Druk w małych firmach: biznes z perspektywami

Wynalazek Gutenberga nie traci na popularności mimo rozwoju narzędzi do tworzenia i wymiany informacji w formie elektronicznej. Bardzo dobrze widać to chociażby na przykładzie tak powszechnego i dość sędziwego już rozwiązania, jakim jest poczta elektroniczna. Obecnie e-maile są podstawową formą komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w firmach. Choć pozwalają na przekazywanie, wielokrotne odczytywanie i archiwizowanie informacji oraz łatwe dzielenie się nimi, to wcale nie zmniejszają potrzeby druku. Co więcej, bardzo często przyczyniają się do wzrostu ilości drukowanych stron.

Drukują bez potrzeby

Pracownicy często odruchowo drukują e-maile, po czym zdecydowaną większość takich wydruków wyrzucają do kosza przed końcem dnia. Choć jest to zachowanie irracjonalne, to jednak powszechne i wynika z przyzwyczajenia do papieru oraz łatwości druku. Jest ono szczególnie nasilone w małych i średnich przedsiębiorstwach, które nie mają narzędzi do kontrolowania i rozliczania pracowników z ilości wydrukowanych kartek. Brak dyscypliny i wygodnictwo to nie jedyne czynniki wpływające na ilość drukowanych stron.

Druk wzmacnia zrozumienie

Należy pamiętać, że wydruk zwiększa zrozumienie informacji aż o 30 proc. – stąd potrzeba drukowania dłuższych i bardziej zawiłych komunikatów elektronicznych oraz praktyka opierania pracy zespołów roboczych na drukowanych dokumentach. O tej ludzkiej przypadłości doskonale wiedzą też doświadczeni handlowcy. Choć podczas spotkania z kontrahentami posługują się bardzo efektownymi, elektronicznymi prezentacjami w celu przedstawienia oferty, to jednocześnie wyposażają swoich odbiorców w wersje drukowane, najchętniej kolorowe. W przypadku średnich firm, które kooperują z małymi przedsiębiorstwami o niskiej kulturze informatycznej, spotkałem się z praktyką, że po wysłaniu mailingu przedstawiciele handlowi objeżdżali kontrahentów, wręczając im tę samą informację w formie drukowanej – dopiero po takim zabiegu odnotowywano zadowalającą skuteczność komunikatu. Co ciekawe, nawet rozmowy telefoniczne przeprowadzane po mailingu przyczyniały się do wzrostu jego skuteczności najczęściej tylko wtedy, gdy odbiorca miał możliwość wydrukowania e-maili przed odłożeniem słuchawki.

Mała firma lubi drukowaną fakturę

Nie można również zapominać o podstawowym przeznaczeniu firmowej drukarki, jakim jest drukowanie faktur i dokumentów wydania towaru. Mimo dostępności rozwiązań typu e-faktura i legislacyjnych możliwości korzystania z takich narzędzi, firmy z sektora MŚP jednak wolą posługiwać się drukowanymi dokumentami handlowymi, bez względu na koszty z tym związane. W dużej mierzenie wynika to z poczucia bezpieczeństwa właścicieli firm – każdy z nich chce mieć podpisaną kopię faktury przelewowej i dokumenty WZ, które stanowią dowód sprzedaży i zobowiązania do zapłaty ustalonej kwoty.

Rozwiązania wybierane przez MŚP

Nowoczesny design, ergonomia i dostępna cena spowodowały wzrost popularności urządzeń wielofunkcyjnych. Trend ten szczególnie mocno zarysował się w sektorze MŚP – małe wielozadaniowe drukarki wyparły już niemal całkowicie jednofunkcyjne drukarki nabiurkowe. Pracownicy biurowi cenią sobie wygodę płynącą z posiadania faksu, kopiarki i skanera w jednym urządzeniu. W znacznym stopniu usprawnia to przepływ dokumentów. Ponadto, dla małych i średnich firm przy wyborze urządzeń drukujących liczy się również ciekawy design i niewielkie gabaryty – drukarki wielofunkcyjne muszą idealnie wpisywać się w kameralny wystrój małych pomieszczeń biurowych – często bowiem zastępują stare drukarki nabiurkowe. Generalnie mali i średni przedsiębiorcy zazwyczaj rezygnują z zakupu wielkich urządzeń korytarzowych – nie mają ku temu odpowiednich warunków lokalowych ani środków do zakupu takiej maszyny. Jest to dobra informacja dla resellerów, gdyż wielkie kombajny sprzedawane są raczej bezpośrednio przez producentów lub dystrybutorów. Co ciekawe, wymiana drukarek w małych i średnich firmach często odbywa się stopniowo – pokój po pokoju. Rodzi to potrzebę dopasowania strategii sprzedaży do długofalowej współpracy.

Uwaga na ceny!

