Chmura możliwości dla małych firm

Rozwiązania oparte na chmurze obliczeniowej stają się powszechne. W USA to już niemal filar małych i średnich przedsiębiorstw. Użytkownikami są również tacy giganci jak Amazon czy Google. Teraz chmura wkracza do sektora publicznego. Korzysta z niej już rząd amerykański, a Unia Europejska przygotowała nową strategię, zakładającą efektywne wdrożenie cloud computing do administracji całej UE, do 2020 roku. Przedsiębiorco, korzystasz już z chmury? Jeśli nie, czas spróbować!

Chmura – rewolucja w IT

Czym właściwie jest ta słynna chmura obliczeniowa? To model przetwarzania danych, który opiera się na korzystaniu z usług sieciowych profesjonalnych firm za pośrednictwem Internetu z dowolnego komputera lub urządzenia mobilnego. – Właściciel firmy nie musi inwestować w infrastrukturę informatyczną. Eliminuje to konieczność zakupu oprogramowania, serwerów, bazy danych czy licencji. Opłacając abonament otrzymuje dostęp do konkretnych, specjalistycznych usług, które może dopasować do potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa – mówi Radosław Lewandowski z Seev, operatora Internetu dla biznesu

Istnieją różne modele i rodzaju chmur – prywatna, publiczna, czy dedykowana, jak opisuje je na swoim blogu Evangelista.IT Michał Kędziora. Najpopularniejszym i szeroko dostępnym modelem jest SaaS (Software as a Service) – oprogramowanie jako usługa. W ramach tej usługi klient otrzymuje potrzebne mu oprogramowanie i płaci za jego użytkowanie (najczęściej w formie abonamentu). O wszystko inne – sprzęt, środowisko pracy – troszczy się dostawca. Do chmury publicznej SaaS należą popularne Google Apps, czy Hotmail Microsoft.

Idealne rozwiązanie dla MSP

Wdrożenie chmury wymaga niewielkich nakładów finansowych. Wydatki związane z założeniem i utrzymaniem  infrastruktury pozostają po stronie usługodawcy (dba on także o wydajność, aktualizację i naprawę). Największym plusem przemawiającym za chmurą obliczeniową jest, więc optymalizacja kosztów, ważna dla każdej firmy bez względu na wielkość. Jednak docenią ją przede wszystkim małe firmy i startupy, którym zależy na ograniczeniu wydatków w początkowym etapie działalności, kiedy nie generują jeszcze dużych zysków. Nie muszą w ten sposób inwestować we własne zaplecze IT, ani zatrudniać wyspecjalizowanego personelu. Dla startupów, czyli innowacyjnych mikroprzedsiębiorstw działających w Internecie kluczowy jest dostęp do zaawansowanych technologii, które pomieszczą dynamicznie rozrastające się ilości danych.

Kolejną zaletą jest mobilność i elastyczność pracy. Dane są przechowywane na zewnętrznym serwerze dostawcy, a więc mamy do nich dostęp z dowolnej lokalizacji. Wystarczy komputer, tablet lub smartfon połączony do Internetu.

Wirtualne biuro krok po kroku

W biznesie XXI wieku, którego głównymi atrybutami są mobilność i elastyczny czas pracy, oblicze tradycyjnego biura ulega diametralnej zmianie. Choć nie wszyscy są fanami tych rozwiązań. Dyrektor generalna Yahoo – Marrisa Mayer w ubiegłym roku wywołała spore kontrowersje zakazując w swojej firmie telepracy. Nawet, jeśli jesteśmy sceptycznie nastawieni do koncepcji wirtualnego biura już dziś warto przetestować kilka mobilnych aplikacji i sprawdzić na własnej skórze, dlaczego są tak popularne zza Oceanem. Mamy do wyboru cały wachlarz programów – od pakietu biurowego w chmurze, który daje możliwość edycji i udostępniania plików, przez specjalistyczne narzędzia do prowadzenia rachunkowości czy zarządzania projektem, do aplikacji, które umożliwią zorganizowanie telekonferencji.

