Nowoczesny – jak bank spółdzielczy

Czy niewielki bank spółdzielczy może sobie pozwolić na system Business Intelligence z najwyższej półki? Okazuje się, że tak. Wystarczy trochę inwencji i wsparcia ze strony doświadczonego partnera.

Przyjęło się, że systemy Business Intelligence, czyli systemy gromadzące dane, pozwalające łatwo przeprowadzać najbardziej zaawansowane analizy i w efekcie szybko podejmować trafne decyzje biznesowe – muszą kosztować dużo. O tym, że nie musi tak być pisaliśmy już wiele razy. Faktem jest jednak, że organizacja bardziej skomplikowana, posiadająca dane pochodzące z wielu źródeł musi liczyć się z większym kosztem wdrożenia. Chyba że… no właśnie. Chyba, że na rynku dostępne są już rozwiązania wdrożone w innych, bardzo podobnych organizacjach. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku banków spółdzielczych.

Bank spółdzielczy – skomplikowana instytucja z wieloma wyzwaniami.

Nie da się zaprzeczyć, że każdy bank jest skomplikowaną instytucją. Liczba obsługiwanych procesów biznesowych oraz źródeł danych jest duża. W dodatku procesy są bardzo różne, a wiele z nich musi być ściśle kontrolowana pod kątem wystąpienia ryzyk prawnych i biznesowych. Nawet niewielki bank jest pod tym względem niełatwą do zarządzania firmą.

Do tego wszystkiego dochodzi kwestia rentowności. Wbrew pozorom osiągnięcie zadowalającego wyniku finansowego nie jest proste – wymaga często perfekcji w działalności operacyjnej, skrupulatnego liczenia marż i pilnowania kosztów.

Nie wszystkie banki istniejące na terenie Polski to duże podmioty. Wiele z nich to banki spółdzielcze, które po wielu latach działania na swoim terenie łączą się w sieć poszerzając portfolio klientów.

Placówki banków znajdują się również w małych miejscowościach i zapewniają bezpośrednią obsługę tam gdzie nie dociera konkurencja. Dobra znajomość klientów i ich – często specyficznych – potrzeb zapewnia długotrwałą współpracę i ich lojalność.

Nie bez znaczenia jest też fakt, że banki spółdzielcze nie działają tak, jak największe banki na rynku. Te ostatnie mogą sobie pozwolić na ogromne inwestycje w rozwiązania IT, które następnie udostępniają wszystkim placówkom. Banki spółdzielcze są często samodzielnymi podmiotami, które swoje potrzeby w zakresie technologii i zarządzania muszą zabezpieczać same.

Bank spółdzielczy ma swoją specyfikę.

Na szczęście banki są w swojej specyfice powtarzalne. Mówiąc prościej – jeden bank jest podobny do drugiego jeśli chodzi o wyzwania biznesowe, obsługiwane procesy i typy danych. Bardzo dobrze widać to na przykładzie banków spółdzielczych. Ich „powtarzalność” wykorzystała firma mis², która zbudowała dedykowany dla tej branży system Business Intelligence. Bazuje on na cieszącym się znakomitą renomą i chwalonym przez użytkowników systemie Qlik Sense. Dzięki dostosowaniu systemu do specyfiki banków spółdzielczych powstał produkt, którego wdrożenie zajmuje niewiele czasu i który – to chyba najważniejsze – praktycznie od pierwszych dni od wdrożenia przynosi realne korzyści biznesowe.

Firma mis²  istnieje od 2017 roku, choć zespół firmy pracuje wspólnie już ponad 20 lat. Zespół ten od początku zajmował się zarządzaniem dokumentami i automatyzacją procesów. W 2013 roku członkowie zespołu zaczęli budować kompetencje w obszarze analityki biznesowej. Pierwszym klientem wdrażającym technologię Qlik przy wsparciu mis²  było przedsiębiorstwo Impel. Nieco później pojawił się „temat” banków spółdzielczych.

Skąd pomysł?

Jak to często bywa rozwiązanie mis² powstało dla konkretnego Klienta – w tym przypadku był to Bank Spółdzielczy w Miliczu. Nie jest to bez znaczenia, bo osobą, która zamówiła system była Pani Prezes Zarządu Katarzyna Misiak, która – zanim objęła najwyższe stanowisko – piastowała wiele stanowisk na długiej drabince bankowej kariery. To dało jej wgląd w większość procesów i sprawiło, że – kiedy została prezesem – wiedziała jakie pytania zadawać by szukać oszczędności i dodatkowych zysków.

