Jak zatrzymać lawinę papieru?

Wyniki badań, przeprowadzonych przez firmę Itella Information, zajmującą się szeroko rozumianą komunikacją biznesową wynika, że Polacy dobrze znają pojęcie faktury elektronicznej i jeśli tylko mają taką możliwość, to chętnie z niej korzystają (prawie 1/3 ankietowanych deklaruje korzystanie z e-faktur). Firmy zdają się dostrzegać zainteresowanie klientów e-fakturami. Przedsiębiorcy badani przez Itellę deklarują, że w ciągu dwóch, trzech lat zwiększą liczbę wystawianych przez siebie e-faktur.

E-faktura znaczy taniej

Argumentów za wprowadzeniem e-faktury jest wiele. Jednym z najważniejszych jest możliwość ograniczenia kosztów związanych z dystrybucją faktur papierowych. Jak wynika z raportu firmy Roland Berger, przygotowanego na zlecenie Krajowej Izby Rozliczeniowej papierowa korespondencja generuje niebagatelne koszty. Przy założeniu, że koszt wydruku oraz wysyłki jednej faktury wynosi ok. 1,6 zł, dla operatora telekomunikacyjnego obsługującego 2 miliony klientów, rezygnacja z papierowych faktur to oszczędność nawet 38 mln zł rocznie. Ale zastąpienie faktur papierowych elektronicznymi przynosi wymierne korzyści nie tylko dużym firmom. Firma Berendsen, europejski lider w dziedzinie serwisu tekstyliów, obsługuje w Polsce 7,5 tys. klientów.

„Zdecydowaliśmy się na wprowadzenie e-faktur, mając świadomość, że jest to najtańszy i najszybszy sposób przygotowania i dystrybucji faktur do naszych klientów. – W naszej firmie obowiązuje miesięczny system rozliczeniowy, co oznacza, że na początku każdego miesiąca musimy wystawić ponad 11 000 faktur. Zaksięgowanie w systemie takiej liczby faktur, wydrukowanie, zapakowanie w koperty i dostarczenie na pocztę jest bardzo pracochłonne, dlatego też każdego miesiąca musimy zatrudniać przez tydzień dodatkowo trzy osoby, które zajmują się wyłącznie pakowaniem faktur. Niestety, najczęściej i tak czas dostarczenia dokumentu do odbiorcy jest niezadowalający. Łatwo również policzyć kwotę oszczędności, biorąc pod uwagę, że koszt samego wysłania jednej papierowej faktury to w naszym przypadku przynajmniej 3,75 zł”  – mówi Robert Adas, kontroler procesów biznesowych w Berendsen

• Korzyści finansowe to nie jedyna zaleta e-faktur. Elektroniczne faktury pozwalają na usprawnienie procesów wewnętrznych, szybszą komunikację z klientem, wpływając w konsekwencji na poprawę płynności finansowej firmy. Ważny jest także aspekt ekologiczny – światowe tempo wycinania lasów, wynoszące 1 hektar na sekundę oznacza, że codziennie ginie 860 km² powierzchni lasów. Rocznie daje to 310 tys. km², co równa się niemalże powierzchni Polski.

Potrzeba edukacji

Mimo tych korzyści, jak pokazują badania, upowszechnianie e-faktur w Polsce nie jest takie proste. Choć popularność elektronicznych faktur na świecie stale rośnie – wg badań Itelli, w Wielkiej Brytanii korzysta z nich obecnie 89 % firm, w Finlandii – 58%, na Litwie – 29 %, na Węgrzech – 25%, w  Rumunii – 24 %, w Czechach – 22 %, to w Polsce dotychczas tylko 11% przedsiębiorców wprowadziło to rozwiązanie. Eksperci Itelli twierdzą, że powodem takiego stanu rzeczy jest m.in. brak szkoleń prezentujących polskim przedsiębiorcom sposoby wystawiania faktur elektronicznych, które uważane są za rozwiązania skomplikowane i drogie w obsłudze. Nie jest to jedyny problem. Barierą jest także konieczność zdobycia pisemnej zgody odbiorców e-faktur na ich otrzymywanie. To dlatego Berendsen na 11 000 wystawianych faktur, obecnie tylko 650 wystawia elektronicznie i z tego właśnie powodu firma zdecydowała się na przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród swoich partnerów biznesowych.

Czas na dyskusję

Odpowiedzią na liczne pytania dotyczące e-faktur jest zorganizowanie przez Krajową Izbę Rozliczeniową S.A. spotkania Klubu e-biznesu, które odbędzie się 9 grudnia br. w Warszawie. W części poświęconej efektywnemu zarządzaniu dokumentacją w firmie, omówione zostaną uregulowania prawne i doświadczenia związane z funkcjonowaniem faktur elektronicznych w Polsce. Ponadto przedstawione zostaną korzyści oraz praktyczne aspekty rezygnacji z papierowego obiegu dokumentów finansowych na rzecz faktur elektronicznych. Zaprezentują je przedstawiciele firm, które już korzystają z e-faktur.

„KIR od początku wspiera rozwój elektronicznej gospodarki, widząc w niej dużą szansę na wzrost konkurencyjności polskiego rynku. Elektroniczne faktury, tak popularne w Europie Zachodniej, mogą przynieść wymierne korzyści także polskim przedsiębiorcom. Dlatego podejmiemy również próbę analizy opublikowanego w październiku br. projektu rozporządzenia Ministerstwa Finansów w sprawie przesyłania faktur elektronicznych, ze zwróceniem szczególnej uwagi na formę, w jakiej przedsiębiorcy mogą bezpiecznie wdrażać e-faktury już dziś. Dobrą okazją do przedstawienia praktycznych rozwiązań, dyskusji i wymiany doświadczeń będzie właśnie spotkanie Klubu e-biznesu” – mówi Kazimierz Małecki, prezes Zarządu KIR S.A.

• Spotkanie Klubu e-biznesu będzie transmitowane on-line na portalu Bankier.TV. Transmisja dostępna będzie w dniu 9 grudnia br. w godz. 10.00-13.00 pod adresem: http://bankier.tv/live/kir