Praca wspólna w chmurze

Podstawowym sposobem organizacji obiegu dokumentów elektronicznych w małych i średnich firmach jest wysyłanie plików emailem. Bardziej wymagający przedsiębiorcy decydują się na zakup dysków sieciowych (NAS) albo nawet prostych serwerów udostępniających pliki dla wszystkich komputerów w sieci. Oba rozwiązania mają jedną, wspólną zaletę – działają. To pierwsze jest jednak niezbyt wydajne (nie da się w ten sposób sensownie zorganizować pracy nawet dwóch osób stale edytujących jeden dokument), a to drugie kosztowne (i to nie tylko w zakupie – serwer wymaga administracji i serwisowania oraz odpowiednich warunków lokalowych). Co więcej, żadne z nich nie pozwala na jednoczesną edycję dokumentów przez kilka osób. Do niedawna jedyną alternatywą było kupienie drogiego serwera z profesjonalnym oprogramowaniem do pracy wspólnej, co zdecydowanie wykraczało poza budżet MSP. Na szczęście jednak mamy chmurę.

Zamiast serwera – konto, zamiast zakupu – wynajem

Koszty zakupu serwera wraz z odpowiednim oprogramowaniem są wysokie, bo tego rodzaju rozwiązania zostały skrojone na miarę dużych przedsiębiorstw, gdzie wydatki na infrastrukturę IT „znikają” dzięki efektowi skali. Tymczasem, niewielkie firmy nie potrzebują olbrzymich mocy obliczeniowych i gigantycznych przestrzeni dyskowych. Do obsłużenia kilku, kilkunastu użytkowników wystarczy ułamek możliwości współczesnego serwera. Z drugiej strony, utrzymanie ciągłości pracy (co pociąga za sobą dodatkowe koszty – pensja dla administratora, budowa bezpiecznej serwerowni, zasilanie awaryjne, itd.) i dostęp do zaawansowanych funkcji są równie ważne dla MSP, jak dla korporacji.

Rozwiązaniem jest wykupienie dostępu do niezbędnych usług utrzymywanych przez zewnętrzną firmę tak, jak wykupuje się konta emailowe od operatora internetowego. To ta sama logika, którą znamy z innych branż. Po co budować własną myjnię i warsztat, jeśli firmowa flota składa się z trzech samochodów? W małej firmie nie ma miejsca na nic, co nie byłoby bezpośrednio związane z główną aktywnością biznesową.

Nowością jest możliwość przeniesienia narzędzi do pracy wspólnej na serwer utrzymywany przez zewnętrznego dostawcę. A raczej to, że jakość tych narzędzi jest już porównywalna z rozwiązaniami korporacyjnymi. Przy tym, dzięki zastąpieniu zakupu wynajmem (abonamentem), przedsiębiorca może ograniczyć i lepiej planować koszty (nagła awaria serwera albo konieczność rozbudowy systemu to już problem usługodawcy). Nie wiąże kapitału – jeśli usługa przestanie być potrzebna, wystarczy z niej zrezygnować.

Dysk wspólny w chmurach

Przygodę z „chmurowymi” narzędziami do pracy wspólnej warto zacząć od wirtualnego dysku. To najprostsze, a jednocześnie najbardziej uniwersalne z tego rodzaju rozwiązań. Microsoft SkyDrive oferuje bezpłatnie 7GB przestrzeni na dowolne pliki. Chociaż dysk jest internetowy, dostęp do niego można mieć nawet nie będąc podłączonym do sieci – pliki zapisane w specjalnym folderze na dysku komputera są automatycznie synchronizowane z kontem internetowym.

Synchronizacja i to, co się z nią wiąże, a więc dostęp do danych z dowolnego komputera (i nie tylko – SkyDrive to również aplikacje na smartfony i tablety) to tylko jedna z zalet tego rozwiązania. SkyDrive pozwala na bardzo proste zarządzanie uprawnieniami do danych. Za pomocą przeglądarki WWW wybierasz, które katalogi są dostępne tylko dla ciebie, a z których mogą korzystać inni, wybrani użytkownicy. Są dwa poziomy dostępu: pełny (z możliwością dodawania i usuwania dokumentów) i tylko do odczytu. W każdej sytuacji właściciel konta pozostaje administratorem przydzielającym uprawnienia. Przyjmując nowego pracownika, za pomocą kilku ruchów myszką możesz udostępnić mu niezbędne dokumenty.

SkyDrive pozwala również na udostępnianie plików i katalogów osobom zewnętrznym (np. klientom). Mogą one przeglądać i pobierać tylko te zasoby, które wyraźnie oznaczysz jako dostępne.

MS Office w przeglądarce

W chmurze może działać nie tylko dysk wspólny, ale i… cały pakiet biurowy. Usługa MS Office 365 pozwala na korzystanie z Worda, Excela i PowerPointa bez konieczności zakupu aplikacji. Za równowartość 5,25 euro miesięcznie (od użytkownika) firma otrzymuje dostęp do uproszczonych wersji programów uruchamianych w przeglądarce WWW.

Internetowa odmiana MS Office pod pewnymi względami ustępuje standardowej wersji pakietu (mniejsze możliwości formatowania, itp.), ale może być dobrą alternatywą w przypadku stanowisk tworzonych tymczasowo. Zwykłego Office’a bije za to na głowę w kwestii funkcjonalności pracy wspólnej. Dzięki Office 365, kilka osób może jednocześnie wypełniać ten sam arkusz Excela albo dokument Worda – bez ryzyka utraty danych i konieczności koordynacji pracy. Wystarczy otworzyć przeglądarkę i edytować.

Miesięczny abonament (tzw. plan P1) obejmuje nie tylko dostęp do internetowego MS Office, ale i całkiem solidne konto email (filtr antywirusowy i antyspamowy, 25GB pojemności, technologia MS Exchange). Do usługi można podłączyć własną domenę. Pierwsze, testowe 30 dni jest bezpłatne.