Istniejący w Banku system nie odpowiadał na większość z nich. W ten właśnie sposób powstał system Business Intelligence, którego nazwa – trochę przewrotna, trochę dowcipna – oddaje jednak idealnie jego wartość i zastosowanie: „Oko Prezesa”.

Oko Prezesa widzi wszystko.

Oko Prezesa pozwala odpowiedzieć na takie pytania jak: Dlaczego niektórzy pracują bardziej efektywnie? Który pracownik zasługuje na większą premię? Jakie grupy klientów kupują określone produkty? Jak realizowana jest sprzedaż w stosunku do planów sprzedaży? To co do tej pory było szacowane bazując na doświadczeniu i wyczuciu lub oceniane na koniec okresu sprawozdawczego, zostało zastąpione twardymi i wiarygodnymi danymi dostępnymi na bieżąco.

Pani Prezes Misiak miała określone, spisane potrzeby, jednak z istniejącego – tradycyjnego systemu, bardzo trudno było szybko uzyskać odpowiedzi na postawione pytania. I tak np., żeby mierzyć i porównywać  efektywność pracy  pracowników i oddziałów Bank musiał stworzyć normatywy czasowe wykonywania poszczególnych czynności. Determinacja Pani Prezes pozwoliła je stworzyć, w czym pomogło jej osobiste doświadczenie w pracy na poszczególnych stanowiskach w banku.

W międzyczasie pojawił się kolejny problem – nie wszystkie czynności były rejestrowane w systemie bankowym. Obok m.in. wypłat gotówki czy  realizacji przelewów – istnieje szereg czynności związanych np. z porządkowaniem archiwum, telefonowaniem, czy przygotowaniem ulotki marketingowej, które nie są rejestrowane. Wymagało to zatem stworzenia formularza i słownika dodatkowych prac nie rejestrowanych przez system bankowy. W efekcie powstał pełen obraz aktywności wszystkich pracowników, który jednak wymagał wyjaśnienia załodze że nie jest to próba kontroli, a niezbędny element do usprawnienia procesów i działania Banku.

Uporządkowanie procesów pozwoliło na przejście do kolejnego etapu, którym była analiza produktowa i ocena marżowości. Stworzona aplikacja w systemie Qlik Sense pozwoliła analizować sprzedaż w czasie rzeczywistym – nie czekając na koniec miesiąca czy kwartału. Jednocześnie prowadzone były warsztaty dla pracowników dzięki, które pozwoliły na  samodzielnie doskonalenie analityk i tworzenie własnych raportów.

Największą zaletą rozwiązania stworzonego i sprzedawanego z sukcesem do kolejnych banków spółdzielczych przez firmę mis² jest jego łatwość wdrożenia. Dzięki dopasowaniu do specyfiki konkretnego typu klienta jakimi są banki spółdzielcze wdrożenia są powtarzalne, a każde z nich poszerza wiedzę o ewentualnych wyzwaniach i sposobach ich przezwyciężania. W efekcie tzw. time to market, czyli moment, w którym rozwiązanie zaczyna przynosić wymierne korzyści biznesowe udało się ograniczyć do minimum.

Co musi mieć bank spółdzielczy, żeby wdrożyć system „Oko Prezesa”?

Mówiąc najprościej – wolę rozwijania biznesu w oparciu o dane oraz gotowość poświęcenia czasu i uwagi na wdrożenie. Resztę zapewniają tzw. konsultanci wdrożeniowi (trudno oczekiwać, żeby niewielki bank miał swoje zasoby na przeprowadzenie wdrożenia).

Zaletą konsultantów są kompetencje – dzięki wielu przeprowadzonym wdrożeniom zetknęli się oni z większością wyzwań jakie mogą się pojawić zarówno przy samej implementacji systemu jak i przy jego używaniu. Mają wypracowane sposoby radzenia sobie z takimi wyzwaniami co zdecydowanie skraca czas wdrożenia.

Droga jaką poszła firma mis² wydaje się bardzo ciekawa i obiecująca. Pozwala bez angażowania ogromnych środków i czasu wejść na zupełnie inny poziom zarządzania bankiem spółdzielczym. Podejmowanie decyzji w oparciu o dane uruchamia nowy potencjał rozwoju – niedostępny dla tych, którzy – nawet jeśli zbierają dane, to nie potrafią ich połączyć i przeanalizować w taki sposób, by te zaczęły odpowiadać na pytania stawiane przez biznes.

Jeśli znacie przykłady podobnych wdrożeń systemów Business Intelligence z innych branż odblokowujące potencjał drzemiący w danych – napiszcie do nas o tym.

Dla tych, których zainteresował system „Oko Prezesa” podajemy kontakt do firmy: [email protected]

Coffee photo created by jcomp – www.freepik.com