Krok ku nowoczesności – automatyzacja procesu audytu 5S

System 5S a Lean Management

5S to zestaw technik i metod, których głównym celem jest ustanowienie i utrzymanie wysokiej jakości stanowisk pracy. Wiąże się ściśle z właściwą organizacją środowiska pracy, udoskonalaniem kultury organizacyjnej oraz sprzyja stabilności procesów. Głównym celem Lean Management z kolei jest wyszczuplanie przepływu materiału i informacji. Jak się okazuje, tradycyjne podejście do 5S nie do końca realizuje tę ideę. 

Tradycyjne audyty 5S – długie i pracochłonne

Prowadzony tradycyjnie audyt zabiera sporo czasu, podobnie jak i mozolne uzupełnianie ocen stanowisk po audycie, tworzenie raportów oraz statystyk. Właściciel obszaru dowiaduje się więc po dłuższym czasie, co było nie tak na jego stanowisku. Zdarza się nawet, że w momencie, kiedy otrzymał informację o niezgodności, ta już dawno została usunięta. Efekt? Entuzjazm do utrzymania 5S zdecydowanie maleje. I mimo że często nie dochodzi do jego całkowitego zaniechania, to efektywność i zapał zespołu zaczynają spadać. Brakuje mobilizacji, aby utrzymywać porządek. 

Czas na nowoczesne rozwiązania

Tak jak i wiele obszarów, tak i wprowadzenie i realizowanie 5S może zostać wsparte nowymi technologiami. W jaki sposób? Wykorzystując dedykowane platformy audytowe, których zadaniem będzie wsparcie technik i metod 5S, jednocześnie realizując filozofię Lean Management. Jakie konkretnie korzyści wynikają ze wdrożenia platformy audytowej? Poniżej kilka z nich: 

• możliwość tworzenia i zarządzania kontami użytkowników,
• zdefiniowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa,
• możliwość wdrożenia, ulepszania i przede wszystkim utrzymania systemu 5S,
• przygotowywanie różnych typów audytów,
• automatyzacja, usprawnienie i przyspieszenie procesu audytowania,
• szansa na porównywanie wydajności w zakresie utrzymywania standardu (metodologia ciągłego doskonalenia) w różnych obszarach, czy wydziałach oraz obserwację trendów,
• podniesienie efektywności utrzymywania standardu,
• stałe ulepszanie swojego stanowiska pracy i upraszczanie swoich działań,
• utworzenie standardów i dziennych rutyn,
• możliwość zaplanowania działań korygujących,
• szansa na ciągłą edukacje audytorów poprzez wyznaczanie dysfunkcji krytycznych, jak i akceptowalnych,
• motywacja pracowników do utrzymywania standardów 5S.

Rozwiązanie powinno być skonfigurowane w takim sposób, aby zaszyta była w nim struktura organizacyjna wraz z przynależnością poszczególnych obszarów do tej struktury. Pozwala to właścicielom obszarów delegować możliwość tworzenia standardów w systemie innym pracownikom. To rozwiązanie wpisuje się w ideę 5S, kiedy to pracownicy sami podejmują inicjatywę i biorą za nią odpowiedzialność.

– Platforma audytowa pozwala lepiej egzekwować utrzymanie porządku, a pracownicy otrzymując wyniki w trybie natychmiastowym, bardziej się z nimi utożsamiają.  Co istotne – wszystkie niezbędne informacje są w  „jednym miejscu” – tłumaczy Mariusz Adamus, St. Specjalista ds. Sprzedaży Systemów z Etisoft – firmy dostarczającej rozwiązanie Audytor, które umożliwia wykonywanie różnorodnych typów audytów, w tym 5S. – Baza zarejestrowanych użytkowników automatycznie przypisuje uprawnienia w zależności od kompetencji, a pracownicy sami przychodzą do kierowników i sugerują aktualizacje standardu, zgodnie ze swoimi potrzebami. Powoli dochodzimy więc do ostatniego, piątego S – tam gdzie pracownik sam zaczyna rozwijać standardy – dodaje ekspert z Etisoft. 

Na koniec – warto zaznaczyć, że dobra platforma audytowa (np. Audytor) to narzędzie niewymagające angażowania informatyków, czy zwiększania liczby audytorów. Wręcz przeciwnie – można nawet zmniejszyć ich liczbę. Także wówczas gdy wzrasta liczba audytowanych obszarów.

Lean Management wymaga poszukiwania najlepszych rozwiązań – dlatego warto skorzystać z narzędzi, dzięki którym audyty poprowadzą do pozytywnych efektów i wymiernych rezultatów.