TCO czyli koszty IT pod kontrolą

Należy wziąć pod uwagę nie tylko cenę zakupu oraz instalacji ale także koszty użytkowania, modernizacji i utylizacji. Popularnym modelem pomagającym analizować oraz zmniejszyć te koszty w przedsiębiorstwie jest TCO – Total Cost of Ownership.

 Obliczenie TCO w przypadku sprzętu i technologii IT nie jest proste. Jest to chyba najszybciej rozwijający się sektor w gospodarce i trudno przewidzieć przyszłe koszty utrzymania i modernizacji teleinformatycznego wyposażenia firmy. W skład tych kosztów wchodzą m.in. zakup sprzętu i licencji na używanie oprogramowania, wsparcie techniczne, wdrożenie i integracja z istniejącym systemem w przedsiębiorstwie, wynagrodzenie pracowników odpowiedzialnych za bieżące prace związane z zarządzaniem i konserwacją sprzętu.

Ale oprócz tych kosztów istnieją jeszcze inne, o których trzeba pamiętać, a z istnienia których rzadko zdajemy sobie sprawie w momencie zakupu. Są to m.in. koszty rozszerzonej gwarancji i obsługi pogwarancyjnej, części zapasowe, energii elektrycznej, przestoje i związana z tym utrata produktywności, magazynowanie starego sprzętu i koszty jego utylizacji. Nie bez znaczenia jest także zadowolenie pracowników, klientów oraz bezpieczeństwo danych.  We wszystkich opracowaniach branżowych dotyczących TCO podaje się, że zakup sprzętu i oprogramowania to jedynie 20-25% kosztów całkowitych. Pozostałe koszty są związane właśnie z utrzymaniem i użytkowaniem sprzętu. To w tych ostatnich 75-80% poszukuje się źródeł oszczędności.

Leasing operacyjny – metodą redukcji kosztów

Sposobem zredukowania kosztów obsługi sprzętu teleinformatycznego jest leasing operacyjny. Co do zasady klient nie przejmuje urządzeń na własność po zakończeniu okresu leasingu – zakup jest tylko jedną z opcji dalszego z nich korzystania (można je także zwrócić albo przedłużyć umowę leasingową). Dodatkowo podczas całego okresu trwania umowy istnieje możliwość wymiany sprzętu na nowszy, co pozwoli zminimalizować koszty związane z przestojami wynikającymi z naprawą awaryjnego urządzenia. Obowiązkiem leasingodawcy jest także odebranie od klienta oraz utylizacja starego „poleasingowego” sprzętu zgodnie z regulacjami prawnymi.

Na polskim rynku działa wiele firm leasingowych, oferujących oprócz klasycznego „wypożyczenia” sprzętu kolejne usługi dodane. W przypadku CSI Leasing klient może liczyć na zabezpieczenie danych zapisanych na dyskach w przypadku awarii sprzętu (kopia zapasowa jest zawsze bezpieczna, przenoszenie lub usuwanie danych odbywa się w obecności klienta). Kolejną korzyścią przemawiającą za skorzystaniem z usług CSI Leasing jest system MyCSI, dzięki któremu na bieżąco można uzyskać informacje na temat leasingowego sprzętu oraz zawartych umów. MyCSI jest narzędziem on-line mającym na celu pomóc w uzyskaniu informacji o:

• Lokalizacji sprzętu
• Dostawcy, Modelu oraz Numeru Seryjnego
• Daty początku leasingu oraz daty końca leasingu
• Wysokości raty leasingowej
• Innych wybranych danych według klucza zdefiniowanego przez użytkownika (np: numer zamówienia, centrum kosztów etc.)

Jest to narzędzie ułatwiające wyszukiwanie, filtrowanie oraz zgrywanie niezbędnych informacji na komputery firmowe. Pozwoli to z pewnością znacznie zmniejszyć koszty zarządzania i administracji sprzętem.