Koniec epoki flamastra

Swego czasu współczesny guru nowoczesnych technologii Nicolas Carr ogłosił, że IT nie ma znaczenia (IT doesn’t matter) a po pewnym czasie przyznał, że jednak ma – zmieniając mantrę na „IT does matter”. Tak czy  inaczej komputery na tyle spowszedniały, że traktowane są jak woda w kranie czy prąd w gniazdku. Po prostu muszą być. Jednakże namnażanie komputerowych bytów samo w sobie nie podnosi efektywności, choć ich sensowne wykorzystanie na pewno tak.

Aby lepiej wykorzystać IT warto połączyć je z narzędziami , które pomogą uporać się z biur(k)owym chaosem. Zwłaszcza, że wciąż żyjemy w czasach carskiej „bumagi” – trzeba drukować, adresować, sporządzać inwentaryzację. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby wyjść z epoki tytułowego flamastra. A zatem  poprawa efektywności poprzez lepszą organizację pracy i wykorzystanie dostępnych na rynku narzędzi.

Flamaster do lamusa?

Flamaster który święcił swe dni chwały w czasach PRL zyskał konkurenta w postaci drukarek etykiet. Tym samym dotychczasowe bazgroły umieszczane na segregatorach mogą zastąpić estetyczne naklejki. Pani Zosia z magazynu nie musi już wytężać wzroku, aby rozczytać zapiski pani Jadzi z administracji, ale co ważniejsze w sposób łatwy może nanieść choćby kody kreskowe, które z kolei zeskanuje pan Piotr.

Drukarka etykiet to brzmi poważnie, a raczej drogo. Jak się jednak okazuje najprostsza choć kosztuje około 100 zł, dość szybko może się zwrócić, gdyż koszt pojedynczej naklejki to zaledwie kilka groszy. Jeśli uwzględnimy czas stracony np. przy bezustannym adresowaniu kopert rozwiązanie staje się mocno konkurencyjne w stosunku do legendarnego flamastra.

Drukarki etykiet umożliwiają sprawne tworzenie firmowej korespondencji seryjnej, skuteczne są również podczas archiwizowania dokumentacji przedsiębiorstwa. Codzienne ich stosowanie wpływa na optymalizację czasu i kosztów pracy nawet małej firmy.

Co więcej oprogramowanie dostarczane przez producentów drukarek jest kompatybilne z popularnymi programami pakietu MS Office (takimi jak Word, Excel, Access, Outlook), a w wielu przypadkach (np. DYMO) współpracuje także z szeroko rozpowszechnionymi programami dla małych i średnich firm: CDN Optima, PolkaSQL, Subiekt GT, Wa-Pro. Dzięki temu etykiety można drukować z poziomu każdego z wyżej wymienionych programów, bez konieczności uruchamiania software’u producenta.

Drukarki etykiet umożliwiają tworzenie trwałych opisów na taśmach, w celu oznaczania biurowych szaf, szuflad i półek. Wydrukowane taśmy z powodzeniem można stosować również do znakowania teczek i koszulek z dokumentami. Wszystko wymaga kilku prostych kroków.

Stworzone specjalnie dla drukarek taśmy wykonane są z wodoodpornego tworzywa sztucznego. Przyklejają się do większości płaskich powierzchni i dają się łatwo usunąć bez pozostawiania śladów. Taśmy odporne są na promieniowanie UV i wytrzymują w temperaturach od -18 do +90 st.C. Tym samym technologia druku stosowana w drukarkach etykiet nie wymaga użycia tuszów ani tonera.

Rolodex marzeniem minionej epoki

Ponad dekadę temu Rolodex czyli kołowrotek na wizytówki stanowił niemal prestiżowy atrybut biznesmena. W sposób wygodny – na miarę czasów – porządkował zalegające w szufladach wizytówki. Tak czy inaczej ciągłe poszukiwanie wizytówek, to zmora. Tymczasem zeskanowanie wizytówki to kilka sekund. Rozwiązaniem jest mały i tani system do zarządzania kontaktami jak choćby CardScan Personal. Skaner wielkości dłoni posiada zamykane drzwiczki, przewód USB i mały futerał podróżny. A co najważniejsze synchronizuje dane z programem Outlook, urządzeniami PDA i  smartfonami.

W prosty sposób kategoryzuje kontakty, wyszukuje, sortuje, i usuwa duplikaty. Wszystkie dane kontaktowe można skonsolidować za pomocą metody przeciągania i upuszczania z wiadomości e-mail czy witryn internetowych. Dzięki temu utworzenie – zawsze aktualnej – książki adresowej nie stanowi problemu i pozwala na wygodny i prosty sposób na uporządkowanie informacyjnego chaosu.

Miejsce na komputer

Komputer jako synonim nowoczesnych technologii sam w sobie nie stanowi sztucznej inteligencji i nie poprawi efektywności firmy. W połączeniu z oprogramowaniem i peryferiami w rękach świadomego użytkownika może wiele. We współczesnych czasach Informacja jest nie do przecenienia, a umiejętność jej zarządzaniem to konieczność. Przeto przechodząc w „chmurę” warto zapanować nad  codziennym bałaganem i usprawnić obieg informacji zaczynając  od podstaw.