Kiedy inwestować w nowy sprzęt i oprogramowanie?

Technologia zmienia się nieustannie, stale zmierzając do tego, by swoje zadania realizować coraz bardziej efektywnie. W pewnym momencie będziesz musiał zdecydować się na unowocześnienia, wymieniając lub modernizując swój sprzęt i instalując najnowsze wersje oprogramowania użytkowego.

Unowocześnianie sprzętu

Niemal codziennie powstają nowe, innowacyjne rozwiązania technologiczne, dzięki którym komputer pracuje szybciej, monitor ma coraz wyższą rozdzielczość, a jakość wydruków jest coraz wyższa.

Nie musisz mieć wszystkich ostatnich wynalazków i najnowszych produktów. W pewnym jednak momencie zauważasz, że sprzęt którego używasz pracuje coraz wolniej i jest coraz mniej efektywny.  W końcu dochodzisz do wniosku, że jest już na tyle przestarzały, że trzeba go zmodernizować lub wymienić.  Jeśli tego nie zrobisz, to już wkrótce możesz mieć problem z otwarciem plików stworzonych w najnowszych wersjach oprogramowania. Unowocześniaj wyposażenie wtedy, gdy wymaga tego Twoja działalność. Ale staraj się być na bieżąco z postępem techniki. Czytaj magazyny komputerowe, odwiedzaj strony internetowe, przeglądaj prasę biznesową poświęconą IT, od czasu do czasu zajdź do sklepu ze sprzętem komputerowym. Dobry sprzedawca nie tylko podzieli się najnowszymi informacjami, ale także przeprowadzi darmową prezentację najnowszych produktów.

Rozbudowa pamięci operacyjnej to zawsze pomysł godny rozważenia. Można także unowocześnić napędy CD i DVD oraz zwiększyć pojemność twardego dysku. Podobnie sprawa wygląda w przypadku monitora, karty dźwiękowej czy karty graficznej. Często okazuje się jednak, że modernizacja starego komputera kosztuje więcej niż kupno nowego, którego konfiguracja odpowiada Twoim oczekiwaniom i potrzebom.

Planując modernizację, pamiętaj: 

• Kupuj tylko to, czego potrzebuje Twoje przedsiębiorstwo teraz i w przyszłości.• Czytaj prasę komputerową i biznesową w poszukiwaniu informacji o najnowszych osiągnięciach i nowinkach, a następnie zdecyduj, które z nich mogłyby być dla Ciebie przydatne.

• Prowadź rejestr sprzętu i oprogramowania, ponieważ są to ważne aktywa i informacja na ich temat będzie potrzebna w wielu przypadkach.

• Rozważ zakup licencji grupowychw przypadku unowocześniania oprogramowania, obejmującego zakup licencji na pięć lub więcej stanowisk.

• Rozważ skorzystanie z programów finansowania inwestycji technologicznych, dzięki którym będziesz  mógł dokonać zakupów na najdogodniejszych warunkach .

Unowocześnianie oprogramowania

Podstawowa zasada mówi, że powinieneś kupować tylko takie oprogramowanie, którego potrzebuje Twoje przedsiębiorstwo. Dzięki temu będziesz mógł rozsądnie planować i efektywnie kontrolować koszty. Twoje przedsiębiorstwo zmienia się wraz z upływem czasu. Rozwijając  swoją działalność, potrzebujesz coraz lepszych, bardziej wydajnych narzędzi informatycznych.  Sposób uaktualniania oprogramowania do najnowszych wersji  może zależeć od tego, w jaki sposób zostało ono wcześniej zakupione i na jakich warunkach zostały udzielone  licencje.

• Jeśli kupiłeś wersję pudełkową programu w sklepie i pojawia się nowsza wersja, możesz ją nabyć jako uaktualnienie.
• Jeśli nabyłeś oprogramowanie wraz z komputerem, to możesz  kupić uaktualnienie do nowszej  wersji oprogramowania w sklepie.
• Jeśli kupujesz pięć licencji, to warto rozważyć skorzystanie z oferty zakupu licencji grupowych (w przypadku zakupu oprogramowania Microsoft  np. w programie Otwartej Licencji Microsoft Open, nabywając dodatkową opcję Software Assurance uzyskujesz prawo m.in. do aktualnych wersji produktów  które ukażą się w trakcie trwania umowy licencyjnej, a także do wielu innych dodatkowych korzyści takich jak możliwość zainstalowania pakietu Office w komputerze domowym).

Ewidencjonowanie oprogramowania

Oprogramowanie należy do aktywów firmy,  a ewidencjonowanie sprzętu i oprogramowania przynosi jej konkretne korzyści.  Oznacza, że dysponujesz odpowiednimi informacjami w przypadku, gdyby konieczne było skorzystanie z pomocy technicznej. Masz również dane niezbędne do ubezpieczenia.

Program zarządzania zasobami oprogramowania pomoże chronić Twoją firmę przed piractwem komputerowym i kupowaniem zbyt małej lub zbyt dużej liczby licencji. Może również pomóc określić Ci, jakiego oprogramowania potrzebujesz, a które aplikacje są zbędne.