Firmowe oszczędności w zakresie drukowania

Powszechnie znanym faktem jest, że niektóre działy w firmie drukują więcej niż inne. Praca wykonywana przez część z pracowników nie może się obyć bez obcowania z papierem i po prostu wymaga stałego drukowania i kopiowania dokumentów. Nie może być inaczej, gdy ma się do czynienia z zadaniami z obszaru zaopatrzenia, zarządzania zamówieniami czy kontrolą jakości.

 Badanie przeprowadzone przez Ipsos na zlecenie firmy Lexmark wykazało, że departament logistyki drukuje najwięcej spośród wszystkich działów w danej firmie. Przeciętny pracownik drukuje 32 strony dziennie, natomiast osoby zatrudnione w działach logistyki drukują do 48 stron dziennie, co jest wynikiem o 50% wyższym niż średnia. Mniej, lecz również więcej niż statystyczna średnia, drukują osoby zatrudnione w dziale finansowym, HR, księgowości i administracji.

Niektóre działy są jak najbardziej usprawiedliwione, gdyż zobowiązane są one do produkowania większej liczby papierowych dokumentów w celu raportowania lub z uwagi na wymagania prawne. Problemem nie jest liczba wydruków jako takich, lecz liczba tych, które można by zakwalifikować jako zbędne.

Pracownicy działu logistyki przyznają, że niemal jedna trzecia ich dokumentów została wydrukowana przez przypadek lub właściwie nie była potrzebna. Również pracownicy działu IT potwierdzają, że codziennie drukują około dziewięciu niepotrzebnych stron, zaś osoby zatrudnione w dziale HR mówią o ośmiu stronach.

Wydaje się, że nadszedł już czas, by przedsiębiorstwa stały się bardziej świadome wpływu setek niepotrzebnych wydruków na swoje finanse oraz środowisko naturalne. Zrozumienie tego to oczywiście dopiero początek, równie ważne jest podjęcie stosownych kroków redukujących negatywny wpływ na środowisko naturalne i finanse firmy. Jak więc osiągnąć tego rodzaju zmianę?

Na poziomie bieżącej, codziennej pracy, możemy wprowadzić nowe schematy postępowania oraz wyposażyć firmę w nowy sprzęt. Na przykład, pracownicy korzystający z możliwości obustronnego drukowania mogą zredukować liczbę zużywanego papieru o połowę. Jak wykazały badania, obecnie jedynie jedna trzecia (34%) organizacji posiada drukarki umożliwiające drukowanie w systemie duplex. Równie użyteczna jest funkcja podglądu, dzięki której pracownik może sprawdzić, czy to co chce wydrukować, nie jest pomyłką. Niewiele osób korzysta z funkcji podglądu, w wyniku czego powstają przypadkowe lub niepotrzebne wydruki, które później trafiają od razu do kosza.

 Nowe wyposażenie może wprowadzić kulturę drukowania na wyższy poziom. Przykładowo urządzenia wielofunkcyjne – które mogą drukować, skanować, kopiować czy faksować – mogą automatycznie drukować obustronnie lub drukować używając jedynie czarnego tonera. Pracownicy mogą również przy ich pomocy – zamiast drukować i korzystać z tradycyjnych form wymiany korespondencji – skanować dokumenty i rozsyłać je elektronicznie.

Na poziomie organizacji, firmy mogą modernizować infrastrukturę oraz wprowadzać efektywniejsze sposoby zarządzania drukowaniem.

 Na przykład zmniejszenie liczby drukarek na danym obszarze lub wprowadzenie procedur autoryzacji skutkują większą kontrolą oraz wymuszają na pracownikach zasadę: pomyśl, zanim wydrukujesz. Badania Ipsos wykazały, że niektóre firmy już zwróciły uwagę na ten problem – 15% firm zredukowało liczbę drukarek na danym obszarze, a 11% wprowadziło procedury autoryzacji.

Istnieje też możliwość skorzystania z pomocy firmy zewnętrznej, która z pewnością zidentyfikuje procesy wpływające na niepotrzebne zwiększenie liczby wydruków. Współpraca z tego typu partnerem umożliwi również profesjonalną optymalizację infrastruktury oraz bardziej efektywne zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi.

Podsumowując, zidentyfikowanie działów, w których pracownicy drukują najwięcej jest krokiem w dobrą stronę, ale głównym zagadnieniem nie jest sama liczba wydruków, lecz liczba wydruków firmie niepotrzebnych. Jak wskazaliśmy istnieją już na rynku możliwości, dzięki którym organizacje mogą znacznie ograniczyć zużycie papieru. Dzięki takim zmianom pracownicy będą drukować mniej, a firmy oszczędzą środki finansowe.