Sprzedając do MŚP należy pamiętać, że jest to segment bardzo wrażliwi na cenę. Łatwo zatem sprzedać tym odbiorcom najtańsze dostępne na rynku modele, jednak nie zawsze jest to opłacalne dla resellerów – jak już wcześniej wspomniałem, małe firmy powoli wymieniają stare urządzenia i jeśli w trakcie użytkowania pierwszej drukarki nie będą z niej zadowoleni, to będą szukać innych urządzeń u innego sprzedawcy. Tak to już jest, że resellerzy własną marką firmują sprzedawany przez siebie sprzęt i jeśli jest coś nie tak, to na nich skupia się złość kupujących. Warto zatem podchodzić indywidualnie do małych i średnich klientów biznesowych, analizując z nimi ich potrzeby i świadomie doradzać wybór rozwiązania. W dzisiejszych czasach nie sposób pominąć w rozmowie z klientem tematu całkowitego kosztu użytkowania urządzenia oraz zwrotu z inwestycji. Na drugi plan schodzą parametry techniczne typu jakość i prędkość pracy, gdyż są one bardzo zbliżone u różnych producentów w poszczególnych grupach urządzeń. Należy zatem przygotować się na pytania o zużycie energii, toneru czy tuszu i awaryjność urządzenia.

• Do potrzeb klientów biznesowych warto dopasować również technologię druku. Choć odruchowo oferuje się firmom drukarki laserowe, to jednak należy pamiętać, że są branże, w których potrzebne są wysokiej jakości wydruki zaawansowanej grafiki, z czym lepiej radzą sobie drukarki atramentowe. Może się zdarzyć również, że urządzenie wielofunkcyjne będzie dużo częściej pełniło rolę skanera lub faksu niż drukarki. W takim przypadku korzystniejsze dla odbiorcy wydaje się tańsze urządzenie atramentowe.

Kolor, kolor!

Obecnie również nie można pomijać kwestii kolorowych wydruków. Wzrosła, bowiem świadomość znaczenia koloru w komunikacji biznesowej. Nawet najmniejsza firma chce prezentować się profesjonalnie przed swoimi kontrahentami. Stąd papier firmowy z kolorowym logiem, kolorowe wydruki materiałów handlowych, itp. Kolor przyciąga uwagę, ułatwia zapamiętywanie i podnosi prestiż dokumentu. Firma posługująca się kolorowymi wydrukami postrzegana jest, jako solidny partner w interesach. W związku z tym w każdym przedsiębiorstwie powinna się znaleźć przynajmniej jedna drukarka kolorowa – warto zatem nie przemilczać kwestii koloru w rozmowach handlowych z potencjalnym nabywcą.

• Obok urządzeń wielofunkcyjnych, małe i średnie przedsiębiorstwa coraz chętniej kupują drukarki specjalistyczne – począwszy od popularnych drukarek etykiet, a skończywszy na drukarkach przenośnych. Prognozy analityków przewidują dalszy wzrost sprzedaży tego typu urządzeń, rynek jest bowiem daleki od nasycenia. Jeszcze wiele polskich firm z sektora MŚP posługuje się zwykłą drukarką laserową, kartką A4, nożyczkami i klejem w celu oznakowania towaru lub usług zamiast skorzystać z wygodnej drukarki etykiet. Taki stan rzeczy zapewne nie jest domeną dwudziestego pierwszego wieku i dlatego proces unowocześniania pracy polskich przedsiębiorstw będzie dalej postępował. Rosnący popyt, mimo kryzysu, jest dobrą informacją dla resellreów, zwłaszcza że marże osiągane na drukarkach etykiet nie należą do najmniejszych. Podobnie jest z drukarkami przenośnymi, korzystają z nich nie tylko inkasenci elektrowni lub gazowni, ale również firmy z różnych sektorów i branż, zwłaszcza te, które mają wdrożony mobilny CRM.

Dochodowe materiały eksploatacyjne
Sprzedaż urządzenia drukującego firmie bądź instytucji należy traktować jako początek długofalowego biznesu. Przedsiębiorstwa, bowiem wydają na druk średnio 3-6 proc. swoich obrotów. Zdecydowana większość tej kwoty przeznaczana jest na materiały eksploatacyjne. Duży wolumen sprzedaży i zadowalające marże sprawiają, że w resellerskim biznesie nie może zabraknąć handlu tonerami i tuszami. Należy pamiętać, że przy zakupie materiałów eksploatacyjnych klienci najczęściej kierują się ceną. Znacznie rzadziej pytają o pojemność lub wydajność tonera, a już całkiem sporadycznie o jakość produktu. Argument cenowy napędza rynek alternatywnych materiałów eksploatacyjnych.

• Co ciekawe, liczne testy niezależnych instytucji stwierdzają, że niska cena zamienników idzie również w parze z wysoką jakością. Spośród alternatywnych materiałów eksploatacyjnych największym zaufaniem polskich użytkowników cieszy się marka ActiveJet. Bardzo często resellerzy deklarują też wysoką sprzedaż produktów Black Point, Incore oraz InkTec. W statystykach sprzedaży całkiem nieźle prezentują się także marki TB oraz Easytouch. Nie oznacza to jednak, że oryginalne materiały wypadają z gry. Choć są droższe, to jednak dają użytkownikom poczucie bezpieczeństwa, zwłaszcza w okresie gwarancji. Producenci drukarek nadal zastrzegają, że stosowanie zamienników może być powodem nie uznania reklamacji. Tak więc w resellerskiej ofercie nie może zabraknąć zarówno zamienników, jak i oryginałów.