Z dużej chmury mały biznes

Niższe koszty utrzymania infrastruktury IT, mniej problemów, dostęp do usług zarezerwowanych dotąd jedynie dla korporacji – to wszystko może dać niewielkiej firmie chmura. Oczywiście, nie deszczowa, tylko obliczeniowa.

Co to jest chmura?

Pojęcie chmury obliczeniowej to tłumaczenie angielskiego cloud computing. Co to oznacza? W praktyce chodzi o korzystanie z zasobów (usług) informatycznych dostarczanych przez zewnętrznych dostawców na życzenie, bez konieczności ponoszenia kosztownych inwestycji (w sprzęt, oprogramowanie) i zatrudniania dodatkowych pracowników. Usługi te są świadczone zwykle za pośrednictwem internetu, a rozliczane wg. opłat abonamentowych naliczanych za okres użytkowania.

Przykład – twoi pracownicy potrzebują wspólnego dysku, na którym będą mogli przechowywać dokumenty. W tradycyjnym modelu, firma musiałaby ponieść koszt zakupu serwera (lub przynajmniej dysku sieciowego NAS) oraz jego obsługi (serwis, zasilanie). Należałoby też zadbać o wydzielenie odpowiedniego (bezpiecznego) miejsca dla sprzętu i wykonywanie oraz przechowywanie kopii zapasowych.

Decydując się na przeniesienie tej usługi „do chmury” wykupujesz po prostu miesięczny abonament na dostęp do sieciowego dysku umieszczonego na zewnętrznych serwerach. Dostawca dba o utrzymanie odpowiedniego poziomu dostępności – serwisuje sprzęt, uaktualnia oprogramowanie, wykonuje kopie zapasowe.

Co jest możliwe?

Zakres usług świadczonych w chmurze jest ograniczony tylko i wyłącznie pomysłowością ich dostawców oraz przepustowością łącz internetowych. Większość małych firm korzysta z poczty elektronicznej umieszczonej na zewnętrznych serwerach. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by dołączyć do tego usługi dostępne do niedawna jedynie dla korporacji: wspólne kalendarze, notatki i książki adresowe. Nie musisz już kupować serwera MS Exchange, by korzystać z takich funkcji – wystarczy opłacić kilka kont hosted Exchange.

Automatyczne wykonywanie kopii zapasowych cennych plików? Jeśli dysponujesz przyzwoitym łączem internetowym, zamiast kupować własny serwer backupu, możesz zdecydować się na odpowiednią usługę świadczoną przez internet.

Inwestycja w serwer i dodatkową obsługę informatyczną nie jest też konieczna do uruchomienia usługi jednoczesnej pracy na dokumentach biurowych. Wystarczy, że skorzystasz z propozycji Microsoftu (Office 365) albo Google (Google Docs). W zasadzie, jeśli twoja firma nie korzysta z bardziej zaawansowanych funkcji pakietu biurowego, do codziennej pracy mogą wystarczyć tzw. web apps, czyli edytory (tekstowy, arkusz kalkulacyjny, prezentacje) dostępne w ramach wspomnianych usług, w przeglądarce internetowej.

Masz dość pilnowania aktualizacji programu księgowego pojawiających się wraz ze zmieniającymi się przepisami? Wybierz aplikację księgową online (w przeglądarce WWW), za której całkowite utrzymanie (aktualizacje, kopie bezpieczeństwa) odpowiada producent.

Ile to kosztuje?

Małe firmy niechętnie inwestują w zaawansowane usługi informatyczne. Nic dziwnego – w przypadku niewielkiego biznesu nie występuje efekt skali. Koszt przyzwoitego serwera wraz z oprogramowaniem i obsługą może być zbyt wysoki dla firmy, która zatrudnia kilku pracowników. Trudno też wycofać się z takiej inwestycji.

Z chmurą jest inaczej. Większość wspomnianych usług można przetestować za darmo (przez pewien czas). Część jest dostępna bezpłatnie, w podstawowych wersjach (np. z wyłączoną częścią funkcji albo zmniejszonymi zasobami). Płacisz tylko za to, z czego korzystasz. Jeśli uznasz, że usługa nie jest już potrzebna, po prostu z niej rezygnujesz nie wykupując kolejnego abonamentu.

A konkretne kwoty? Konto Microsoft Office 365 (zawiera m.in. pocztę MS Exchange, przeglądarkowe wersje najważniejszych aplikacji MS Office oraz funkcję współdzielenia i jednoczesnej pracy na dokumentach biurowych) to wydatek 5,25 euro miesięcznie za każdego użytkownika. Dysk sieciowy o pojemności 500GB w Box.net kosztuje 15 dolarów miesięcznie (do trzech użytkowników). Za program księgowy ifirma.pl zapłacisz 45 zł miesięcznie. Aplikacja do zarządzania relacjami z klientami (CRM) Salesforce w swojej podstawowej wersji kosztuje 1,6 euro miesięcznie od użytkownika.