Mijają czasy, kiedy jedyną tańszą alternatywą dla pakietu biurowego Microsoft był Open Office. Dziś mamy szeroki wybór programów do tworzenia dokumentów – arkusza kalkulacyjnego czy prezentacji, zarządzania nimi i dostępniania innym użytkownikom. Najpopularniejszą aplikacją jest oczywiście Google Drive. Microsoft stara się wychodzić naprzeciw trendom oferując pakiet Microsoft Office 365 – zbiór aplikacji dostępnych z serwerów Microsoft, interaktywny pakiet biurowy. Z kolei ciekawą alternatywą dla programów Adobe Reader i Acrobat jest Nitro, która pozwala na łatwą edycję plików w formacie PDF.

Wirtualne biuro to biuro bez zbędnych papierów. Jak zaoszczędzić na druku faktur i raportów? Tutaj przychodzą z pomocą aplikacje do fakturowania, rozliczania oraz raportowania. LessAccounting to idealny program do zarządzania finansami w małej firmie, gdyż pozwala na wysyłanie faktur i śledzenie wydatków. Istnieją również aplikacje, które pozwalają na płatności za pomocą smartphona i przesłanie paragonu drogą mailową, bez konieczności drukowania, jak Square. Z kolei ZenPayroll pomaga zarządzaniem płatnościami dla pracowników, a Xero sporządzać finansowe raporty. Hellofax umożliwia wysyłanie i odbieranie faksów z dowolnego miejsca. Przydatną aplikacją jest także Turboscan, który umożliwia skanowanie dowolnego dokumentu przy użyciu telefonu i szybkie przekonwertowanie skanu na plik PDF.

W zarządzaniu projektami i organizacji pracy hitem jest Basecamp – wirtualny organizer i terminarz, który pozwala na zarządzanie zadaniami, edycję i udostępnianie plików w zespole. O ważnych rzeczach i terminach przypomni popularna aplikacja Remember the Milk. Ciekawym programem jest również Evenbrite, który w łatwy sposób pomoże zorganizować spotkanie biznesowe, czy event. W topowych aplikacjach opartych na chmurze nie można zapomnieć o Prezi – popularnej alternatywie dla PowerPointa, dzięki której stworzymy niestandardowe prezentacje multimedialne.

Ostatni istotny aspekt wirtualnego biura – telekonferencja. Dla małych firm aplikacje do odbywania telekonferencji są niezwykle ważne, gdyż pozwalają na kontakt z kontrahentami bez konieczności częstych (a więc kosztownych) podróży służbowych. Pierwsza myśl: Skype. Są też alternatywy dla tego komunikatora. AccuConference oferuje pakiet usług konferencyjnych i narzędzi, które pozwolą utrzymać uczestników zaangażowanych. Natomiast Microsoft Office Live Meeting oprócz video rozmów ma równie opcję burzy mózgów, edycji plików czy wirtualnej białej tablicy.

Warto przetestować wymienione aplikacje, jeśli szukamy skutecznych i nowoczesnych narzędzi. Pomogą zaoszczędzić pieniądze, czas i… miejsce w biurze. Mniej „papierologii” to mniejsze koszty zużycia sprzętu biurowego i wkład firmy w ochronę środowiska naturalnego.

Kto się boi chmury?

Nawet Steve Wozniak z Apple, choć jego podejścia nie podzielają inni eksperci z branży. Chmura stanowi innowacyjne podejście do tradycyjnych rozwiązań IT. Dane są przechowywane na zewnątrz, nie jak dotychczas na prywatnych serwerach firmy. To budzi u wielu przedsiębiorców strach o bezpieczeństwo danych. W rzeczywistości nie istnieją dowody na to, że rozwiązania w chmurze są mniej bezpieczne, a dane częściej padają ofiarą hakerów. – Pliki umieszczane na zewnętrznych serwerach można łatwo odzyskać w przypadku awarii sprzętu komputerowego w firmie. Co do strachu przed przechwyceniem wrażliwych danych przez osoby niepowołane to bezpieczeństwo przepływu informacji w chmurze jest nadzorowane przez nowoczesne rozwiązania informatyczne oferowane przez dostawcę, który dba o aktualizację i poprawność działania systemu. Ponadto centrum przetwarzania danych (data center) jest zabezpieczane m.in. przez monitoring, czy kontrolę dostępu. Dodatkowo każdy dostawca chmury wykorzystuje własny system zabezpieczeń. Większość każde połączenie jest szyfrowane. Chmura to obecnie jedna z najnowocześniejszych i najbezpieczniejszych rozwiązań technologicznych – przekonuje Radosław Lewandowski z Seev.