Która chmura dla małej firmy?

Nie potrzebujesz mieć własnego serwera, by korzystać w firmie z narzędzi do pracy grupowej. Dzięki przeniesieniu do chmury (czyli na serwer podłączony do internetu, a obsługiwany przez zewnętrznego dostawcę) tego rodzaju usługi stają się dostępne również dla niewielkich firm. Alternatywa – drogi i kłopotliwy serwer vs. bieganie z pendrive przestaje być prawdziwa.

Co konkretnie da się przenieść do chmury i ile to kosztuje? 

Zacznijmy od przenoszenia dokumentów między komputerami i pracy grupowej. Do tego przyda się wydzielony kawałek przestrzeni na serwerze, dostępny z dowolnego komputera (albo smartfonu) podłączonego do internetu. Służy do przechowywania i udostępniania dokumentów. Trochę jak pendrive, tyle że nie trzeba go ze sobą nosić.

Coś takiego, zupełnie za darmo, oferuje Microsoft – pod nazwą SkyDrive. SkyDrive mieści do 25GB danych. Ale to nie tylko magazyn plików. Jeśli umieścisz na dysku Microsoftu pliki Office, będzie można przeglądać je (a nawet wprowadzać proste zmiany) w przeglądarce WWW – bez instalowania pakietu biurowego. Office 2010 pozwala zapisywać dokumenty bezpośrednio na SkyDrive tak, by mogło nad nimi pracować kilka osób na raz. Możesz przyznawać dowolne uprawnienia dostępu. A jeśli coś pójdzie nie tak, masz też możliwość odzyskania starej wersji dokumentu.

Na podobnej zasadzie działają Google Docs – bezpłatna aplikacja biurowa od twórców najpopularniejszej wyszukiwarki internetowej. Zawiera edytor tekstowy, arkusz kalkulacyjny i program do prezentacji. Tyle, że to, co w przypadku Microsoftu było dodatkiem, u Google stanowi esencję. Google Docs nie ma wersji “biurkowej”, wszystko dzieje się w przeglądarce. Aplikacja obsługuje formaty MS Office, ale – jak to bywa w przypadku odpowiedników pakietu Microsoftu – radzi sobie z tym raz lepiej, raz gorzej. Ale jest za darmo, i to bez limitów odnośnie ilości dokumentów.

Co wybrać? 

Jeśli pracujecie razem nad dokumentami przesyłanymi do / od klientów, prawdopodobnie nie obędzie się bez MS Office. SkyDrive znacznie ułatwi współpracę. Dla zastosowań wewnętrznych Google Docs będzie w zupełności wystarczający. Zwłaszcza, że do korzystania z możliwości SkyDrive w MS Office konieczna jest aktualizacja do najnowszej (2010) wersji pakietu. Oczywiście płatna.

Alternatywa: Dropbox. 2GB za darmo, na dowolne pliki. Dostępne płatne warianty 50 i 100GB. Dzięki dodatkowej aplikacji, zawartość wirtualnego dysku jest automatycznie kopiowana do wybranego folderu na dysku fizycznym komputera. A gdy zmienimy albo dodamy jakiś plik, program przesyła go na serwer. Mamy więc nie tylko dostęp do naszych plików na wielu maszynach (do jednego konta można podpiąć kilka pecetów), ale i przy okazji backup. Pliki są zapisywane na dysku fizycznym, co gwarantuje błyskawiczny dostęp nawet w razie awarii łącza internetowego. Dropbox ma więcej wspólnego z pendrive niż rozwiązania Microsoftu i Google: jeśli dwie osoby pracują jednocześnie na jednym dokumencie, aplikacja sporządzi “protokół rozbieżności”, czyli zapisze obie wersje (zamiast je połączyć w jeden dokument).

Kalendarze

Microsoft Outlook i jego odpowiedniki coraz częściej zastępują papierowe kalendarze. Co jednak zrobić, by kontakty i terminy były dostępne dla wszystkich pracowników? Nie obędzie się bez chmury. Średnie i duże przedsiębiorstwa mogą pozwolić sobie na posiadanie własnych serwerów. W przypadku małych firm najbardziej korzystnym rozwiązaniem może być wykupienie odpowiedniej usługi u zewnętrznego dostawcy.

Korporacyjne rozwiązania oparte o technologię Microsoft Exchange są dziś dostępne bez konieczności posiadania własnego serwera. Konta Exchange można kupić chociażby od… Microsoftu, w ramach usługi Exchange Online. Dostajemy 25-gigabajtowe konto pocztowe z antyspamem i funkcją dostępu przez przeglądarkę WWW (webmail to praktycznie kopia MS Outlook); możliwość współdzielenia kalendarzy i książek adresowych oraz dostęp za pomocą telefonu komórkowego. Exchange obsługują dziś wszystkie popularne programy pocztowe (nie tylko MS Outlook), również te wbudowane w smartfony. Ile to kosztuje? 4,26 euro za użytkownika miesięcznie, przy czym minimalne zamówienie to 5 kont. Exchange Online można testować za darmo przez 30 dni.

Podobną usługę, również wykorzystującą technologię Microsoft Exchange (a więc kompatybilną z MS Outlook i innymi klientami pocztowymi) proponuje Google. Są dwa warianty – darmowe Google Apps i płatne Google Apps for Business. W pierwszym przypadku dostajemy de facto odpowiednik GMaila, tyle że z możliwością podpięcia własnej firmowej domeny i funkcjami pracy grupowej (np. udostępnianie kalendarzy wszystkim użytkownikom z danej domeny). Wersja “biznesowa” kosztuje 50 USD rocznie (za każdego użytkownika) i dodatkowo zawiera: powiększone konta (25GB), rozszerzone funkcje bezpieczeństwa (np. możliwość zdefiniowania minimalnej długości hasła albo wymuszenie logowania przez bezpieczny protokół SSL) oraz gwarancję dostępności przez 99,9% czasu i całodobową pomoc techniczną.

Chociaż Microsoft Exchange bywa uznawany za standard, są też inne rozwiązania. Na przykład te oparte o otwarte oprogramowanie Open Xchange. OX ma podobne funkcje – poczta, kalendarz, książka adresowa, współdzielenie, dostęp przez przeglądarkę WWW itd., ale by działać ze standardowymi programami pocztowymi wymaga doinstalowania dodatkowych aplikacji (są dostępne dla najpopularniejszych klientów takich jak MS Outlook czy Mozilla Thunderbird). Najwięcej problemów będzie w przypadku smartfonów. Usługi oparte na Open Xchange oferują w Polsce 1&1 (MailXchange) i Uti.pl (Poczta eXchange). Koszt – podobny jak w przypadku MS Exchnage Online (ok. 20 zł netto miesięcznie za użytkownika).

Alternatywa: niektórzy dostawcy (np. nazwa.pl) oferują bezpłatne pakiety do wspólnego prowadzenia kalendarzy i książek adresowych jako dodatek do usług hostingowych. Możliwości tego oprogramowania są zwykle istotnie ograniczone (np. dostępność tylko za pomocą przeglądarki WWW – nie da się synchronizować danych z MS Outlookiem albo smartfonem), ale darowanemu koniowi podobno nie powinno zaglądać się w zęby.