Czym jest nowoczesny system w zarządzaniu firmą?

Obecnie, kiedy rynek jest bardzo konkurencyjny, sprostanie oczekiwaniom klientów jest coraz trudniejsze. O sukcesie przedsiębiorstwa decydują przede wszystkim dwa kluczowe elementy – efektywna komunikacja z kontrahentami oraz dobra organizacja pracy. Z tego względu coraz częściej tradycyjne sposoby zarządzania firmą wspierają nowoczesne systemy CRM.

Jak wynika z najnowszych badań GUS w ubiegłym roku w Polsce korzystało z nich jedynie 16% wszystkich firm, z czego duże przedsiębiorstwa stanowiły aż 46 % ich odbiorców. To niewiele w porównaniu z Europą Zachodnią i Stanami Zjednoczonymi, gdzie nowoczesne technologie są w biznesie standardem.  – Systemy CRM to obecnie wielofunkcyjne platformy, z których mogą korzystać przedsiębiorstwa z niemal każdej branży. Nie ma znaczenia wielkość czy profil firmy, ponieważ programy tego typu najczęściej składają się z modułów, które tworzone są w oparciu o indywidualne potrzeby – mówi Przemysław Zygmunt z firmy AC SOFTWARE, producenta Profit CRM.

Nowoczesne oprogramowania wspomagające zarządzanie firmą rozwiązują większość problemów, z którymi pracownicy zmagają się na co dzień. Gromadzenie najistotniejszych informacji o kliencie, planowanie wieloetapowych zadań i podziału pracy, rewizja czasu poświęconego na realizację projektów czy zarządzanie obiegiem dokumentów to jedynie zarys tego, co można osiągnąć dzięki wdrożeniu w przedsiębiorstwie systemów CRM.

Czas pod kontrolą

W biznesie umiejętność efektywnego zarządzania czasem jest dziś niezbędna, zwłaszcza gdy praca jest skomplikowana i wymaga od personelu realizowania wielu zadań w krótkim terminie. Korzystając  z systemów CRM można nie tylko planować przedsięwzięcia, ale również na bieżąco kontrolować ich przebieg oraz monitorować postępy. To przydatne szczególnie jeśli np. zadanie jest długofalowe i składa się z kliku etapów.  

Anna, pracownik w dziale marketingu:

– Kontrola czasu pracy to zdecydowanie jedna z umiejętności, których nadal się uczę, pomimo wieloletniego doświadczenia zawodowego. W moim przypadku 8 godzin pracy nie wystarcza, żeby zdążyć z realizacją wszystkich zadań, które zaplanowałam sobie na dany dzień, zdaję sobie jednak sprawę, że po części wynika to ze złej organizacji pracy.

Nowoczesne oprogramowania CRM pozwalają pracownikom szczegółowo zaplanować zadania i dzięki temu wykonać je w krótszym czasie i znacznie skrupulatniej.  Do praktycznych narzędzi, które oferują platformy CRM należy m.in. możliwość wizualizacji przebiegu pracy, co jest przydatne zwłaszcza  pracownikom szczebla menedżerskiego, którzy organizują pracę zespołu. Innym udogodnieniem jest kalendarz, który pozwala zestawić przebieg pracy w danym miesiącu i na tej podstawie ocenić efektywność poszczególnych pracowników na tle całego personelu.

