Nowy model edukacyjny dla firm

–Rozwiązania w modelu cloud np. systemy klasy LMS (Learning Management System) stają się coraz bardziej popularnym trendem na rynku zarządzania zasobami ludzkimi, ponieważ współgrają ze zmieniającymi się potrzebami firm w obszarze HR. Organizacje w poszukiwaniu oszczędności oraz w celu efektywniejszego wykorzystania czasu swoich pracowników częściej zlecają utrzymanie aplikacji na zewnątrz. Rosnąca presja na budżety działów IT powoduje, że coraz więcej organizacji, jako jeden z priorytetów rozwojowych wskazuje wykorzystanie cloud computingu. Zakładamy, że najbliższe miesiące przyniosą znaczny wzrost udziału tego typu rozwiązań na rynku – mówi Agnieszka Grad‑Kowalska, Manager w firmie Pentegy.

Gdzie ciąć koszty?

Według badania przeprowadzonego przez Microsoft, w styczniu 2012 r.,

• 58 proc. firm ocenia rozwiązania IT w modelu cloud jako te, które pozwalają obniżać koszty,
• 55 proc. jako bardziej elastyczne,
• a 50 proc. twierdzi, że zapewniają większą produktywność ich firm.

Budowa lub przeniesienie aplikacji szkoleniowej do chmury to między innymi możliwość elastycznego zwiększania parametrów systemu przy rosnącej liczbie użytkowników, co w przypadku korzystania z platformy szkoleniowej jest bardzo ważne. Nie bez znaczenia są oszczędności, które można uzyskać na płaszczyźnie kosztów organizacji szkoleń – rozwiązaniem jest model zdalny i elearnigowy. Firma nie musi również od razu inwestować w dużą infrastrukturę informatyczną – może być ona rozwijana w miarę rosnącej liczby użytkowników, czy liczby organizowanych szkoleń.

One stop shop

LMS sprawdza się w firmach, w których trudno jest zapanować nad procedurami i kosztami organizacji szkoleń. Zintegrowana, nowoczesna platforma szkoleniowa kompleksowo wspiera proces korzystania z produktów szkoleniowych (elektronicznych i stacjonarnych), od momentu  planowania, poprzez organizację, prowadzenie, aż do rozliczenia szkolenia. Pozwala
na utrzymanie wszystkich informacji dotyczących zarówno aktualnych jak i zrealizowanych  szkoleń, ich kosztów oraz beneficjentów w jednym miejscu. Dzięki spójnej architekturze
i automatyzacji procesów pozwala na podniesienie efektywności oraz zmniejszenie czasochłonności obsługi. Stałe monitorowanie budżetu pozwala na kontrolę wydatków szkoleniowych całościowo, a także na poszczególnych pracowników i tym samym minimalizuje ryzyko operacyjne. Platforma LMS może posiadać również funkcjonalność zarządzania bazą trenerów, dostawców szkoleń oraz sal szkoleniowych (wraz z systemem rezerwacji tych sal, wyposażeniem oraz sprawdzaniem dostępności).

– System usprawnia przygotowanie raportów na potrzeby wewnętrzne, które pozwalają na kontrolę jakości szkoleń, potrzeb Klientów, ich motywacji, ścieżki kariery i zainteresowań  – mówi Agnieszka Grad‑Kowalska z Pentegy.

Więcej za mniej

Online’owa architektura systemów zarządzania szkoleniami w chmurze umożliwia dostęp do rozwiązań dla pracowników w różnych lokalizacjach – nie tylko z pracy, ale również z dowolnego komputera czy urządzenia mobilnego. Skraca również czas wdrożenia platformy szkoleniowej i nie wymaga dużych inwestycji w zakup i utrzymanie infrastruktury informatycznej, a także w zatrudnienie administratorów do jej utrzymania i obsługi. Oszczędności związane z takim modelem wdrożenia aplikacji mogą sięgać nawet 60-70 proc. w stosunku do wdrożenia tradycyjnego systemu szkoleń.

