Jak zorganizować pracę zdalną?

Karol, programista IT i mieszkaniec Podlasia, od niemal pół roku pracuje dla firmy technologicznej z Gliwic. Bez zmiany miejsca zamieszkania i bez konieczności mierzenia się z wieloma wyzwaniami, takimi jak na przykład rozłąka z rodziną bądź znalezienie nowej szkoły dla swoich dzieci w innym mieście.

Dla firm IT pandemiczne realia przyniosły pozytywne zmiany. Branża dynamicznie się rozwija – jak wynika z raportu SoDA (Organizacji Pracodawców Usług IT) 84 proc. badanych przedsiębiorstw odnotowało większe zapotrzebowanie na oferowane przez nie usługi i produkty – a firmy poszukują nowych pracowników.

Obecnie firmy pracują w trybie zdalnym, co otwiera przed nimi nowe możliwości w obszarze zatrudniania specjalistów. Jednocześnie przedsiębiorstwa stają przed nieznanymi wcześniej wyzwaniami – adaptacji kultury firmowej przez nowych, całkowicie zdalnych pracowników.

W momencie wybuchu pandemii i wprowadzenia związanych z nią ograniczeń praca w zespołach rozproszonych nie była dla Future Processing nowością. Jej programiści już wcześniej mieli możliwość wykonywania obowiązków w trybie zdalnym. Te doświadczania pozwoliły wiosną 2020 roku w ciągu jednego dnia przenieść się liczącemu 800 osób zespołowi w tryb pracy zdalnej, w którym funkcjonuje od ubiegłego roku. W obliczu niepewności związanej z pandemią, priorytetami w kwestii zarządzania zespołem były stabilność i bezpieczeństwo. Pracownicy są cyklicznie informowani przez zarząd o bieżącej sytuacji firmy. Gliwicka firma zapewniła również swoim pracownikom szereg benefitów ułatwiających funkcjonowanie w nowym systemie pracy hybrydowej. W ramach pakietu FP Architekt mogą korzystać z doradztwa w zakresie dostosowania domowego biura do pracy zdalnej. Do ich dyspozycji jest również usługa „złotej rączki” np. w zakresie montażu sprzętu AGD czy drobnych prac budowlanych oraz zapewnione zostały korzystniejsze pakiety Medicover, w tym możliwość objęcia nimi także członków rodziny (za dodatkową opłatą wnoszoną przez pracownika). Dodatkowo, w ramach ekonomii współdzielenia i w ślad hasła „nie kupuj, wypożycz” powstała Rentownia – umożliwiająca wypożyczenie firmowego sprzętu – na przykład ekspresów do kawy czy myjek karcher – na prywatny użytek zespołu FP.

– Nieustannie dbamy, aby FPowicze czuli się komfortowo zarówno w rozumieniu pracy, jak i integracji zespołowej. Dlatego postawiliśmy na benefity realnie ułatwiające życie naszym pracownikom. A kiedy sytuacja w miarę się ustabilizowała, a praca zdalna okazała się efektywna, przekształciliśmy model naszej pracy w hybrydę oraz otworzyliśmy się na specjalistów z całej Polski. Nasi pracownicy mogą wybierać, skąd chcą pracować. W domu czy w siedzibie firmy, gdzie zawsze jest dla nich gotowe biurko. A jeśli mieszkają w innym mieście i chcą odwiedzić FPark, to zapewniamy im przejazd i nocleg – mówi Magdalena Płaza, Branding & Communication Manager w Future Processing.

Jak każde przedsiębiorstwo z sektora IT Future Processing nieustannie zmaga się z wyzwaniem pozyskania nowych pracowników. Przejście w tryb pracy zdalnej spowodowało, że pozyskiwanie do zespołu specjalistów, którzy w normalnej sytuacji byliby trudniej dostępni z uwagi m.in. na dystans geograficzny dzielący ich miejsce zamieszkania i siedzibę firmy, stało się łatwiejsze. Dotychczas pozyskano w ten sposób kilkunastu pracowników, którzy na co dzień są mieszkańcami miejsc odległych od Gliwic: Warszawy, Krakowa, Trójmiasta, Poznania, Białegostoku czy Piły.

– Pandemia COVID-19 była dla FP wyzwaniem, ale jak się okazało również ogromną szansą w kontekście pozyskiwania nowych specjalistów. Obecnie nie ma tak dużego znaczenia skąd pracujesz, o ile oczywiście masz zapewnione warunki, by skutecznie i bezpiecznie wykonywać zadania i komunikować się z innymi. FP dużo uwagi poświęciło, aby takie warunki stworzyć, dlatego coraz więcej osób z innych części kraju decyduje się dołączyć do nas – mówi Martyna Róg, Recruitment Manger w FP.

