SaaS w nowoczesnej firmie. Odc. 4. Optymalizacja kosztów w firmie

Wiele firm z sektora MSP, w wyniku niekorzystnej sytuacji rynkowej, rozpoczęło optymalizację kosztów wynikających z prowadzonej działalności. Oszczędności zaczęto szukać w zatrudnieniu, zasobach rzeczowych, jak również w wydatkach stałych ponoszonych z tytułu zarządzania przedsiębiorstwem. Dalszym krokiem była zamiana tradycyjnego oprogramowania na tańsze rozwiązania dostępne w modelu SaaS, co miało znaczący wpływ na wzrost zainteresowania tą technologią.

Firma ma ograniczony budżet

Pan Marek, jako młody przedsiębiorca, rozpatrywał wszelkie dostępne możliwości zorganizowania pracy swojej oraz biura, biorąc pod uwagę ograniczone możliwości finansowe. W kwestii rozwiązań teleinformatycznych postawił na technologię SaaS, która nie wymaga zakupu drogiej infrastruktury i związanych z nią wysokich kosztów na starcie. Niezbędną telefonię, księgowość czy ochronę danych  zaczął prowadzić przy pomocy witryny internetowej. Logując się na konto w panelu użytkownika włącza i wyłącza potrzebne funkcje, ustala parametry, kontroluje własne wydatki, jednym słowem zarządza całym systemem – płacąc tylko za to, z czego korzysta. Posiadając ograniczony budżet nie musiał szukać lokalu, w którym jeden pokój zostałby wydzielony na serwer, czy inny sprzęt informatyczny. Łatwa obsługa oprogramowania w modelu SaaS spowodowała, iż udało mu się oszczędzić na zatrudnieniu pracownika do obsługi potrzebnej infrastruktury.

• Korzystanie z usług hostowanych nie wymagało od Pana Marka zakupu oprogramowania, gdyż za jego dostarczenie i bieżącą aktualizację odpowiada dostawca. Zajmuje się on również awariami oraz pomocą techniczną, które w przypadku modeli tradycyjnych wiązałyby się z dodatkowymi kosztami.

Rozwój to wyzwanie

Pasmo sukcesów spowodowało, iż firma zaczęła się rozrastać. Pan Marek, jako już prezes agencji otwierał nowe biura w Warszawie, Poznaniu i Szczecinie, do których zatrudniał nowych pracowników. Z racji, iż od początku korzystał z modelu SaaS, dostępne funkcjonalności mógł poszerzyć w miarę wzrastających potrzeb. Kierownicy nowych działów otrzymali identyczne, acz indywidualne usługi, przez co zoptymalizowano koszty telefonii, backupu i hostingu. Pan Marek powiększając zespół dokupił, więc tylko nowe pakiety i funkcjonalności w ramach miesięcznego abonamentu, a nie był zmuszony do zakupu nowego sprzętu czy rozbudowy infrastruktury. Dzięki telefonii VoIP pracownicy mogą dzwonić nie tylko z własnego biura, ale i z komórki czy laptopa z dostępem wifi. Pomimo odległości geograficznej, Pan Marek jest w stałym kontakcie ze swoimi współpracownikami. Prowadzi bieżące konsultacje, przeprowadza telekonferencje, nie ponosząc przy tym żadnych dodatkowych kosztów – uytkownicy telefonii VoIP w ramach jednego operatora rozmawiają za darmo. Również rozmowy z Klientami z poza sieci są dużo tańsze, co przy ilości rozmów czternastu pracowników agencji daje realne oszczędności.

• Warto wspomnieć, iż na samym początku korzystania z technologii SaaS operatorzy umożliwiają zazwyczaj darmowe przetestowanie wybranych aplikacji. Dla przykładu w SMARTO wszyscy potencjalni użytkownicy mają możliwość wypróbowania usługi podczas 14 dniowego okresu testowego, wolnego od wszelkich opłat. Użytkownik w tym okresie sprawdza funkcjonalność panelu, możliwości platformy, a po dwóch tygodniach może zdecydować o dalszej współpracy.  Prawdziwe oszczędności użytkownik SaaS dostrzeże jednak, gdy zestawimy je z kosztami tradycyjnych rozwiązań.

„W porównaniu widzimy, iż jednorazowy koszt zakupu tradycyjnych usług wystarczyłby na 150 miesięcy użytkowania nowoczesnych usług w modelu SaaS. To z kolei daje prawie 13 lat bez inwestycji w infrastrukturę, zakup licencji, czy aktualizacji” – przekonuje Michał Mysiak, Product Manager marki SMARTO.

Integrator

Produkt SMARTO integruje rozwiązania wybranych usługodawców w ramach jednej platformy. Pakiet usług zawiera nowoczesne usługi telekomunikacyjne oparte na telefonii IP, usługi hostingowe oraz rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo informatyczne. Przedsiębiorca może więc skupić się na rozwijaniu własnego biznesu, a niezbędne rozwiązania uzyskać w ramach jednego pakietu. Klient podpisuje więc tylko jedną umowę, jak również płaci jedną fakturę za wszystkie usługi.

„Od samego początku celem uruchomienia marki SMARTO było zapewnienie silnego, wspomagającego dynamiczny rozwój zaplecza teleinformatycznego dla startupów i młodych przedsiębiorstw. Mając na uwadze wysokość kosztów początkowych związanych z prowadzeniem własnej działalności, chcieliśmy przedstawić rozwiązanie, którego specyfika pozwoli przedsiębiorcy na stworzenie atrakcyjnych warunków do prowadzenia biznesu przy jednoczesnej optymalizacji kosztów” – dodaje Michał Mysiak.

• Niewątpliwą zaletą korzystania z oprogramowania w modelu SaaS, często nie zauważaną przez użytkowników, jest przewidywalność kosztów wynikająca z comiesięcznych opłat abonamentowych. Przedsiębiorca może w ten sposób zaplanować budżet nawet z rocznym wyprzedzeniem bez obawy, iż w trakcie pojawią się kolejne, nieprzewidywane wydatki.

• Obecnie wykorzystuje się oprogramowanie SaaS w wielu dziedzinach. W oparciu o ten innowacyjny model świadczenia usług działają m.in. systemy CRM, wideokonferencje, backup danych, usługi księgowe, kalkulatory biznesowe, programy antywirusowe oraz usługi telekomunikacyjne. Dostęp do aplikacji poprzez internet to dla wielu startup’ów i mikro przedsiębiorstw jedyna okazja na skorzystanie z najnowocześniejszych technologii – zakup takiego oprogramowania w normalnym trybie zdecydowanie przewyższa ich możliwości finansowe.

„Niewątpliwą zaletą SaaS jest to, iż zarezerwowane wcześniej rozwiązania dla dużych firm, stały się dostępne dla każdego. Mały przedsiębiorca korzysta więc z wielu innowacyjnych rozwiązań, wspomagających zarządzanie firmą, a jednocześnie buduje swój wizerunek jako nowoczesnej instytucji” – uważa Jan Wyrwiński, prezes Aiton Caldwell S.A.