Jak skutecznie zaoszczędzić 70% czasu pracowników wdrażając OCR?

Wielu pracowników w organizacji pracuje na dziesiątkach papierowych dokumentów. Zdecydowana większość z nich to faktury. Obsługa papieru jest czasochłonna i może prowadzić do pomyłek, które wpływają na terminowość realizowanych płatności oraz rzutują na współpracę między kontrahentami. Jak usprawnić pracę, przyśpieszyć ją i wyeliminować błędy? Jak zadbać o bezpieczeństwo danych i operacyjną efektywność? Warto wykorzystać nowoczesne narzędzia, które uwolnią  pracowników od części obowiązków i podniosą jakość codziennych czynności.

Digitalizacja podniosła komfort pracy i znacząco przyspieszyła obieg dokumentów w firmie. Dzięki niej są one szybciej i sprawniej obsługiwane, są także dostępne dla wielu użytkowników w tym samym czasie. W środowisku idealnym są one dodatkowo dostępne w formie edytowalnej – skan czy obraz zamieniony jest na zwykły dokument tekstowy. OCR (ang. optical charakter recognition), bo o tym narzędziu mowa, pozwala na wsparcie w bardzo wielu obszarach – nie tylko działów księgowości i kadr.

Bez OCR ani rusz

Coraz więcej firm decyduje się na zautomatyzowanie procesu zarządzania dokumentami w firmie. To nie tylko gwarancja ich szybszego i dokładniejszego obiegu, ale przede wszystkim szereg korzyści – dla organizacji i pracowników. Co oczywiste – technologia OCR pozwala „zdjąć” z nas proste czynności i zoptymalizować czas pracy. Przeanalizowane przez Impel Business Solutions dane (głównie z wdrożeń dla działów księgowych) pokazały, że dzięki technologii OCR, można zaoszczędzić aż 70% pracy człowieka. I co najważniejsze – wykluczyć błędy.

– W przypadku ręcznego wprowadzania newralgicznych informacji z dokumentów, np. ich numeracji/oznaczenia, numeru konta bankowego, nietrudno o błąd. Wykorzystanie technologii OCR z wbudowaną sztuczną inteligencją, dzięki której system uczy się na własnych błędach, pozwala z czasem ze skuteczności 60-70% uzyskać poziom do 90% poprawności odczytu danych  – mówi Katarzyna Łucka, dyrektor biura zarządzania systemami i projektami z Impel Business Solutions. Co równie istotne, dzięki procesom automatyzacji potrzeba coraz mniej ingerencji człowieka w proste czynności. I choć to ogromna szansa dla organizacji, by wykorzystać potencjał pracowników i skierować ich rozwój na zupełnie nową ścieżkę, wielu z nich paradoksalnie widzi we wdrożeniach barierę – dodaje.

Jedną z największych przeszkód po stronie organizacji okazuje się niska świadomość tego, jak OCR może pomóc przyspieszyć pracę automatyzując najprostsze i powtarzalne  czynności. Zwykle niechęć bierze się z niewiedzy, związanej ze znajomością modeli wdrożeniowych na rynku i braku dobrych praktyk w procesie wdrożenia.

 Model licencyjny czy usługowy?

Jak widać już samo narzędzie daje niebagatelne korzyści. A to dopiero początek jego zalet. Bowiem OCR można wdrożyć na dwa sposoby: zakupić licencję i nauczyć pracowników korzystania z tego narzędzia albo zdecydować się na wdrożenie usług z wykorzystaniem tej technologii świadczonych przez zewnętrznego partnera. Różnica pomiędzy tymi modelami jest przede wszystkim w czasie i skuteczności narzędzia: model licencyjny wymaga  sporego nakładu pracy, by osiągnąć pełną efektywność. Na starcie jego skuteczność to 60-70% poprawności odczytu danych. W modelu usługowym – już od pierwszego dnia klient ma gwarancję 100% właściwego rozpoznania informacji.

Z czego wynika różnica? OCR w modelu licencyjnym to dla organizacji szereg wyzwań i kosztów: zakup licencji, przygotowanie infrastruktury (serwer, bazy danych, back-upy) i pracownicy potrzebni do wdrożenia oraz utrzymania technologii oraz specjaliści danych do codziennej obsługi dokumentów.  Innymi słowy – wymaga  zbudowania całej infrastruktury techniczno-kadrowej. W przypadku modelu usługowego potrzeba kilku spotkań z klientem, rozpoznania jego potrzeb, wykonania analizy przedwdrożeniowej i zmapowania kluczowych procesów, w których zadziała OCR. W takim rozwiązaniu ciężar zaangażowania we wdrożenie przejmuje zewnętrzny partner.

– Wybór modelu zależy od potrzeb, stopnia rozwoju i dojrzałości organizacji, bo tylko przyglądając się tym czynnikom jesteśmy w stanie zarekomendować rozwiązanie bardziej opłacalne – mówi Katarzyna Łucka z Impel Business Solutions. Obydwa modele są użyteczne. Najważniejsza jest jednak świadomość kluczowej różnicy pomiędzy nimi: efektywności. W przypadku modelu licencyjnego potrzeba około 3-4 miesięcy, zanim system i pracownicy osiągną oczekiwaną efektywność. Przy skorzystaniu z usługi świadczonej przez zewnętrznego partnera – czyli połączenia narzędzia z weryfikacją odczytu danych przez pracownika – klient otrzymuje 100% poprawności i rzetelności informacji już pierwszego dnia – dodaje.

OCR wszędzie tam, gdzie dokumenty są powtarzalne

Możliwość personalizacji i dostosowania narzędzi OCR do potrzeb organizacji pozwala na optymalne jego wdrożenie w każdej firmie. Automatyzacja odczytanych danych daje możliwość budowania Big Data zewnętrznych i wewnętrznych, zapewnia dostęp do informacji firmowych niezbędnych do celów zarządczych. Może też służyć wielu działom w firmie: od księgowości, przez logistykę, dokumenty kadrowe czy nawet procesy rekrutacyjne.

Więcej informacji na temat oferowanego przez Impel Business Solutions narzędzia OCR znaleźć można na stronie: https://procesy-biznesowe.impel.pl/