Okiełznać informacje

Oprogramowanie CRM sprawdza się również w przypadku firm, których trzonem działalności jest wieloaspektowa obsługa klientów, zwłaszcza jeśli niezbędna jest przy tym współpraca pomiędzy kilkoma działami. Możliwość zgromadzenia w jednym miejscu najważniejszych informacji dotyczących kontrahenta, sprawia, że personel w każdej chwili ma swobodny dostęp do kluczowych danych dotyczących konkretnego podmiotu. Dzięki temu pracownik będzie zawsze przygotowany do każdej rozmowy z kontrahentem, o niczym nie zapomni i co najważniejsze będzie przez to odebrany jako profesjonalista.
 Paweł, pracownik w branży kawowej:

– Pracuję w magazynie w branży vendingu i obsługuję dziennie nawet do 40 interesantów. To praca, która polega m.in. na telefonicznym kontaktowaniu się z klientem, ścisłej współpracy z działem księgowości, przyjmowaniu towaru, przygotowywaniu i wydawaniu zamówionych części oraz wprowadzaniu do wewnętrznego systemu wszystkich tych operacji. Im więcej obsługuję klientów, tym więcej informacji muszę zapamiętać. Zwłaszcza podczas realizacji skomplikowanych zamówień jest to naprawdę dla mnie wyzwanie.

W obiegu plików

Wraz z rozwojem firmy nieuchronnie rośnie liczba generowanych przez nią dokumentów, które najczęściej przechowywane są na dyskach komputerów. W pewnym momencie funkcjonowania przedsiębiorstwa swobodne zarządzanie wciąż rosnącą liczbą dokumentów może okazać się dużym problemem. Zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z ich wersjami. Przedsiębiorstwa, które wdrożyły system CRM mogą bez problemu zgromadzić je wszystkie w jednym miejscu. Oprogramowanie pozwala również odtworzyć właściwy dokument, w sytuacji kiedy nastąpił błąd w czasie jego modyfikacji. Dzięki automatycznej rejestracji poszczególnych wersji dokumentów pracownicy mają możliwość ich prześledzenia oraz dostęp do historii użycia.

Handlowy zawrót

Firmy handlowe to typowy przykład przedsiębiorstw, w których zarządzanie relacjami z otoczeniem ma istotny wpływ na pozycję rynkową. Praca w takich firmach jest skomplikowana choćby ze względu na liczbę klientów, których należy obsłużyć. Pracownikom działów handlowych systemy CRM nie tylko pozwalają na swobodny dostęp do wszystkich faktur, korekt, należności, list zakupionych towarów, ale również historii handlowej z danym klientem. Stałym elementem pracy w działach handlowych jest przygotowywanie ofert a proces ich sporządzania jest często długotrwały i żmudny – tu również systemy CRM są przydatne. Dzięki edytowalnej liście faz realizacji i możliwości przypisania osób odpowiedzialnych, proces realizacji przebiegnie sprawnie. Co więcej firmy, które mają swoich kontrahentów także poza granicami kraju mogą przygotowywać za pomocą systemu CRM oferty na jednym szablonie w wielu wariantach, walutach i modyfikować je w zależności od potrzeb. Kolejnym ułatwieniem dla działów handlowych jest możliwość sprawdzenia cen oraz stanów magazynowych, przydatne np. podczas tworzenia ofert.

W wirze projektów

Wiele firm oprócz regularnej pracy, realizuje długofalowe projekty, do których niezbędne jest zaangażowanie wielu pracowników. Wieloetapowość oraz potrzeba powołania osób z różnych pionów powoduje, że należy go planować z dużym wyprzedzeniem. Sukces samego przedsięwzięcia w bardzo dużej mierze zależy od ich kierowników, dlatego też osoby odpowiedzialne za nie muszą szczególnie zadbać o drobiazgowe zaplanowanie pracy. Obecnie przygotowanie tego rodzaju wydarzeń nie jest już skomplikowane jeśli stosuje się w tym celu nowoczesne narzędzia jak CRM. Wieloetapowy i wielopoziomowy projekt można zaplanować w każdym szczególe z uwzględnieniem osób odpowiedzialnych za poszczególną fazę. Przydatna w pracy nad projektami może okazać się zwłaszcza możliwość wyznaczenia terminów ich rozpoczęcia i zakończenia. Ponadto dzięki rejestrowi kosztów i przychodów w dowolnym momencie można uzyskać informacje na temat stanu budżetu przeznaczonego na projekt.