Bezpieczeństwo biznesu cross-border. Jak weryfikować kontrahentów?

Sprawdzenie podstawowych informacji o firmie krajowej nie nastręcza zazwyczaj większej trudności. Bazy takie jak Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) czy Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) są powszechnie znane i pozwalają sprawdzić podstawowe informacje o potencjalnym kontrahencie.

Stosunkowo łatwo, choć nie zawsze tanio, można zweryfikować też sytuację finansową firmy w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych (RDN), biurach informacji gospodarczej oraz wywiadowniach gospodarczych. W wypadku kontrahentów zagranicznych sprawa się komplikuje.

Firmy mające siedzibę w Unii Europejskiej i będące płatnikami podatku VAT można odnaleźć w stworzonej przez Komisję Europejską bazie VIES. Gdy potencjalny kontrahent nie płaci VAT-u, pomocny będzie europejski portal e-Sprawiedliwość, gdzie znajdują się odnośniki do odpowiedników baz CEIDG i KRS w poszczególnych krajach Europejskich. Chcąc zapoznać się z krajowymi rejestrami przedsiębiorstw, bez względu na to, czy są to państwa Unii Europejskiej czy nie, niezbędna jest znajomość lokalnego języka, choć w niektórych wypadkach wystarczy język angielski.

Innym wyjściem jest skorzystanie z pomocy lokalnych polskich placówek dyplomatycznych lub dwustronnych izb gospodarczych. Weryfikacja tymi kanałami jest jednak długotrwała, a czasu na decyzję o podjęciu współpracy zazwyczaj nie ma zbyt wiele. Szybszym rozwiązaniem są międzynarodowe wywiadownie gospodarcze, ale często wiąże się to ze znacznymi kosztami. Weryfikacja jednej firmy może kosztować nawet kilka tysięcy złotych.

– Duże firmy, które podpisują kontrakty na wielkie kwoty, mogą pozwolić sobie na koszty związane z weryfikacją nowych partnerów biznesowych. W sektorze MŚP, bez względu na to, czy mamy do czynienia z firmą produkcyjną czy usługową, możliwości finansowe w tym zakresie są zazwyczaj mniejsze – mówi Marek Wcisło, Dyrektor ds. Partnerstwa w 4Trans Factoring, fintechu zapewniającym płynność finansową małym i średnim przedsiębiorstwom. – Mamy więc sytuację, w której nowy, zwłaszcza zagraniczny kontrahent może być wielką szansą dla rozwoju firmy, a jednocześnie znacznie wyższe jest ryzyko związane z jego ewentualną nieuczciwością lub niewypłacalnością – zauważa Marek Wcisło.

Ryzyko, jakie wiąże się z rozpoczęciem współpracy z nieznanym wcześniej kontrahentem minimalizuje korzystanie z faktoringu pełnego. Firmy świadczące takie usługi, zanim sfinansują otrzymaną fakturę, same weryfikują podmiot, na rzecz którego jest ona wystawiona. Otrzymując przelew od firmy faktoringowej przedsiębiorca może być przekonany, że jego nowy partner został oceniony pozytywnie.

– Weryfikacja odbiorców faktur, które mają być sfinansowane przez firmę faktoringową jest w jej interesie. To ona przejmuje na siebie ryzyko związane z ewentualnym opóźnieniem lub brakiem płatności – mówi Marek Wcisło. – Każda obsłużona faktura to kolejna informacja pozwalająca lepiej poznać kondycję przedsiębiorstwa ją wystawiającego i odbierającego. W ten sposób firmy faktoringowe tworzą niezwykle do celów weryfikacyjnych bazy danych – dodaje ekspert 4Trans Factoring.

Faktorzy weryfikują firmy na wielu poziomach. Korzystają z danych własnych oraz z wielu innych źródeł, osiągając w ten sposób możliwie pełny i stale aktualizowany obraz kondycji przedsiębiorstw.

– Taka baza danych okazała się bardzo pożądana przez naszych klientów. Chcieli oni móc samodzielnie sprawdzić swoich kontrahentów przed lub w trakcie współpracy i skupić się tylko na „zdrowych” relacjach biznesowych – zauważa Marek Wcisło. – Dlatego zdecydowaliśmy się udostępnić ją korzystającym z naszego faktoringu bezpłatnie. Dziś część z nich nie podpisuje nawet nowych umów, zanim nie sprawdzi scoringu potencjalnego partnera w naszej bazie – podkreśla Wcisło.