Przepisy prawne a faktury elektroniczne

Proces fakturowania transakcji podlegających VAT można podzielić na etap wystawienia, przesyłania oraz przechowywania faktury przez wystawcę i jej odbiorcę.

Forma faktury

Przepisy nie narzucają formy wystawiania faktury w formie elektronicznej. Można założyć, iż wystawienie faktury w formie elektronicznej może być dokonane w jakikolwiek sposób (poprzez stworzenie odpowiedniego pliku elektronicznego, ale również poprzez „ręczne” wypisanie faktury).

Wysyłka faktury

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości sprzedawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się stan, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Ponadto podstawowym warunkiem wystawienia faktury w tej formie jest zgoda nabywcy na otrzymywanie faktury w wersji elektronicznej.

Można, zatem wyciągnąć wniosek, iż samo wystawienie faktury przez przedsiębiorcę nie jest kluczowe z perspektywy oceny faktury VAT przez organy podatkowe. Istotne jest, bowiem samo wprowadzenie faktury VAT do obrotu i dopiero w tym momencie powinna być zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. W konsekwencji forma wystawienia faktury może być dowolna, może to być w szczególności plik elektroniczny w formacie PDF, może to być także forma papierowa faktury, która następnie zostaje przetworzona do formy elektronicznej poprzez wykonanie skanu wydrukowanej uprzednio faktury VAT.

Dopuszczalne prawnie zabezpieczenia faktur elektronicznych

Problemem, na który mogą natknąć się przedsiębiorcy przy wystawianiu faktur elektronicznych, jest swoboda w zakresie zabezpieczeń faktur elektronicznych. Przepisy o VAT wskazują, co prawda, iż autentyczność pochodzenia oraz integralność faktury VAT w formie elektronicznej są zachowane, jeżeli zostanie wykorzystany bezpieczny podpis elektroniczny lub elektroniczna wymiana danych (EDI). Środki zabezpieczeń przewidziane przez przepisy mają jednak charakter otwarty, tzn. możliwe jest zastosowanie dowolnego zabezpieczenia przy przesyłaniu i przechowywaniu faktur, które gwarantuje autentyczność pochodzenia oraz integralność treści tego dokumentu. Organy podatkowe akceptują zabezpieczenie poprzez zastosowanie formatów plików utrudniających ich modyfikacje, jak np. zabezpieczony PDF lub możliwość pobrania faktury VAT ze strony sprzedawcy przez protokół HTTPS.

Regulacje ustawowe zawierają również wymogi w zakresie przechowywania faktur. Podstawowym warunkiem jest, podobnie jak w przypadku przesyłania faktur, gwarancja autentyczności pochodzenia i integralność ich treści. Dodatkowo, sposób przechowywania faktur powinien zapewniać czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, a także  powinien umożliwiać bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organom podatkowym.

Organy podatkowe unikają interpretacji

Niestety, w większości przypadków na etapie wydawania wiążących interpretacji przepisów prawa organy podatkowe nie chcą wypowiadać się, co do wystarczalności przedmiotowych zabezpieczeń, argumentując brakiem specjalistycznej wiedzy w tym zakresie.

Reasumując, faktury VAT spełniające wymagania określone w przepisach podatkowych mogą być przesyłane w formie elektronicznej i tym samym dają prawo do odliczenia podatku naliczonego z nich wynikającego po stronie nabywcy.

• Marcin Sobieszek – doradca podatkowy, German Desk, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna