Jak dobrze zarządzać pocztą z programem Outlook?

Za przykład może posłużyć Outlook, dzięki któremu możemy lepiej organizować swój czas, ale także sprawniej zarządzać pocztą i automatyzować powtarzające się czynności. Warto korzystać w tym celu z kategoryzowania wiadomości oraz zadań, a także tworzenia grup kontaktów, które w dłuższej perspektywie pozwolą zaoszczędzić dużo czasu i nerwów.

Kategoryzacja maili i szybki dostęp do wybranych wiadomości

W setkach e-maili, zgromadzonych w skrzynce pocztowej łatwo się pogubić. W Outlooku mamy dostęp do wyszukiwarki, do której możemy wpisać hasło, po którym chcemy coś konkretnego odszukać. Proces ten byłby jednak dużo prostszy i krótszy jeśli korzystalibyśmy z możliwości porządkowania wiadomości, jakie daje nam Outlook, a jest ich wiele.

– Outlook pozwala m.in. na grupowanie e-maili w utworzonych folderach. To znacznie upraszcza zarządzanie wiadomościami, gwarantuje szybki dostęp do maili związanych z danym tematem, a tym samym znacznie upraszcza pracę. To tak jakbyśmy układali dokumenty w opisanych segregatorach, dzięki czemu wszystko można błyskawicznie odnaleźć jeśli przyjdzie taka potrzeba, zamiast przeszukiwać stos papierów na biurku – komentuje Jakub Hryciuk, Dyrektor Zarządzający Onex Group, dostawcy szkoleń z Microsoft Office. – Ponadto użytkownik może używać znaczników i nadawać mailom odpowiednie kategorie ważności, czyli dzielić je na przykład na wiadomości czysto informacyjne, czy też maile bardzo ważne, co sprawi, ze nic istotnego nam nie umknie– dodaje.

Dostęp do funkcjonalności oznaczania znajduje się w narzędziach głównych w sekcji znaczniki. W przypadku kiedy nie widzimy jej na wstążce zadań, należy zmienić ustawienia w „Opcjach” i uaktywnić w karcie głównej funkcję kategoryzowania kolorami.

Sprawne zarządzanie kontaktami

Kolejną możliwością, jaką daje nam Outlook, jest tworzenie list kontaktów. – Często zdarza się, że wysyłamy regularnie maile do określonej grupy odbiorców – sprawozdania, raporty, plany, czy też wiadomości czysto informacyjne. Dzięki utworzeniu grup odbiorców po pierwsze, możemy w zasadzie jednym kliknięciem wpisać adresatów danego maila, a po drugie, mamy pewność, że żaden adres nie zostanie pominięty, co może się przydarzyć w przypadku ręcznego wpisywania adresów mailowych – komentuje Jakub Hryciuk.

Wszelkie opcje, związane z tworzeniem i zarządzaniem kontaktami są dostępne w narzędziach głównych. Z tego poziomu można nie tylko przygotowywać korespondencję seryjną, ale także przesyłać zaproszenia na spotkania, czy też przydzielać zadania, zarówno sobie, jak i współpracownikom.

Warto poświęcić kwadrans

Bardzo duża grupa użytkowników Outlooka korzysta tylko z jego podstawowych funkcji. Okazuje się jednak, ze wystarczyłoby poświęcić kilka chwil na zapoznanie się z dodatkowymi funkcjonalnościami tego programu, które znacznie mogłyby uprościć pracę, chociażby poprzez automatyzację pewnych procesów. – Poświęcony na naukę czas bardzo szybko się zwróci, a w dłuższej perspektywie sprawi, że dzięki znajomości dodatkowych funkcjonalności zaczniemy go oszczędzać, działając szybciej i wygodniej – podkreśla Jakub Hryciuk.