilą zakończenia rozmowy przez konsultanta, łączona jest do niego automatycznie pierwsza oczekująca osoba. Pozostałe są informowane o zmianie ich pozycji w kolejce. Możliwa jest też inna konfiguracja działania tej usługi, np. z określeniem maksymalnego czasu oczekiwania w kolejce.

Przyszłość jest klarowna

Przedstawione usługi telekomunikacyjne to jedynie kilka przykładów z bardzo rozbudowanej oferty, jaką możemy znaleźć u operatorów VoIP. Dzięki tym właśnie usługom i niskim cenom za rozmowy, telefonia internetowa coraz wyraźniej wypiera tradycyjne telekomy z małych i średnich przedsiębiorstw. – Wedle badania Atlantic-ACM na firmach w USA, aż 27 proc. z nich planuje w tym roku zmienić operatora na VoIP. Podobnie prognozuje także firma badawcza In-Stat, której zdaniem penetracja telefonii internetowej wśród amerykańskich firm wzrośnie z 33 proc. w 2009 roku do 79 proc. w 2013 roku. W Polsce sytuacja wygląda podobnie. Wystarczy choćby popatrzeć na ostatni raport UKE, który wskazuje na 35 proc. wzrost rynku usług telekomunikacyjnych opartych na VoIP w 2009 roku w stosunku do roku 2008. Tradycyjni operatorzy w segmencie MSP są w wyraźnym odwrocie i raczej nie zanosi się na zmianę tego trendu, bo nie mają takiej elastyczności i dynamiki rozwoju technologii, jak usługodawcy VoIP – podsumowuje Jan Wyrwiński.


Dodaj komentarz

Przeczytaj również

Kluczowe umiejętności dla rozwoju kariery GenAI

Generatywna Sztuczna Inteligencja (GenAI) jest nie tylko kolejną falą innowacji – to…