Jak usprawnić pracę w firmie?

 Zaawansowane wykorzystanie SharePointa może znacznie ułatwić pracę całej firmy, gdyż technologia ta pozwala na sprawną komunikację pomiędzy poszczególnymi działami, a także na udostępnianie dokumentów w obrębie całego przedsiębiorstwa. Może zatem stanowić świetne narzędzie do bezpiecznego przechowywania danych, a jednocześnie być podstawą służbowego intranetu.

Jak to działa?

SharePoint to rozwiązanie, z którego korzysta coraz więcej różnego typu organizacji, gdyż jest ono proste, bezpieczne i praktyczne. Oparte jest na technologii SharePoint Foundation, dostępnej bezpłatnie, a pozwalającej na współtworzenie przez pracowników firmy stron www, list, kalendarzy firmowych, dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych oraz innych danych. Może się to odbywać za pomocą programu SharePoint Foundation (znanego wcześniej jako Windows SharePoint Services), jego rozbudowanej wersji SharePoint Server, bądź też z wykorzystaniem usług dostępnych w chmurze. Zwłaszcza ta ostatnia możliwość sprawia, że SharePoint cieszy się rosnącą popularnością, gdyż przenoszenie pracy do chmury jest dziś bardzo wyrazistą tendencją. Można to uczynić poprzez skorzystanie z usługi SharePoint Online lub subskrypcję Office 365.

Jakie wymierne korzyści można osiągnąć używając technologii SharePoint?

Przede wszystkim umożliwia ona znaczne usprawnienie pracy grupowej dzięki współdzieleniu tworzonych dokumentów. Każdy z upoważnionych do ich modyfikacji pracowników firmy może w łatwy i efektywny sposób pracować nad ich zawartością – bez konieczności nieustannego przesyłania danych pomiędzy poszczególnymi komputerami. SharePoint automatycznie zapisuje każdą wersję dokumentu wraz z adnotacją informującą o tym, kto i kiedy dokonał modyfikacji. Pozwala to na uniknięcie chaosu oraz niedopuszczenie do sytuacji, w której dana wersja dokumentu mogłaby zostać przeoczona. Oczywiście, w każdej chwili istnieje możliwość przywrócenia dokumentu do którejkolwiek z istniejących wcześniej wersji.

Równie istotny jest fakt, że praca z SharePointem jest bardzo prosta. Integracja z pakietem Office sprawia, że otwieranie i modyfikowanie dokumentów odbywa się płynnie i nie wymaga użycia żadnych zewnętrznych aplikacji. Zarządzanie plikami, przenoszenie ich z komputera firmowego do chmury oraz nadzorowanie całości pracy nie wymaga posiadania specjalistycznej wiedzy informatycznej, a ponadto nie trzeba martwić się o zabezpieczanie kopii zapasowych plików. Za korzystaniem z SharePointa przemawiają też względy bezpieczeństwa – ile razy martwiliśmy się o to, że przenoszenie danych na urządzeniach USB może wiązać się z ich wyciekiem lub zagubieniem? Dając pracownikom dostęp do dokumentów tworzonych w obrębie firmowej sieci, możemy spać spokojnie.

Czyją pracę może usprawnić wdrożenie SharePointa w firmie?

Można śmiało założyć, że skorzysta na tym każdy z działów. Programiści i osoby zarządzające projektami mogą skorzystać z licznych funkcji, jakie oferuje program SharePoint Workspace, natomiast działy kadr i pion finansowy mogą na bieżąco kontrolować wszelkie sprawy związane z płacami i czasem spędzanym przez pracowników w firmie. Możliwość symultanicznej pracy kilku osób nad tym samym dokumentem sprawia, że rozwiązania oferowane przez Microsoft świetnie sprawdzają się nawet w bardzo małych przedsiębiorstwach, zatrudniających tylko kilkoro pracowników. SharePoint umożliwia również zaprezentowanie efektów pracy poprzez udostępnienie ich klientowi w sposób bezpośredni. Ułatwia to komunikację pomiędzy firmą i klientem, a także pozwala na oszczędzenie czasu i pieniędzy.

Przeniesienie części pracy do chmury zawsze oznacza redukcję kosztów, przede wszystkich tych ponoszonych na drogi sprzęt komputerowy. Integracja różnych usług za pomocą jednej technologii pozwala natomiast na przyspieszenie i ułatwienie pracy w całej firmie. Uproszczenie komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami przedsiębiorstwa lub organizacji wiąże się z kolei z usprawnieniem jej działania. Do tych niewątpliwych korzyści, jakie daje wykorzystanie w firmie SharePointa dochodzi jeszcze najczęściej podkreślana zaleta tej technologii – dostęp do dokumentów firmowych możemy uzyskać przy użyciu dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu. Wystarczy tylko zwykła przeglądarka, nie ma potrzeby instalowania żadnego specjalistycznego oprogramowania. Proste, praktyczne i tanie.