Niewykorzystany potencjał wirtualnych zespołów

Badanie przeprowadzone przez Siemens Enterprise Communications sprawdzało obecny stan biznesowych zespołów roboczych. Wyniki wskazują, że znaleziono wielki potencjał do poprawy wydajności pracy. 79 procent ankietowanych często pracuje w ramach wirtualnego zespołu. Tylko 44 procent twierdzi, że wirtualne interakcje są tak samo wydajne jak bezpośrednia współpraca. Badanie wykazało również, że pracownicy nie mają odpowiednich narzędzi, aby skutecznie działać w ramach wirtualnego zespołu. Natomiast technologie, których używają często wywołują u nich frustrację i są trudne w użyciu. Obecnie przedsiębiorstwa tracą na niewykorzystanym potencjale swoich zespołów, który mogłyby wykorzystać do poprawy wyników firmy.

Problem ze świadomym i efektywnym korzystaniem z narzędzi wirtualnej współpracy

Badano zarówno to, jakie narzędzia są wykorzystywane w firmach, jak i postrzeganie skuteczności pracy mobilnej przez pracowników. Rozproszone zespoły i pracownicy mobilni pracujący zdalnie to dla większości firm oczywistość. Jednak jeszcze gros z nich zajmuje się tylko wyposażeniem pracowników w laptopa, telefon stacjonarny i komórkę, pomijając kwestię przygotowania i przeszkolenia do interakcji oraz budowania relacji w świecie, który w dużej mierze jest wirtualny.

Wyniki badania wykazały m.in., że:

• 43 procent użytkowników jest zniechęconych i przytłoczonych przez dotychczasowe narzędzia współpracy;
• e-mail (93 procent) i telefon (89 procent) są najczęściej wykorzystywane przez zespoły pracujące wirtualnie, ale tylko 54 procent badanych uważa, że te narzędzia są wystarczające;
• 72 procent użytkowników czuje, że praca zespołowa byłaby bardziej skuteczna z wykorzystaniem wideo (szczególnie wideokonferencji), ale tylko 34 procent korzysta z tego narzędzia;
• 75 procent stwierdza, że zespoły pracujące wirtualnie są często rozpraszane przez rzeczywiste otoczenie;
• tylko 8 procent firm ma procesy wspierające zarządzanie wynikami zespołu, aby zapewnić optymalną efektywność ich pracy.

"Badanie potwierdza tezę, że przedsiębiorstwa mają szansę na rozwój i sukces, jeśli mogą poprawić jakość kontaktu i współpracę między zespołami pracującymi wirtualnie" – powiedział Paweł Podwysocki, prezes zarządu, Siemens Enterprise Communications. "Wyniki badania wzmacnia ponadto nasza międzynarodowa kampania amplifyTEAMS. Naszym celem jest dostarczanie rozwiązań komunikacyjnych, które przedefiniują sposób pracy pracowników. Chodzi o zebranie wszystkich kanałów komunikacji, w tym sieci społecznościowej, wideo, tekstu, transkrypcji oraz rzeczywistej obecności i rozłożenie ich na proste intuicyjne doświadczenia usprawniające pracę”.

Wnioski z badania:

• Zmiana akcentu z technologii na ludzi. Firmy muszą przekroczyć stereotypowe myślenie o wykorzystywaniu technologii. Dzisiejsze rozwiązania ułatwiają pracę i usprawniają sposób, w jaki zespoły kontaktują się i współpracują ze sobą.
• Dopasowanie doświadczenia użytkowników do nowego stylu pracy. Mobilność jest obecnie normą. Użytkownicy oczekują, by narzędzia których używają w pracy, były tak proste i funkcjonalne, jak technologie, które wykorzystują prywatnie. Przedsiębiorstwa powinny wdrażać rozwiązania komunikacyjne, które pozwalają użytkownikom bez wysiłku poruszać się wśród mediów (głos, tekst, wideo i społeczności). Wszystko ma być spójne i intuicyjne, i ma być przyjemnym doświadczeniem dla użytkownika.
• Osadzenie zintegrowanej komunikacji w realiach codziennej pracy w firmie. Rozwiązania komunikacyjne muszą być ściśle zintegrowane z istniejącymi aplikacjami, katalogami, sieciami społecznymi i pracą grupową, jaka występuje już w przedsiębiorstwie. Jednocześnie zintegrowana komunikacja musi upraszczać użytkownikom wyświetlanie treści, tak aby zapewnić im tylko potrzebne informacje, w wygodnej dla nich formie.

amplifyTEAMS

Nadszedł czas, kiedy przedsiębiorcy mogą spojrzeć na nowo na wykorzystanie potencjału wydajności zespołu i zobaczyć w pracy zespołowej składnik wartości firmy. Wizja Siemens Enterprise Communications amplifyTEAMS ma umożliwić firmom uwolnienie niewykorzystanego potencjału swoich zespołów, w kontekście nowego podejścia do komunikacji i stylu pracy. Intencją nowego podejścia jest dostarczanie w pełni zintegrowanych rozwiązań komunikacyjnych, które synchronizują technologie i harmonizują doświadczenie użytkowników oraz bezpośrednio wspierają sposób prowadzenia biznesu, umożliwiając efektywną pracę pracowników i zespołów. Efektem są bardziej konkurencyjne przedsiębiorstwa z lepszymi wynikami biznesowymi.

Podstawy amplifyTEAMS:

• Rozmowy „na żywo”: doświadczenie jakości HD, umożliwiające wszelkie formy wymiany informacji w czasie rzeczywistym.
• Rejestracja treści: dzięki nagrywaniu i zapisywaniu treści nigdy nie stracisz myśli czy pomysłu. Będą on służyć jako wsparcie każdej dyskusji.
• Brak przeszkód: narzędzia stosowane przez użytkowników mają być proste i intuicyjne. Same mają uczyć się sposobu pracy i dostosować się do panującej sytuacji i potrzeb.
• Ogniskowanie informacji: kontroluj świat komunikacji. Przerywać pracę mogą tylko sprawy uznane przez użytkownika za szczególnie istotne lub kryzysowe; reszta ma być pominięta i wytłumiona.
• Wychodzenie poza schematy: włącz zewnętrzne aplikacje do rozszerzenia i usprawnienia procesu pracy.