MaszyneriaNowe trendy w zarządzaniu dokumentami > redakcja Opublikowane 9 czerwca 20200 0 102 Podziel się Facebook Podziel się Twitter Podziel się Google+ Podziel się Reddit Podziel się Pinterest Podziel się Linkedin Podziel się Tumblr Zarządzanie drukowaniem bardzo zmieniło się na przestrzeni lat i wraz z początkiem cyfrowej transformacji przekształciło się w usługę zarządzania zdigitalizowanymi dokumentami. Oba procesy nie są już skoncentrowane na papierze i oferują szereg możliwości — od sprawowania kontroli nad przepływem informacji w trakcie pracy aż do zabezpieczania krążących w firmie dokumentów. Od tego czasu wspomniane usługi rozwijały się i zmieniały wraz z możliwościami rynku, zdeterminowanymi aktualnymi potrzebami przedsiębiorstw oraz rozwojem technologicznym.Pandemia koronawirusa zwiększa tempo cyfrowej transformacjiW opinii Stuarta Price’a, General Managera w Xerox Polska, bieżąca sytuacja związana z pandemią koronawirusa ma niezwykle silny wpływ na dalszy postęp zmian oraz tempo transformacji cyfrowej. Przeobrażenia będą szczególnie widoczne w małych i średnich firmach oraz branżach, które unikały tej konieczności w ostatnich latach, takich jak opieka zdrowotna. Dla przykładu, te zmiany mogą realnie wpłynąć na pracę szpitali — umożliwią tworzenie elektronicznych rejestrów pacjentów, minimalizując w ten sposób ryzyko niewłaściwego umieszczenia ważnej dokumentacji. Tym samym zwiększą jej poziom bezpieczeństwa. Pamięć masowa w chmurze a bezpieczeństwo danychMcAfee Cloud Report ujawnia, że 87% firm doświadcza przyspieszenia tempa wykonywanej pracy, dzięki korzystaniu z chmury do przechowywania i wymiany danych. Wykorzystanie cloudowego środowiska może wiązać się z podniesionym ryzykiem naruszenia bezpieczeństwa danych, np. nieuprawnionym dostępem do chmury czy odszyfrowania cennych dokumentów. Niezwykle ważnym trendem jest nieustanne poprawianie bezpieczeństwa przechowywania firmowych danych. Dla przykładu – Xerox, dzięki partnerstwu z Cisco i McAfee, stale współpracuje w zakresie poprawy bezpieczeństwa systemów do zarządzania dokumentami w organizacjach.Zarządzanie dokumentami z poziomu smartfonuKolejnym zauważalnym trendem w obszarze zarządzania dokumentami jest dostęp mobilny, dzięki któremu pracownik o każdej porze może mieć dostęp do potrzebnych dokumentów. Trend potwierdzają najnowsze badania, które pokazują, że rozwój technologiczny smartfonów przyczynił się do wzrostu liczby pracowników wykonujących pracę w sposób zdalny. W opinii Stuarta Price’a, usprawnienie pracy poprzez możliwość zarządzania dokumentami za pomocą smartfonów, czy tabletów będzie kluczowym wyzwaniem rozwoju tego typu usług w najbliższych miesiącach. Co więcej, zapowiadają stworzenie prawdziwie elastycznego miejsca pracy dla pracowników klientów, które powstaje jako wypadkowa eksperckiej oceny potrzeb klientów w zakresie instalacji i tworzenia nowej infrastruktury IT.
