Jak ograniczyć wydatki na IT w małej firmie?

Trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie firmy, nawet niewielkiej, bez komputera. Wystawianie faktur, rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym, przygotowywanie pism, kontakt z klientami za pomocą emaila – IT jest po prostu niezbędne. Można jednak sprawić, że będzie dużo tańsze.

Nowy sprzęt – niekoniecznie

Komputery starzeją się moralnie – to banał. Wprowadzając nowe, wymagające oprogramowanie możesz stanąć przed koniecznością zakupienia szybszego sprzętu. Nie znaczy to jednak, że musisz od razu wymieniać całe maszyny. Często wystarczy rozbudowa – dołożenie pamięci operacyjnej, wymiana dysku twardego albo zainstalowanie nowego procesora. To zwykle dużo tańsze rozwiązanie. Zwłaszcza, że w przypadku komputerów, które nie są w stanie podołać najnowszym aplikacjom biurowym, gwarancja producenta jest już zwykle tylko wspomnieniem. Możesz więc bez obaw skorzystać z usług lokalnych serwisów komputerowych albo – jeśli czujesz się na siłach – dokonać rozbudowy własnoręcznie. Podstawowe operacje (jak dołożenie pamięci operacyjnej) nie należą do skomplikowanych.

A co jeśli potrzebujesz po prostu kolejnego komputera do rozrastającego się biura? Rozważ zakup sprzętu używanego. Istnieje wiele firm oferujących maszyny poleasingowe. Tego typu komputery mają parametry wystarczające do wykonywania podstawowych prac biurowych, są często sprzedawane razem z licencją na system operacyjny Windows i kilkumiesięczną gwarancją. W pełni sprawną jednostkę centralną z procesorem Intel Pentium IV można kupić za mniej niż 500 zł. Wybierając to rozwiązanie musisz jednak pamiętać o pewnym ograniczeniu. Żaden ze sprzedawców używanych komputerów nie zaoferuje wieloletniej gwarancji z obsługą serwisową na miejscu.

Zabezpiecz to, co masz

Możesz ograniczyć przyszłe wydatki na IT zabezpieczając sprzęt i dane. Wykupienie licencji na program antywirusowy to absolutna podstawa. Nie kosztuje wiele, a uchroni Cię przed wydatkami na usługi serwisowe (przywracanie systemu do stanu używalności po ataku złośliwych wirusów). Dbaj o aktualizowanie systemu operacyjnego i przeglądarki WWW (producenci udostępniają na bieżąco łatki usuwające luki w zabezpieczeniach).

Warto też wykonywać kopie bezpieczeństwa najważniejszych danych – nawet na pendrive albo przenośnym dysku (najlepiej takim, który schowasz do sejfu lub zabierzesz ze sobą do domu). Niektóre modele kieszonkowych dysków są wyposażone w oprogramowanie automatycznie wykonujące kopie plików znajdujących się w komputerze. Wystarczy podłączyć urządzenie do portu USB i po skończonej pracy zabrać ze sobą. Wykonywanie kopii bezpieczeństwa może być źródłem olbrzymich oszczędności – odzyskiwanie danych z dysku uszkodzonego komputera to bardzo droga usługa.

Jeśli w swoim biurze używasz laptopów, rozważ zakupienie tzw. linek Kensington. To proste zabezpieczenie, które pozwala na przypięcie przenośnego komputera do elementu wyposażenia biura – np. biurka. Nie uchroni przed włamywaczami (linkę można przeciąć nożycami do metalu), ale z pewnością odstraszy okazjonalnych złodziei udających klientów.

Nie płać za coś, czego nie potrzebujesz

Oprogramowanie biurowe potrafi być naprawdę drogie, jednak wiele aplikacji ma swoje bezpłatne (lub dużo tańsze) odpowiedniki. Zwykle, musisz liczyć się z mniejszą liczbą funkcji i ograniczoną kompatybilnością, ale często gra jest warta świeczki. Zwłaszcza, że w większości przypadków darmowe programy okazują się mieć zupełnie wystarczające możliwości.

Dobrym przykładem jest pakiet biurowy OpenOffice. Dostępny za darmo (do pobrania z internetu) lub za niewielką opłatą (sprzedawany razem z czasopismami) dysponuje wszystkimi podstawowymi funkcjami, które znasz z innych pakietów tego rodzaju. W jego skład wchodzi edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do prezentacji oraz baza danych. OpenOffice otwiera i zapisuje dokumenty w formatach MS Office, jednak w przypadku bardziej skomplikowanych plików gubi część formatowania. Doskonale nadaje się do pracy nad dokumentami, które drukujesz i tymi, które przesyłasz do pracowników (również korzystających z OpenOffice). Prezentacje i dokumenty tekstowe przygotowane w OpenOffice możesz wysyłać do klientów w formacie PDF gwarantującym zachowanie wyglądu stron.

Ostrożnie z oszczędzaniem na antywirusach. Duża część programów tego typu jest dostępna w wersjach darmowych. Zwykle, są to bardzo dobre, skuteczne aplikacje. Problem polega jednak na tym, że bezpłatna licencja obejmuje tylko użytkowników domowych. Jeśli używasz takiego programu w firmie, robisz to nielegalnie. To pozorna oszczędność, która może skończyć się bardzo dużym wydatkiem.

A może wypożyczenie?

Nie musisz kupować całego sprzętu IT, który jest Ci potrzebny do prowadzenia działalności. Sprawdź oferty firm wypożyczających drukarki i kserokopiarki – w zamian za opłatę od każdej wydrukowanej strony wstawią do Twojego biura niezbędne urządzenie i przejmą jego obsługę serwisową. To może się opłacać.

Potrzebujesz od czasu do czasu skorzystać projektora albo laptopa? Zamiast kupować drogie urządzenia, poszukaj firmy, która je wypożyczy. Opłata za dobę wynosi zwykle kilkadziesiąt złotych w przypadku komputera i ok. 100 zł dla standardowego rzutnika. Przy dłuższym okresie wynajmu ceny spadają, ale jeśli korzystasz ze sprzętu regularnie, wynajem jest mniej opłacalny niż zakup.