BYOD w firmie: korzyści i koszty

BYOD to trend, który utrzymuje się wśród wiodących zjawisk technologicznych w biznesie. O ile ma szanse przynieść wiele korzyści w postaci oszczędności oraz bardziej przyjaznych narzędzi pracy, które wybierają sami użytkownicy i które pozwalają im na zdalny dostęp do służbowych plików, to jednak wymaga przygotowania organizacji i zapewnienia odpowiednich procedur bezpieczeństwa.

• Pracownicy, którzy decydują się na wykorzystanie prywatnego sprzętu w pracy najczęściej sięgają po laptopy (57 proc.), telefony komórkowe (55 proc.), smartfony (48 proc.) i tablety (20 proc.).
• Badanie  nie wspomina o tym czy przedsiębiorcy wynagradzają użytkowników za korzystanie z prywatnego sprzętu do celów służbowych.
• Jest to interesujący kontekst podatkowy: w odwrotnym przypadku – kiedy przedsiębiorca użycza np. samochodu pracownikowi do celów prywatnych w szeregu regulacji europejskich obarczone jest to podatkiem. Okazuje się, że czynności odwrotnej przynoszącej korzyści pracodawcy nikt nie analizuje.

Obecność formalnych polityk w kwestii BYOD deklaruje 46 proc. respondentów z polskich MSP a 43 proc. badanych wskazuje, że ich firma nie pozwala na wykorzystywanie prywatnych urządzeń w pracy.

• Wśród prywatnych urządzeń, które pracownicy wykorzystują służbowo przeważają laptopy (57 proc.), najczęściej z systemem Windows (83 proc.), tradycyjne telefony komórkowe (55 proc.) i smartfony (48 proc.) – najczęściej z systemem operacyjnym Android (73 proc.), Windows (13 proc.) i iOS (10 proc.). W przypadku tabletów, z których w modelu BYOD korzysta 20 proc. pracowników, najpopularniejszym systemem jest Android (71 proc.), następnie Windows (16 proc.) i kolejny iOS (13 proc.).

BYOD upowszechnia mobilny dostęp do zasobów firmowych

Ogólnie, 54 proc. respondentów deklaruje zaglądanie do firmowych dokumentów poza biurem – najczęściej z wykorzystaniem laptopów (73 proc.) i smartfonów (58 proc.), znacznie rzadziej komputerów stacjonarnych (36 proc.).

Jak wynika z badania, 51 proc. korzysta w tym celu z urządzeń zapewnionych przez firmę, 45 proc. z własnych. Z kolei 94 proc. pracowników korzystających ze smartfonów w modelu BYOD loguje się z nich na służbową skrzynkę e-mail, 61 proc. korzysta z potrzebnych do pracy aplikacji, a 50 proc. otwiera na nich firmowe dokumenty.  

BYOD niesie ze sobą też pewne wyzwania związane z bezpieczeństwem firmowych danych.  Firmy decydujące się na wprowadzenie tego modelu powinny pamiętać o trzech aspektach:

• zapewnieniu odpowiedniego systemu zarządzania urządzeniami, które łączą się z siecią firmową;
• zapewnieniu odpowiednich rozwiązań bezpieczeństwa i polityk dostępu do firmowych zasobów;
• ustaleniu z pracownikami akceptowanych przez nich dobrych praktyk i zakresu działań, które mogą wykonywać z prywatnych urządzeń w odniesieniu do zasobów firmowych, jak choćby: jak chronić hasła dostępowe, jakie aplikacje są uznawane za bezpieczne, itp.

Kontekst podatkowy

Przedsiębiorca oprócz korzyści niematerialnej czyli zadowolenia pracownika z pracy na wybranym przez siebie sprzęcie uzyskuje korzyść biznesową: nie ponosi kosztu zakupu narzędzia oraz kosztów eksploatacji i napraw. Przedsiębiorca nie ma prawa do odpisu amortyzacyjnego urządzenia – np. tabletu lub smartfonu  będącego kosztem uzyskania przychodu ale korzyści wynikające z darmowego użytkowania w przedsiębiorstwie są znaczące. Wynika to głównie z braku blokowania aktywnej gotówki, i o ile w małej firmie może to mieć małe znaczenie, to już w realnym średnim MSP zatrudniającym np. 38 pracowników, zakup 38 tabletów wiodącej marki na rynku, np. Apple, to duży wydatek. Zakup takiej samej liczby ipadów przez pracowników, to korzyść sfinansowana za darmo za pieniądze opodatkowane co najmniej 2 razy: 1 raz podatkiem dochodowym od osób fizycznych a drugi końcowym podatkiem VAT.

Stawiam tezę, że nasze organy skarbowe powinny przyjrzeć się praktyce BYOD i albo dokonać jakiegoś zwolnienia grupowego wobec pracowników będących osobami fizycznymi (tak było w 1-szej ustawie o podatku od osób fizycznych) albo nałożyć podatek na firmy od jakiejś części wartości sprzętu użytkowanego nieodpłatne.

Rozwiązanie ostateczne

Rozwiązaniem generalnym byłaby w Polsce płaca minimalna na poziomie 8.50 Euro i niemiecki system podatkowy – dla wszystkich i firm również. Ale wtedy okazałoby się, że wszystkich stać na BYOD i nieważne kto kupuje firma czy pracownik, koszt jest minimalny w stosunku do wartości wynikającej z usprawnienia procesu pracy czego beneficjantami jest i pracownik i firma.

To jednak rozwiązanie oznaczałoby konieczność rewolucji a tego chyba nie chcą ani firmy ani administracja? Bo wg mnie pracownicy zgodziliby się bez mrugnięcia okiem…

O badaniu

Badanie „Nowoczesne IT w MŚP 2014” przeprowadzone przez Ipsos MORI na zlecenie Microsoft objęło 5770 pracowników MŚP w następujących krajach: Austria, Czechy, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Litwa, Niemcy, Polska, Portugalia, Rumunia, Ukraina i Węgry. Próba dla Polski wyniosła 601 osób. Firmy biorące udział w badaniu zatrudniają do 250 pracowników. Badanie zostało przeprowadzone w dniach 5-13 marca 2014 r. metodą ankiety online za pomocą Ipsos Interactive Panel.