Jak zapanować nad chaosem informacji?

Postępująca cyfryzacja biznesu w firmach jest coraz większa, a w raz z nią rośnie wielkość i złożoność gromadzonych i przetwarzanych w postaci plików informacji. Zawartość przetwarzanych plików niesie ze sobą podstawowe dane związane z realizowanym modelem biznesowym, a w dużych organizacjach ich ilość sięga milionów dziennie. Zapanowanie nad zawartością takiej masy informacji możliwe jest dzięki ECM (Enterprise Content Management), czyli zintegrowanym systemom zarządzania zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie.

Co konkretnie oferuje SER Group?

SER GROUP jest największym europejskim producentem rozwiązania klasy ECM o nazwie DOXIS4. Nasz produkt jest jednym z 10 najlepszych na świecie i znalazł uznanie ponad 2000 klientów na całym globie. Działamy na wielu rynkach, w tym w Polsce, gdzie realizujemy nasz model biznesowy przy współpracy z Partnerami, którzy po rygorystycznych szkoleniach wdrażają nasz produkt u naszych wspólnych klientów.

Jakie korzyści niesie dla klientów wdrożenie oprogramowania ECM?

Podstawową korzyścią z wdrożenia ECM są oszczędności finansowe wynikające między innymi z faktu wykorzystania tańszego w obsłudze nośnika informacji niż papier oraz tańszego i niezawodnego procesowania obiegu zawartości w organizacji. Dodatkowo zastosowanie ECM pozwala na wypełnienie wymogów regulacji prawnych oraz staje się narzędziem wspierającym ograniczenie ryzyka operacyjnego. Posłużmy się przykładem obiegu faktur w firmie. Skanowanie i archiwizacja faktur pozwalają na dystrybucję zawartości tych dokumentów w organizacji bez konieczności posługiwania się oryginałem, a więc bez ponoszenia ryzyka jego zagubienia. Na marginesie być może, wkrótce papierowe faktury odejdą do lamusa? Ustalone i wspierane przez workflow procedury akceptacji opłacenia faktur, znakomicie przyspieszają ten proces, pozwalając na skorzystanie z przewidzianych niejednokrotnie zachęt finansowych za szybkie opłacanie należności. Dodatkowo powtarzalne i audytowane procesy akceptacji faktur dają gwarancję minimalizacji i monitorowania ryzyka związanego z tym procesem. Myślę, że analogiczne korzyści daje się wywieść z zastosowania ECM w innych obiegach zawartości w organizacji – np. w obszarze likwidacji szkód, procesowania wniosków kredytowych czy organizacji procesów zakupowych.

Jak to jest ważne dla klientów? Jakiego rodzaju problemy można usprawnić dzięki systemom ECM?

Zagadnienia wspierane implementacją strategii ECM oraz samych narzędzi ECM są bardzo istotnymi elementami modeli biznesowych, stąd oraz z doświadczeń gromadzonych od ponad 30 lat we współpracy z klientami na całym świecie rozumiemy, jak jest to ważne. Najłatwiej jest wskazać wagę ECM w przedsięwzięciach dużej skali, gdzie bez rozwiązań tej klasy, niektóre opłacalne modele biznesowe byłby niemożliwe do zrealizowania. Wracając do przykładowego procesowania faktur, możemy wskazać klientów, gdzie procesy skanowania, przetwarzania zawartości, akceptacji faktur oraz ich rozliczania są wykonywane w centrach regionalnych obejmujących nierzadko swoim zakresem niemal cały kontynent. Przy tak dużej skali i złożoności problemu, na którą nakładają się różnice językowe oraz różnice systemów prawnych, realizacja koncepcji współdzielonego centrum rozliczeniowego bez ECM byłaby niemożliwa.

