Office 2007 – pora zmienić przyzwyczajenia

Co z menu?

Ponoć menu usunięto dla wygody użytkowników. Microsoft twierdzi, że ludzie zawsze prosili o funkcje, które w pakiecie znajdowały się od bardzo dawna, a które były dobrze ukryte w hierarchicznym rozwijanym menu. Postanowiono zatem wyciągnąć je na główny pasek aplikacji. Są teraz łatwiejsze do znalezienia, pod warunkiem wszakże że użytkownik jest komputerowym greenhornem i nie nauczył się jeszcze pracować ze starą aplikacją na pamięć. W innym przypadku pierwsze próby współpracy z nowym Office’m to okres lekko podniesionej adrenaliny i większej podatności na stres. Zwłaszcza, kiedy będziemy chcieli szybko zapisać dokument w formacie umożliwiającym odczytanie go przez starsze wersje Office’a i intuicyjnie będziemy szukać funkcji „Zapisz jako”. Kiedy jednak przywykniemy, że wystarczy kliknięcie w ikonę dyskietki – reszta wkrótce sama się ułoży.

Word 2007 – estetycznie i wygodnie

Microsoft Office Word 2007 podobnie jak jego poprzednie wersje umożliwia tworzenie dokumentów, ale pomaga również dostosowywać wygląd dokumentów do coraz większych wymagań odbiorców. Domyślną czcionkę Times New Roman zastąpiła przyjemniejsza dla oka czcionka Calibri. Nowe funkcje tworzenia wykresów i diagramów z obsługą obiektów trójwymiarowych, przezroczystości, cieni oraz innych efektów, pozwalają tworzyć grafikę o profesjonalnym wyglądzie, co pozytywnie wpływa na atrakcyjność dokumentu. Style i tematy dla dokumentów umożliwiają szybką zmianę wyglądu tekstu, tabel i grafiki w całym dokumencie, stosownie do preferowanego standardu bądź też schematu kolorów. Funkcja modułów konstrukcyjnych pozwala składać dokumenty z często używanych, gotowych fragmentów treści, takich jak zastrzeżenia prawne, cytaty, ramki, strony tytułowe i inne elementy. Dzięki temu nie ma potrzeby wpisywania po raz drugi czegoś, co już wcześniej zostało przygotowane.

Wprowadzane zmiany są widoczne w momencie ich wprowadzania, co umożliwia dokonywanie zmian i dostosowywanie wyglądu dokumentu do naszych oczekiwań bez konieczności każdorazowego zapisywania zmian.

Zapis zmian w dokumencie

W programie Office Word 2007 łatwo daje się stwierdzić, jakie zmiany wprowadzono w dokumencie. Nowy panel przeglądania zmian, złożony z trzech okienek, pozwala widzieć jednocześnie obie wersje dokumentu z wyraźnymi oznaczeniami tekstów, które zostały usunięte, dopisane lub przeniesione. Funkcja Inspektora dokumentu pozwala wykrywać i usuwać zbędne komentarze, tekst ukryty lub dane osobowe, tak aby uniknąć ujawnienia poufnych informacji po udostępnieniu dokumentu innym osobom.

Nowy Word ułatwia także wymianę dokumentów – bez stosowania dodatkowych narzędzi dokumenty można przekształcać do formatów PDF i XPS. Domyślnie dokumenty zapisywane są w formacie docx. Warto o tym pamiętać, jeżeli dokument ma być dalej przesyłany do innych organizacji – starsze pakiety biurowe nie obsługują tego formatu.

Excell bez tajemnic

A na pewno bardziej przejrzysty. Już na poziomie głównych narzędzi pojawia się możliwość trybu wyświetlania prezentowanych liczb m.in. jako danych ogólnych, finansowych, procentowych, związanych z datą itp. Szybki dostęp do formuł dzięki umieszczeniu ich w oddzielnej zakładce oraz wprowadzenie funkcji „niedawno używanych” usprawniają pracę z danymi. Z poziomu narzędzi głównych można z kolei formatować tabelę, wybierając spomiędzy kilkunastu propozycji układu oraz schematu kolorów wypełniania komórek. Do tabelki można także dołączyć obrazki, obiekty Clipart oraz edytowalne grafiki SmartArt. Uproszczone zostało tworzenie wykresów – wystarczy zaznaczyć dane, które chce się pokazać i kliknąć wybrany rodzaj wykresu. Nowe funkcje formatowania warunkowego pozwalają na szybkie zastosowanie efektów pokazujących tendencje zjawisk (poprzez kolor lub elementy graficzne).

16 miliardów komórek!

Jednak to, co najważniejsze dla zaawansowanych użytkowników, wydarzyło się w tle zmian zewnętrznych. Nowy Excell potrafi obsłużyć arkusz kalkulacyjny zawierający milion wierszy i 16 tysięcy kolumn, czyli jakieś 16 miliardów komórek. Poprzednie wersje programu operowały na 60 tysiącach wierszy i 256 kolumnach.

