Biuro bez biura

Z pewnością da się prowadzić firmę nie mając żadnego ze wspomnianych elementów. Każdy z nich dodaje jednak prestiżu i ułatwia komunikowanie się z klientami. By z nich korzystać wystarczy kilka, niedrogich (albo nawet darmowych) usług.

Faks w komputerze

Nie wszystko da się załatwić za pomocą emaila. Stary, dobry faks ciągle się przydaje. By z niego korzystać musisz jednak kupić odpowiednie urządzenie i płacić abonament za linię telefoniczną. Albo i nie. Istnieje możliwość wysyłania i odbierania faksów za pomocą emaila.

Jak to działa? Wykupując odpowiednią usługę dostajesz specjalny numer stacjonarny (praktycznie w dowolnej strefie numeracyjnej). Faksy wysłane na ten numer trafiają prosto do Twojej skrzynki email. Możesz też wysyłać dokumenty (MS Office, PDF) mailem do operatora usługi, a ten prześle je na dowolny numer faksu.

Oczywiście, istnieje możliwość zabezpieczenia funkcji wysyłania faksów przed podszywaniem się – za pomocą hasła albo zdefiniowanej listy uprawnionych adresów email.

Ile to kosztuje? Są dwie opcje. Za samo odbieranie faksów zapłacisz od 50 (easycall.pl) do 100 zł (wirtualnyfax.pl) netto rocznie. Cena zależy od operatora. Opłata obejmuje utrzymanie numeru telefonicznego oraz samą usługę przesyłania faksów. Czasem obowiązują dodatkowe ograniczenia dotyczące liczby faksów, które można odebrać w ciągu miesiąca.

Jeśli chcesz mieć możliwość wysyłania faksów za pomocą emaila, musisz zapłacić więcej.  Praktycznie zawsze płacisz za każde zdarzenie (wysłanie faksu), od kilku do kilkunastu groszy za minutę transmisji. U niektórych operatorów trzeba też wykupić dodatkowy abonament. W e-faks.pl za usługę obejmującą odbieranie i wysyłanie faksów płacisz 176 zł netto rocznie, w wirtualnyfax.pl 299 zł netto (ale w ramach tej kwoty 50 zł możesz wykorzystać na połączenia faksowe), mfax.pl pobiera opłatę 163 zł netto (10 zł do wykorzystania na połączenia). Z kolei Fax24.pl wymaga wyłącznie comiesięcznego doładowania konta kwotą minimum 5 zł (którą możesz oczywiście wykorzystać na połączenia).

Telefon (nie do końca) stacjonarny

Podobnie w przypadku faksu, nie musisz wcale utrzymywać fizycznej linii telefonicznej, by móc pochwalić się numerem telefonu stacjonarnego. Są na to co najmniej cztery sposoby.

Pierwszy z nich to wirtualny numer udostępniany przez operatora VoIP (telefonii internetowej). Zdecydowanie najtańszy, ale “przywiązany” do komputera; by odbierać połączenia trzeba mieć cały czas włączonego peceta (chyba, że kupisz specjalną bramkę VoIP zamieniającą zwykły telefon stacjonarny w telefon internetowy – koszt ok. 200 zł). Niektórzy operatorzy VoIP oferują go bez dodatkowych opłat (happycall.pl, extravoip.pl, easycall.pl), inni pobierają symboliczną złotówkę miesięcznie (freeconet.pl, ipcall.pl, ifon.pl).

Linię stacjonarną możesz też wykupić u swojego operatora telewizji kablowej. Taka usługa kosztuje zwykle od 20 do 30 zł netto (najtańszy abonament obejmujący za zwyczaj do 100 minut połączeń).

Trzecia opcja to stacjonarny telefon… komórkowy. Czyli urządzenie, które z technicznego punktu widzenia jest zwykłą komórką, ale ma przypisany numer stacjonarny i działa tylko na ograniczonym obszarze. Z punktu widzenia użytkownika (i jego rozmówców): nie do odróżnienia od zwykłego telefonu stacjonarnego. Różnicę zobaczysz na rachunku – telefon stacjonarny z Ery, Playa albo Sferii kosztuje mniej niż 30 zł netto miesięcznie.

Abonenci Ery mogą skorzystać z unikalnej usługi przypisania numeru stacjonarnego do posiadanej już komórki. Usługa “Era Numer Stacjonarny” kosztuje 4 zł miesięcznie i polega na udostępnieniu drugiego numeru (oprócz zwykłego, komórkowego), który jest aktywny wtedy, gdy znajdujesz się w swoim domowym biurze.

W przypadku trzech pierwszych rozwiązań nie będzie problemu z przeniesieniem Twojego dotychczasowego numeru stacjonarnego do nowej usługi.

Wirtualne biuro

Pracujesz w domu, ale ze względów reprezentacyjnych chcesz zarejestrować firmę pod adresem w centrum dużego miasta? Na to też jest sposób i to dużo tańszy niż wynajmowanie całego lokalu.

Jak to działa? Usługa polega na udostępnieniu wirtualnego biura. W najprostszej opcji chodzi jedynie a adres korespondencyjny. Możesz też dokupić dodatkowe pakiety obejmujące obsługę sekretarską – odbieranie i przekierowywanie połączeń telefonicznych, przesyłanie korespondencji – również na email czy odbieranie i wysyłanie faksów.

Ile to kosztuje? Cena zależy od miasta. Krakowskie BiuroInter.pl pobiera miesięczną opłatę w wysokości 99 zł netto. Łódzkie Biurowirtual.pl o złotówkę wyższą. Za adres przy ul. Nowogrodzkiej w Warszawie trzeba już zapłacić minimum 199 zł (mBiuro.pl), a na Krakowskim Przedmieściu nawet 450 zł (premainwest.pl). To wszystko stawki obejmujące jedynie udostępnienie adresu plus ewentualnie podstawową obsługę sekretarską (przesłanie korespondencji raz na miesiąc albo mailowe powiadomienie o nowych listach). Rozszerzona obsługa sekretarska jest płatna ekstra, często w formie droższych pakietów usług.

Za odbieranie i przekierowywanie połączeń przez sekretarkę trzeba dopłacić zwykle ok. 100 zł netto miesięcznie. Liczba takich połączeń jest limitowana, a za przekierowania płacimy osobno, według cennika firmy telekomunikacyjnej. Podobne stawki (ok. 100 zł netto miesięcznej opłaty stałej plus koszty) obowiązują w przypadku odbierania i przekazywania korespondencji. Jeśli zdecydujesz się na przesyłanie jej na swój adres email, w formie skanów, za każdą zeskanowaną stronę musisz dopłacić ekstra (kilkadziesiąt groszy). Nadawanie faksów jest za zazwyczaj rozliczane w taki sam sposób – stała opłata za każdą stronę (również kilkadziesiąt groszy).

Dodatkowe usługi dostępne w droższych pakietach to dedykowany numer telefoniczny (podstawowe abonamenty obejmują numer współdzielony z innymi przedsiębiorcami działającymi pod tym samym adresem), dostęp do sal konferencyjnych i pomoc w załatwianiu standardowych formalności urzędowych (głównie tych związanych z rejestracją firmy).