Niezależnie jednak od skali, rozwiązania klasy ECM pozwalają na rozwiązanie kilku zagadnień związanych z elektroniczną zawartością. Mam na myśli organizację uprawnionego dostępu do zawartości lub części zawartości, myślę również o odpowiadającej wewnętrznym procedurom dystrybucji tych treści, a także o analizie tych treści, w połączeniu z danymi gromadzonymi przez firmę w innych systemach, w celu zautomatyzowanej reakcji na wychwycone nieprawidłowości, które wymagają monitorowanego działania. Posłużę się przykładem jednego z wielu dostępnych w DOXIS4 prekonfigurowanych rozwiązań – Contract Management – dedykowanego do pełnej obsługi zarządzania umowami podpisanymi z kontrahentami. Contract Management pozwala na przechowywanie zawartości umów, aneksów i załączników w odpowiednio zorganizowanej strukturze teczki gwarantując dostęp do poszczególnych elementów tej zawartości jedynie autoryzowanym użytkownikom. Kontrola dostępu jest dalece bardziej zaawansowana niż tylko ograniczenie widoczności poszczególnych plików, dlatego że pozwala na skonfigurowanie anonimizacji fragmentu treści dokumentu. Dodatkowo, gdyby regulacje prawne wymagały odpowiednio ustalonego okresu przechowywania umowy lub odwrotnie usuwania informacji o niej zgodnie z przyjętymi zasadami prawnymi to DOXIS4 Contract Management w pełni automatyzuje to zagadnienie dając pewność (jest to poparte certyfikacją) nawet archiwizacji wieczystej, jeśli jest taka potrzeba. Z cyklem życia umowy wiążą się zdarzenia, które łatwo jest przegapić. Mam na myśli na przykład mijający termin na wypowiedzenie lub przedłużenie umowy na korzystnych warunkach lub wynikające z umowy zobowiązania do podjęcia innych czynności formalno-prawnych. Dzięki DOXIS4 Contract Management tego typu zadania zostaną przydzielone automatycznie do odpowiedzialnych osób, także nie ma możliwości, aby te ważne sprawy komukolwiek umknęły. Ostatnią ciekawą funkcją DOXIS4 wykorzystywaną w prekonfiguracji Contract Management jest możliwość generowania umów z szablonów, gdzie cały proces przygotowania szablonu oraz jego akceptacji przed produkcyjnym udostępnieniem, a nie tylko generowanie umowy przed jej zawarciem, może być zorganizowany w cykl zadań zgodnych z wewnętrznymi procedurami.

Mówiliśmy dotąd o dużych, często ponadnarodowych podmiotach, dla których zastosowanie systemów ECM jest rzeczą oczywistą. Mamy jednak wiele firm, które borykają się z tymi samymi problemami jednak na dużo mniejszą skalę. Czy wasza oferta trafia również do nich?

Faktycznie, jak już powiedzieliśmy zagadnienia adresowane przez ECM są niezależne od skali, chociaż przy dużej skali łatwiej jest wyeksponować korzyści. Nasz model licencyjny jest zbudowany w taki sposób, aby był atrakcyjny dla mniejszych podmiotów. Podstawowymi parametrami determinującymi wartość ewentualnej inwestycji jest liczba użytkowników przyszłego systemu, wielkość archiwum oraz zakres usług i modułów systemu DOXIS4 wykorzystywanych przez klienta. Dzięki modułowej budowie DOXIS4 oraz uzależnieniu kosztów od skali, nasz system może być wdrożony w mniejszych przedsięwzięciach na korzystnych warunkach komercyjnych i rosnąć wraz z rosnącymi potrzebami naszego klienta wraz ze wzrostem skali jego działania. W historii naszych wdrożeń często zdarza się sytuacja, gdzie współpraca nawet z dużą międzynarodową organizacją zaczyna się od lokalnego departamentu zatrudniającego kilkadziesiąt osób, by po ponad 15 latach współpracy rozwinąć się współpracy, którą najlepiej opisałoby stwierdzenie, że DOXIS4 jest globalnym standardem ECM naszego klienta.