–Dodatkową zaletą tego typu rozwiązań jest znacząco mniejsze ryzyko niepowodzenia wdrożenia projektu. Firma nie ponosi dużych nakładów wstępnych na zbudowanie infrastruktury, nie występuje również zjawisko planowania i przewidywania wzrostu obciążenia związanego ze wzrostem liczby użytkowników, czy sezonowością pracy aplikacji. Pracownicy mają możliwość korzystania z oferty szkoleniowej, jak np. szkolenia e-learning, wirtualna klasa, pokazy multimedialne, czaty z trenerami. Wszystkie procesy mogą się odbyć w dowolnym momencie, z różnych lokalizacji i bez konieczności fizycznej obecności w siedzibie organizacji czy sali szkoleniowej– tłumaczy Radosław Ochotny, odpowiedzialny za rozwój usług online w firmie Microsoft Polska.

Kolejną wartością dodaną usług szkoleniowych świadczonych w chmurze, jest możliwość oferowania ich w wersji elektronicznej. Najwyższy poziom produktu gwarantuje standard SCORM 2004 (ang. Sharable Content Object Reference Model), w którym usługa jest przygotowana. Standard SCORM określa zasady organizacji treści dydaktycznej, w tym zapewnia wielokrotne wykorzystanie elementów składowych danego kursu w różnych kontekstach szkoleniowych oraz daje możliwość swobodnej rozbudowy i uzupełnień systemu przy zachowaniu niskich kosztów.

– Szkolenia elektroniczne w chmurze gwarantują największe oszczędności z perspektywy odbiorcy końcowego. Firma, która zdecydowała się na taki model posiada pełną dowolność jeśli chodzi o możliwość wyboru producenta systemów szkoleniowych, w tym również zakupu gotowych rozwiązań na rynku. Szkolenia elektroniczne są cały czas dostępne na platformie. Nie jest to sesja szkoleniowa posiadająca konkretną datę, chociaż oczywiście Organizacja może wprowadzić termin, w jakim szkolenie powinno być ukończone, ale to pracownik sam może zdecydować, w którym momencie szkolenie zrealizuje. Dodatkowo, szkolenia są dostępne dla nowo przyjętych pracowników już od pierwszego dnia w nowej pracy – podkreśla Agnieszka Grad‑Kowalska.

Wizualizacja zmiany

Chmura sama w sobie jednak nie jest panaceum na niedogodności związane z obsługą procesów szkoleniowych. Dla przykładu, fakt przejścia z konwencjonalnych działań na kompleksowy system klasy LMS wymaga odpowiedniego podejścia do samego wdrożenia, jak i późniejszej obsługi. Automatyzacja procesów powoduje przede wszystkim zmiany podejścia samych pracowników organizacji. System ma zastąpić pracę opartą na kontaktach ludzi, mailach i arkuszach kalkulacyjnych. Pracownicy z jednej strony cieszą się na myśl o spójnych procedurach działania i wiążącej się z tym mniejszej pracochłonności, jednakże z drugiej strony ciężko im zaakceptować standaryzację procesu i mniejszą jego elastyczność. Kluczowym elementem każdego projektu wdrożenia rozwiązań typu LMS jest analizawy magań oraz pierwszy okres po uruchomieniu systemu.

– Podczas analizy wymagań powstaje koncepcja systemu oraz dokumenty wymagań będące podstawą prac programistycznych i późniejszej implementacji. Wywiady z końcowymi użytkownikami pozwalają stworzyć spójną wizję systemu, która spełni wymagania Klienta. Czasem Klienci bagatelizują tę część projektu – niedostatecznie wnikliwie zastanawiają się nad procesami, które mają być obsługiwane przez system, co zwiększa ryzyko zaplanowania do wdrożenia  funkcjonalności w efekcie niepotrzebnych. Tutaj pomaga prototypowanie systemu. Dla osób, które nie mają często styczności z wdrażaniem narzędzi informatycznych, dużo łatwiej jest wyobrazić sobie system na podstawie makiety ekranów niż opisuw dokumencie – mówi Maciej Juda, Konsultant wiodącego wdrożenia z firmy Pentegy.

Metoda małych kroków na przykładzie systemu LMS

Podstawą powodzenia przy implementacji systemu jest ustalenie harmonogramu projektu i wyraźne określenie zakresu prac. Zdarza się, że wizja totalnej automatyzacji prac daje organizacji pole do tworzenia coraz to nowych pomysłów wykorzystania aplikacji – powoduje to, że domknięcie analizy staje się wręcz niemożliwe. W tej sytuacji sprawdza się metoda tzw. quick wins. Firma decyduje się na wdrożenie na początek jednego z prostszych
do automatyzacji procesów, jak e-learning czy akceptacja wniosków szkoleniowych, aby potem stopniowo rozwijać system.