OneNote – wszystko pod ręką

OneNote to jedno z młodszych dzieci Microsoftu. Stanowi rodzaj cyfrowego notatnika służącego gromadzeniu informacji z niezwykle wydajną funkcją szybkiego wyszukiwania informacji. OneNote 2007 automatycznie zapisuje i sporządza kopie zapasowe danych zawartych w notesach, niezależnie od tego, czy są one przechowywanie lokalnie, czy udostępniane w postaci pliku sieciowego. Dzięki temu użytkownik jest mniej narażony na utratę danych. Niezwykle wydajna technologia wyszukiwania danych z optycznym rozpoznawaniem znaków pomaga szybko wyszukiwać informacje niezależnie od tego, czy znajdują się one w ręcznie sporządzonych notatkach, tekście na obrazach, a nawet w zarejestrowanych nagraniach audio i wideo. Udostępnione notesy umożliwiają każdemu dostęp do tych samych informacji w tym samym czasie, w trybie online lub offline. Program sam zarządza zmianami, dlatego też wielu użytkowników może pracować równocześnie nad tym samym notesem bez konieczności śledzenia wersji i zmian. Dzięki odbywającym się w czasie rzeczywistym sesjom z tablicami cyfrowymi, zespoły pracujące w różnych miejscach geograficznych mogą równocześnie oglądać i edytować tę samą stronę notatki.

OneNote to organizacja informacji

Użytkownicy mogą organizować informacje w najlepszy dla siebie sposób. Możliwe jest przeglądanie wszystkich otwartych notesów w jednym oknie, a także modyfikowanie ich struktury za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść”. Można też dodawać hiperłącza do innych stron w notesie, aby w ten sposób szybko sprawdzać materiały dotyczące aktualnego zadania. W celu zaznaczania i łatwego monitorowania działań i innych ważnych pozycji można posługiwać się flagami notatek. Flagi notatek można dostosowywać do własnych potrzeb i szybko przeglądać w okienku podsumowania. Zadania utworzone w programie Office OneNote 2007 można synchronizować z zadaniami w programie Microsoft Office Outlook, dzięki czemu zarządzanie projektami staje się bardziej wydajne.

Aplikacja OneNote umożliwia wstawianie plików jako wydruków. Jeżeli w innym programie wykonamy jakiś projekt, na przykład wykres w Excelu, schemat wykonany w programie Microsoft Office Visio lub jakikolwiek inny plik, to możemy go umieścić w notatkach jako wydruk. Zostanie on wstawiony jako jednolity obiekt, co oznacza, że w OneNote nie możemy już wprowadzać zmian w jego treści. Wydruki zostaną wstawione do Notatek niezaszeregowanych, skąd przenosimy je w pożądane miejsce. Możemy to zrobić na dwa sposoby: przeciągając całą stronę na wybrany notes lub kopiując tylko wydruki i wklejając je w miejscu, gdzie chcemy aby się znajdowały.

Power Point – profesjonalna prezentacja

PowerPoint 2007 od pierwszego spojrzenia nie ukrywa swoich możliwości. Narzędzia pogrupowane wg funkcjonalności (formatowanie tekstu i rysunków, wstawianie elementów, projekty, tworzenie animacji, ustawianie pokazu) są zgrupowane w zakładki.

W zakładce „Projekty” oprócz zdefiniowanych szablonów znajdują się opcje wstawienia tła z obrazka i zaprojektowania własnego slajdu oraz zapisu własnych wzorców slajdów. Nowy PowerPoint umożliwia także można wstawienie plików multimedialnych oraz formatowanie grafiki, dla której dostępne są takie opcje jak cienie, przechylanie, obracanie, wykrój czy wypukłość. Dzięki łączeniu kilku efektów, można z prostej, płaskiej grafiki uzyskać wrażenie trójwymiarowości i przestrzeni. Nowością, i to nowością niemal epokową są jednak obiekty SmartArt, które można zaimportować także do innych składników Office 2007. SmartArt to galeria kilkudziesięciu schematów i diagramów – osi czasu, drzew organizacyjnych, procesów decyzyjnych itp. Wstawianie tabel i wykresów wprost ze wstążki narzędzi jest dziecinnie proste, a aplikacja umożliwia ich formatowanie na skalę dotychczas niespotykaną. W rezultacie za pomocą kilku przycisków można osiągnąć efekt, który kiedyś był możliwy do osiągnięcia tylko w programie graficznym.

Na deser – Album Fotograficzny

Nowy PowerPoint oferuje jeszcze jedno narzędzie, które może sprawić wiele radości, zarówno użytkownikom domowym, fotografom amatorom, ale i osobom profesjonalnie zajmującym się projektowaniem grafiki. To możliwość stworzenia własnego „Albumu Fotograficznego”. Możliwość wstawienia podpisów oraz edytowania obrazów umożliwia nie tylko przechowywanie pamiątek z wakacji, ale także opracowanie profesjonalnego portfolio.