– Mamy przy tym świadomość, że czasem trudniej jest utrzymać efektywność, zwłaszcza w dużym i rozproszonym zespole. Dlatego stawiamy na aspekt ludzki – integrację, która będzie komfortowa dla wszystkich. Wierzymy, że efektywny zespół to zintegrowany zespół, dlatego dajemy wybór i zachęcamy do podtrzymywania relacji i dania sobie trochę czasu na rozmowy nie tylko o pracy – komentuje Magdalena Płaza.

Jak patrzą na to programiści?

–  Pracuję zdalnie od początku mojej przygody z programowaniem. Ten tryb pracy bardzo mi odpowiada. Plusów jest dużo, ale główny to brak straty czasu na codzienne dojazdy. Oszczędność nawet dwóch godzin (co również oznacza mniejsze zmęczenie) ma pozytywny wpływ na efektywność, a także zapewnia mi więcej czasu dla rodziny. Kontakt z zespołem mam przez MS Teams, a z opcją udostępniania ekranu można mieć wrażenie, że ktoś siedzi obok i pokazuje coś w kodzie – mówi Karol Bulwin, inżynier oprogramowania w Future Processing.

Dla większości firm bardzo ważna pozostaje ich kultura. Kluczową kwestią w przypadku zatrudniania pracowników w trybie zdalnym oraz do pracy, która całkowicie odbywać się będzie na przykład z domu, jest adaptacja takich osób do nowego miejsca pracy i szybkie zaaklimatyzowanie się w zespole.

– W Future Processing zachowaliśmy wszystkie wypracowane wcześniej elementy onboardingu, oczywiście dopasowując ich formę do bieżącej sytuacji. Rekrutacja i podpisanie umów odbywają się całkowicie zdalnie. Pakiet powitalny i sprzęt niezbędny do pracy dostarczamy kurierem. Nowe osoby uczestniczą w cyklu szkoleń FP Adventure w formie on-line, dzięki czemu lepiej poznają firmę i najważniejsze kwestie ułatwiające rozpoczęcie pacy. W procesie adaptacji kluczową rolę odgrywa lider, który dba o komunikację i integrację zespołu rozproszonego. W gronie liderów wymieniamy się informacjami i testujemy sprawdzone sposoby, np. zachęcanie do spotkań z kamerkami, wspólne rytuały jak zdalna kawa o poranku, dedykowane kanały do komunikacji nieformalnej i formalnej, częste rozmowy 1 na 1, podział pracy, który sprzyja współpracy i wymianie doświadczeń – mówi Martyna Róg.

Liderem jednego z rozproszonych zespołów w FP jest Tomasz Łysek, który rozpoczął nowy projekt z początkiem 2021 roku. Ze względu na potrzebne kompetencje – projekt realizowany jest dla klienta amerykańskiego – jedyną możliwością było zbudowanie zespołu, który będzie zupełnie lokalizacyjnie rozproszony.

– W zespole mamy osoby głownie ze Śląska, ale również Warszawy, Gdańska, Poznania, Piły a nawet z Wielkiej Brytanii. Z tego względu nie możemy pracować stacjonarnie. Różnice kulturowe w zespole rozbrajamy stereotypowymi żartami o tym, że my po pracy wracamy do kopalni, a Gdańsk odpala kutry. Początki były trudne, ale obecnie taka forma pracy jest dla nas normalnością i wszyscy w zespole czują się bardzo zgrani – mówi ​Tomasz Łysek, Project Manager w Future Processing.

Praca zdalna zostanie z nami na stałe

Do czasu pandemii praca zdalna praktycznie nie była skodyfikowana w Prawie Pracy. Zapisy regulujące ten tryb pracy pojawiły się w tzw. tarczy antykryzysowej 4.0. Obecne rozwiązania pozostaną obowiązujące do upływu trzech miesięcy od dnia odwołania stanu epidemii. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii pracuje nad zmianami, których celem jest wprowadzenie pracy zdalnej na stałe do przepisów prawa. Najnowsze propozycje obejmują możliwość przejścia na pracę zdalną w formie pełnej lub hybrydowej (np. 3 dni w domu, 2 dni w biurze). Pracodawca ma być zobowiązany do pokrycia kosztów home office, m.in. wydatków na Internet i energię elektryczną.